SPRING清|理框架。SPRING這個詞的每一個字母都象徵一個步驟：標準化(Standardize)、排定優先順序(Prioritize)、合理化(Rationalize)、體制化(Institutionalize)、指引(Navigate)和治理(Govern)。最開始的三個步驟(標準化、排定優先順序和合理化)是同時進行的。它們的目標是去除糟糕的複雜度，並對有益的複雜度進行最佳化。這是簡化過程的起點。

如何有效地管理複雜的組織活動？

大型、複雜的組織活動，各級政府，大中型企業每年都必不可少。如何有效地管理、組織，充分體現了主辦方籌備者的綜合領導能力，他必須具備優秀的溝通協調能力，判斷決策能力，應急處理能力，口才表達能力，細緻思考能力。沒有一定的能力，沒有一定的經驗是很難勝任的。

我們以阿里巴巴每年的“雙11”為例。

首先，作為主辦方阿里，要成立一個籌備小組，根據“雙11”需要參入的相關部門，確定籌備小組的領導成員和一定數量的工作人員。相關部門肯定包括營銷部門，技術部門，公關部門，後勤部門，法務部門，財務部門。由總公司付總級別人員任組長，相關主要部門負責人任付組長。下設各小組，也要確定好負責人和工作人員。工作人員從相關部門抽調。

二、制定活動方案，確定初步預算，根據活動內容確定協辦單位。如“雙11”活動，協辦單位必須有舉辦地點的當地政府，當地電視臺，活動演出的演義等單位，通過當地政府再組織當地公安，當地交警，當地文化部門，負責活動治安，交通秩序，活動場所。

三、早準備，早協調，早安排。方案出臺，協辦單位明確後，就需要一個一個去落實，去協調。時間要早安排，讓協辦單位有充分的時間做準備。主辦方對活動舉辦目的，活動過程，預期效果要讓協辦單位充分了解，需要付費、簽訂合同的，儘早簽訂合同。

四、措施要具體，分工要細化，責任要落實到人。活動實施方案要儘量具體、細化、明確。哪個部門負責哪些事，哪些事必須時候完成，哪些事是哪些人具體實施，實施方案上面都要用文字明確，都要考慮得充分細緻。細節是決定成敗的關鍵。不要放過每一個環節，每一個細節有可能出現的問題。

五、加強督查，確保各項工作落實到位。大型活動，不僅牽扯到本單位許多部門，還牽扯好多協辦單位及相關部門。事情繁瑣、具體，不是開幾次會，作幾次安排就能落實到位。一些事必須經過幾個協辦單位，多次協調、溝通，才會落實好。組織者必須要攏身，親身親為，跟蹤落實。所以，活動組織者必須要經常加強督查，確保各項工作每一個環節都要落實到位。

六、做好應急預案。對有可能發生的每一件意外，都要做出應急處理方案，制定有效對策，降低有效損失。該準備的人員準備好，該準備的裝置準備好，確保話動圓滿成功。

我在富途做活動策劃大概5年了，從最初懵懵懂懂，協調不同活動的各種贊助商，提供各種產品和要求的供應商（同時還管理預算和品牌以及需要運營的所有其他內容），經常會感到壓力，到現在使用維格表遊刃有餘管理活動策劃，也沉澱下了一些經驗，在這裡稍微做下分享，也是自己職業生涯的一個總結。

活動策劃有這麼幾步很重要

1.確定活動的目標和時間表

活動策劃的目的一般包括五個方面：新產品推廣、樹立品牌形象、爭奪市場佔有率、處理庫存、反擊競爭對手。

目標就是一場活動的北極星，確定後所有工作要圍繞達成目標來進行。

同時建立活動關鍵時間表

2.建立預算

這是整個活動策劃中最沒有魅力的部分，但是我們必須弄清楚如何為所有有趣的東西（食物，演講者，贓物，五彩紙屑）付款。畢竟，活動可能會變得很昂貴。

在計劃活動預算時，應考慮以下幾點：

活動的後勤（大小，長度，地點，人員，運輸）軟體需求（從用於數字標牌的細分工具到必要的活動管理軟體）體驗必需品（餐飲，影音裝置，裝飾品）便利設施（例如，保健品，養狗，贓物袋等）額外支出（您總是想要一些擺動空間）

用維格表做份物料清單就很方便後續管理

把費用明細也列出來，每一筆賬都有出處

然後把相關人員的職責任務分配好，建立人員分工表

用看板檢視實時跟蹤活動進度

3.找到你的場地

如果要舉辦大型活動，則必須選擇計劃舉辦的城市。如果要舉辦小型本地活動，則不必擔心。無論如何，計劃一個大多數消費者，潛在客戶和目標受眾都可以輕鬆訪問的活動很重要。

設定好一般位置後，就該選擇特定地點了。

根據該地區的熱門活動地點，其他企業的推薦以及本地貿易出版物，建立要探索的位置的清單。儘可能多地對場館和/或它們的控股公司進行投票，然後安排在名單上倖存的場館的巡迴演出。

以下是在遊覽過程中要問自己和遇到的供應商的一些問題：

需要多少個房間（大小）？離機場有多近？離多家酒店有多近？會場是否已經與餐飲公司達成協議？租金中包括哪些影音裝置？他們的安全政策是什麼？他們提供什麼設施？

把你需要記住的有關場地的每條資訊都可以儲存在一個表中，比如上次組織的義工活動我就做了一個場地資訊整理，下次我需要的時候直接檢視這張表很方便。

確認好上面這些重要資訊就重在執行了，活動策劃真的是一個非常考驗抗壓能力的一個職業，做好這份工作有一款高效活動管理也很重要，不是有句話叫工欲善其事必先利其器嘛，所以推薦用維格表這款免費的活動管理軟體。