三種方式在撰寫格式方面一般都分為以下四點：收件人，抄送，主題，內容。
首先，收件人
1.確認傳送訊息的物件，並將人數降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認收信物件是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。
其次，抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員(比如專案經理)。
2.一般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認抄送訊息的物件，並將人數降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。
再次，主題
電子郵件一定要註明主題，因為有許多網路使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的資訊，而且可以區分對同一事物的不同資訊。讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。
最後，內容
線上溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要儘量完整。
1、稱呼
如果知道知道姓名，性別，職稱，稱呼可以根據雙方熟知情況進行區別。
2、正文
正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾，如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途。
3、結束
1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。
如: 請您考慮，有任何需要諮詢，請電話或EMAIL聯絡我.
2)最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3)結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑑於此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。
針對郵件過多的情況，可以適當在郵件名字前加：重要或者本人名字，讓收件人能第一時間知曉此郵件的緊急程度
三種方式在撰寫格式方面一般都分為以下四點：收件人，抄送，主題，內容。
首先，收件人
1.確認傳送訊息的物件，並將人數降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認收信物件是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。
其次，抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員(比如專案經理)。
2.一般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認抄送訊息的物件，並將人數降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。
再次，主題
電子郵件一定要註明主題，因為有許多網路使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的資訊，而且可以區分對同一事物的不同資訊。讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。
最後，內容
線上溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要儘量完整。
1、稱呼
如果知道知道姓名，性別，職稱，稱呼可以根據雙方熟知情況進行區別。
2、正文
正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾，如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途。
3、結束
1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。
如: 請您考慮，有任何需要諮詢，請電話或EMAIL聯絡我.
2)最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3)結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑑於此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。
針對郵件過多的情況，可以適當在郵件名字前加：重要或者本人名字，讓收件人能第一時間知曉此郵件的緊急程度