企業檔案真實地記錄了企業生產、技術、科研和經營等活動，是企業的無形資產和寶貴的資訊資源。OA系統透過電子化管理，實現檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現檔案借閱共享，簡化借閱手續。

OA系統檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對於大型企業來說，公司的各類紙質檔案數量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術文件、產品方案等等，進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標準，收集有效紙質檔案和電子檔案，檔案相關資訊可透過excel批次匯入OA系統中，同時，在OA系統中形成的重要文件，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重複的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰：根據企業的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，並且維護相應類別編號；透過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

3）檔案編號生成：OA透過欄位屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易於管理。

4）檔案盒管理：根據檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案檔案放在一個“盒子”裡，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、櫃號、備註、錄入人、錄入時間等資訊，檔案盒的背脊資訊同時產生，可列印卷內目錄、檔案背脊，方便查詢，實現檔案的線上與線下管理統一。

5）建立檔案資訊庫：OA系統根據檔案基礎資訊建立檔案資訊庫。透過建模搭建了檔案類別，將檔案透過檔案狀態分組展示；為了能夠對檔案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案資訊庫中定期匯出收集檔案檔案的彙總資料，月/年的收集情況和檔案銷燬情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照資訊能夠及時地在失效前銷燬或者更新，OA系統設定了到期提醒管理。檔案存放到期，系統自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢：實現檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案資訊庫中，可根據檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷燬、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預計歸還日期，便於追蹤。

3）檔案的狀態追蹤：檔案的狀態根據流程的流轉而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交後回寫相應資訊狀態改為出借中，檔案管理員執行操作後狀態改為已借出，檔案管理員歸還確認後狀態改為未借出。在已借出的狀態下，如果借閱人需要進行延期續借，可透過之前的借閱流程中選擇需要續借的內容透過續借申請按鈕快速發起續借。

4）檔案借閱提醒：OA系統透過打造表單建模提醒功能，實現借閱超期系統自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數。借閱人在預計歸還日期兩天前收到簡訊提醒一次，延期後每天收到簡訊提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結束後將自動收回文件查閱許可權。

5）檔案安全保護：為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司資訊洩露可進行追究。

6）檔案借閱記錄：根據員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵匯出明細，方便統計。管理層可以分享OA系統中借閱記錄臺賬的資料，根據借閱各類資料的次數、共享價值，更新或銷燬資訊，提高檔案的利用率，避免無效檔案佔用資源。

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