1、一級編碼：一級編碼按照公司名稱英文首個字母縮寫。

2、二級編碼：根據部門名稱來編號。各部門編碼如下：行政部：XZ；人力資源部：HR；總經辦：ZJB；財務部：CW；工程部：GC質量部：ZL；銷售部：XS；採購部：CG。

3、三級編碼：根據檔案分類來編號。各分類編號如下：會議紀要：HY；批文：PW；通知：TZ；聯絡函：LX；員工檔案：YG；報表：BB；合同、協議：HT；其它：QT；商標：SB；專利：ZL。

4、四級編碼：根據檔案簽訂先後順序編流水號，編號程式碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。

知識擴充套件：

檔案歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。 遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。

歸檔檔案應依分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設定全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設定機構(問題)等選擇項。

機關檔案材料歸檔範圍是:

(一)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；

(二)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料；

(三)本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料;下級機關報送的重要檔案材料；

(四)其他對本機關工作具有查考價值的檔案材料。