備忘錄是記錄有關事務或活動，起提醒、備忘作用的一種記事性文書。可用於個人事務的記錄，也可作商務談判、業務合作和外交活動等的記錄。
備忘錄所記錄的事項有兩類：一類是如實記錄現實中曾經發生過的事實真相，如記錄商務談判中雙方所表達的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是為了避免忘卻而提前記下計劃辦理的事項，如上級發給下級的工作要點備忘錄。
[範例 ]：
備忘錄
中國 X X 公司 X X 分公司（簡稱甲方）與 X 國 X X 公司（簡稱乙方）的代表，於200X 年 X 月 X 日在中國 X 市關於興辦 X 合資專案進行初步協商，雙方交換了意見，現達成初步意見如下：
一、依據雙方的交談，乙方同意就合資經營 X X 專案進行投資，總金額約
X X X 萬美元。投資方式有待進一步磋商。甲方同意提供場地、廠房、機器裝置，但所用的投資的作價原則和辦法亦有待進一步協商。
二、合資專案生產的 X X 產品，乙方願意在國際市場上銷售50%，甲方希望乙方能達到70%，其餘部分在中國國內市場上銷售。
三、關於利潤分配問題，乙方認為自己投入資金，應該佔70%；甲方認為應該按投資比例分成。沒有達成一致意見，但乙方代表表示願意考慮甲方的意見，另定時間再進行協商。
五、這次洽談，雖未解決主要問題，但雙方都表示願意合作。希望在今後的兩個月內再進行接觸，以便進一步商洽合作事宜，具體時間待雙方磋商後再定。
中國 X X X 公司 X X 分公司 X 國 X X 公司
代表 X X （簽章） 代表 X X X （簽章）
［ 評析 ］：
這是一篇商務談判備忘錄。直接用文種“備忘錄”作標題，醒目。引言部分簡單交待了國別、單位、名稱、會談時間、地點、專案等，接著用慣用語“現達成初步意見如下”引入正文。正文部分分條列項地具體記錄了談判過程中雙方各自的意見，並以甲、乙各自的語氣來表達，真實地反映了談判的內容，最後落款。語言簡明，結構完整，行文規範。
(二)基本知識
1.備忘錄的特點
(1)提醒性：提示當事人避免遺忘。
(2)憑據性：備忘錄不是一種正式的檔案，但某些備忘錄（如談判備忘錄）在一定的條件下，可以起補充作用，有時可用作某種調整的理由和依據。
(3)事務性：備忘錄是記事性的文書，無論用於個人或單位，均用於記錄事項。
(4)靈活性：備忘錄形式多樣，寫法不拘一格；可是單張，也可裝訂成冊。
2.備忘錄的型別
備忘錄可分為三種類型：
(1)個人備忘錄：用於個人事務的備忘錄。
(2)交往式備忘錄：用於人際活動的備忘錄，如商務談判備忘錄等。這類備忘錄必須真實地記錄各種情況，包括對當事人有利或不利的情況。
(3)計劃式備忘錄：用於提醒將來之事的備忘錄。
3.商務談判紀要與商務談判備忘錄的區別
(1)效力不同。商務談判紀要一經雙方簽字，具有一定的約束力，而商務談判備忘錄沒有約束力，只起提示備忘作用。
(2)內容不同。商務談判紀要中記的主要是談判雙方達成的主要的一致性意見，而商務談判備忘錄中記的則不一定是談判達成的一致意見，很大程度上是為了向下一次談判、洽談或磋商而提供的商談問題。
(三) 結構與寫法
備忘錄形式多樣，根據不同的內容，有不同的選擇。個人備忘錄和計劃式備忘錄的寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。一般用於社交活動的備忘錄，格式較固定。下面以談判備忘錄為例，談談結構與寫法。
1.標題
標題通常有兩種寫法：
（1）直接以文種名稱“備忘錄”為題。
（2）由單位、事由和文種或事由和文種組成，如《新新公司與大成公司合作開發鳴泉谷旅遊專案會談備忘錄》、《關於籌建陶藝公司的談判備忘錄》。
2.正文
（1）引言。記錄談判的基本情況，包括雙方國別、單位、名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談專案等，最後以“現達成初步意見如下”或“雙方的承諾如下”引出主體。
（2）主體。具體明確記錄備忘的基本內容，各自的意見和承諾，一般分條款寫。反映情況要真實，對實質性的問題、有爭議的問題，要準確無誤地表述雙方的觀點、意見。
（3）結尾。根據需要決定有無，多數備忘錄不另寫結尾。
3.落款
雙方單位名稱、談判代表署名，並標明簽署時間。
機關、企業、事業、社會團體內部使用的“備忘錄”，寫法比較靈活，一般寫法如下表：
發給：×××
發自：×××
日期：×月×日
主題：×××××
（具體內容）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(四)寫作注意事項與病文評析
1.寫作注意事項
(1)反映情況要真實、客觀。談判備忘錄還要按照一般固定的格式寫作，並以各方的語氣來表述意見。
(2)內容要詳實、具體而完備。
(3)語言要樸實、準確。
