會議是溝通的一種形式，溝通即是管理。企業可以透過召開會議，發現、分析與解決問題，共同參入決策。關鍵是：要選擇開會的時機，避免會議的低效率及形式主義，提高會議的高效率及有效性。

我們來看看低效率的會議是個什麼樣子：

①會議沒有目的性，主題不突出，會議主題多而雜；

②開會前沒有充分的準備與安排，只是為了走形式；如果會議時間的安排、參加人員、會議議程、設施安排等不恰當，註定是一個失敗的會議！

④偏離主題，重複發言內容，重複表態；對許多問題反覆研究，都不能形成決議。

⑤開會時間太冗長，彙報不得要領，像流水賬似的；

⑥沒有總結，沒有行動計劃與措施，註定是會議失效的因素。

低效率、無效的會議是一種浪費。因此，日本不少企業提出了“會議成本”的概念，對會議也必須要計算成本：

會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間

因為：勞動產出價值高於平均工資，所以要乘以3；開會中斷了正常工作，損失要按2倍計算。

如何提高會議的高效及有效性，應注意做好以下事項：

①在發生問題，要求做出決策時，或有重要資訊、情報時，要及時開會；

②會議前做好充分準備與安排，會前明確通知會議的目的（主題）、參加人員、議程、時間、地點，讓入會者有所準備；

⑥開會的重要原則是議事不議人；

⑦會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛，以有利於思想的交流與溝通；

不能落實的會議是完全無效的！

企業有些會議是例行公事的工作會議，如月初的辦公會，月末的總結會等，它們都是固定的安排，不可能天天開。而早晨或晚間的培訓活動不屬於會議，它是一種聚會，是工作的一種程式。只有出現以下幾種情況，才可以考慮開會：

①發生必須依靠集思廣益才能解決的問題；

②發生按常規步驟來不及決定的事情；

④有整體重大價值或容易在會議上接受決定的事情。

因此，你的“一箇中小企業天天開會”的說法，有可能是把業務培訓活動混作為了企業會議。事實上，任何一個企業都不能天天開會。無效的、走形式的、不落實的會議，開的再多也是無濟於事的，反而會造成員工不重視、不落實的慣性思維！