備忘錄是記錄有關事務或活動，起提醒、備忘作用的一種記事性文書。可用於個人事務的記錄，也可作商務談判、業務合作和外交活動等的記錄。
備忘錄所記錄的事項有兩類：一類是如實記錄現實中曾經發生過的事實真相，如記錄商務談判中雙方所表達的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是為了避免忘卻而提前記下計劃辦理的事項，如上級發給下級的工作要點備忘錄。
[範例 ]：
備忘錄
中國 X X 公司 X X 分公司（簡稱甲方）與 X 國 X X 公司（簡稱乙方）的代表，於200X 年 X 月 X 日在中國 X 市關於興辦 X 合資專案進行初步協商，雙方交換了意見，現達成初步意見如下：
一、依據雙方的交談，乙方同意就合資經營 X X 專案進行投資，總金額約
X X X 萬美元。投資方式有待進一步磋商。甲方同意提供場地、廠房、機器裝置，但所用的投資的作價原則和辦法亦有待進一步協商。
二、合資專案生產的 X X 產品，乙方願意在國際市場上銷售50%，甲方希望乙方能達到70%，其餘部分在中國國內市場上銷售。
三、關於利潤分配問題，乙方認為自己投入資金，應該佔70%；甲方認為應該按投資比例分成。沒有達成一致意見，但乙方代表表示願意考慮甲方的意見，另定時間再進行協商。
五、這次洽談，雖未解決主要問題，但雙方都表示願意合作。希望在今後的兩個月內再進行接觸，以便進一步商洽合作事宜，具體時間待雙方磋商後再定。
中國 X X X 公司 X X 分公司 X 國 X X 公司
代表 X X （簽章） 代表 X X X （簽章）
［ 評析 ］：
這是一篇商務談判備忘錄。直接用文種“備忘錄”作標題，醒目。引言部分簡單交待了國別、單位、名稱、會談時間、地點、專案等，接著用慣用語“現達成初步意見如下”引入正文。正文部分分條列項地具體記錄了談判過程中雙方各自的意見，並以甲、乙各自的語氣來表達，真實地反映了談判的內容，最後落款。語言簡明，結構完整，行文規範。
(二)基本知識
1.備忘錄的特點
(1)提醒性：提示當事人避免遺忘。
(2)憑據性：備忘錄不是一種正式的檔案，但某些備忘錄（如談判備忘錄）在一定的條件下，可以起補充作用，有時可用作某種調整的理由和依據。
(3)事務性：備忘錄是記事性的文書，無論用於個人或單位，均用於記錄事項。
(4)靈活性：備忘錄形式多樣，寫法不拘一格；可是單張，也可裝訂成冊。
2.備忘錄的型別
備忘錄可分為三種類型：
(1)個人備忘錄：用於個人事務的備忘錄。
(2)交往式備忘錄：用於人際活動的備忘錄，如商務談判備忘錄等。這類備忘錄必須真實地記錄各種情況，包括對當事人有利或不利的情況。
(3)計劃式備忘錄：用於提醒將來之事的備忘錄。
3.商務談判紀要與商務談判備忘錄的區別
(1)效力不同。商務談判紀要一經雙方簽字，具有一定的約束力，而商務談判備忘錄沒有約束力，只起提示備忘作用。
(2)內容不同。商務談判紀要中記的主要是談判雙方達成的主要的一致性意見，而商務談判備忘錄中記的則不一定是談判達成的一致意見，很大程度上是為了向下一次談判、洽談或磋商而提供的商談問題。
(三) 結構與寫法
備忘錄形式多樣，根據不同的內容，有不同的選擇。個人備忘錄和計劃式備忘錄的寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。一般用於社交活動的備忘錄，格式較固定。下面以談判備忘錄為例，談談結構與寫法。
1.標題
標題通常有兩種寫法：
（1）直接以文種名稱“備忘錄”為題。
（2）由單位、事由和文種或事由和文種組成，如《新新公司與大成公司合作開發鳴泉谷旅遊專案會談備忘錄》、《關於籌建陶藝公司的談判備忘錄》。
2.正文
（1）引言。記錄談判的基本情況，包括雙方國別、單位、名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談專案等，最後以“現達成初步意見如下”或“雙方的承諾如下”引出主體。
（2）主體。具體明確記錄備忘的基本內容，各自的意見和承諾，一般分條款寫。反映情況要真實，對實質性的問題、有爭議的問題，要準確無誤地表述雙方的觀點、意見。
（3）結尾。根據需要決定有無，多數備忘錄不另寫結尾。
3.落款
雙方單位名稱、談判代表署名，並標明簽署時間。
機關、企業、事業、社會團體內部使用的“備忘錄”，寫法比較靈活，一般寫法如下表：
備忘錄
發給：×××
發自：×××
日期：×月×日
主題：×××××
（具體內容）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(四)寫作注意事項與病文評析
1.寫作注意事項
(1)反映情況要真實、客觀。談判備忘錄還要按照一般固定的格式寫作，並以各方的語氣來表述意見。
(2)內容要詳實、具體而完備。
(3)語言要樸實、準確。