網路上隨便搜一下教程都多的是，先把三大件word excel ppt過一遍,然後加深點就學習網上的那些小技巧。主要是熟練，熟練了以後逐漸就手到擒來。

只用四步，就能快速學會Word、Excel等辦公軟體，甚至此方法對學習其他任何軟體都有效！

下面我以Excel為例，講解職場中各類實用軟體的學習方法。

1、構建知識體系

大家都知道著名的二八定律，其實在Excel應用中也遵循這個定律：即對於多數人來說，最常使用的是Excel的20%的功能，80%的功能幾乎沒有使用過。

Excel功能強大、模組眾多，職場人士難以通學，也沒有這個必要。我們要做到的是，要了解excel的“能力”，一旦哪天需要用到某個功能，我們知道Excel能幫我們解決，這就為我們解決問題指明瞭方向。

構建Excel知識體系是瞭解Excel“能力”的不二法則。

首先問大家兩個問題。

①Excel都有哪些模組，每個模組都能做什麼？

②要想精通Excel，學習Excel的路徑是怎樣的？

相信很多學過Excel的朋友也難以完全回答這兩個問題，可是，如果我們在腦海中沒有一個Excel的整體印象，學習起來無異於“瞎子摸象”。而一旦我們建立了Excel知識框架，就可以利用已經掌握的知識結構，透過各模組功能的相互結合，形成一套完整的Excel解決問題思路。

如圖所示，在縱深角度，一步步從基礎操作、高階操作到系統應用；在橫展角度，從指導思想到知識框架。這張圖可以說基本涵蓋了較全面的Excel知識體系，大家可以按照此圖查漏補缺，一級一級進步。

當然，還是要強調的是，我們並不要求做到每一個模組都完全掌握（事實上這也是幾乎不可能的），但是至少要做到對每一模組都清楚它能提供什麼樣的功能，這樣你對Excel的認知就上了一個層次。

2、建立對Excel的全盤認識

知識框架是指導思想，只有指導思想是遠遠不夠的，因為我們不知道這個框架下蘊含的知識點寶藏是什麼。因此如果想要成為Excel高手，需要對Excel的知識點有全面的認識以及組合知識點的能力，最終達到具有解決新問題的能力。

所謂全盤認識，是指對Excel各個功能點的深入認知，一個簡單、有效的方法就是把Excel的功能四分五裂（搞清楚Excel的所有選單）。Excel的幾乎所有操作和能實現的功能都蘊含在選單中，把這些選單搞明白了，很多看似困難的問題，實際上Excel中就有直接的解決方案。

舉例說明，有同事經常問我如何將多行資料轉換成多列，他們不知道這個功能在Excel中叫做轉置，只需要點一個按鈕就能完成的操作；另外一個經常被問道的問題是，在Excel中如何批次選中圖形，有時製作一個流程圖，需要整體移動，按著Ctrl鍵一個一個圖形選擇太麻煩了，這在Excel中也是一個按鈕就可解決的問題。

Excel中開始選單是我們最常使用的選單，但是我隨手舉的這兩個例子，有多少人知道呢？Excel的選單有那麼多，又蘊含了多少被我們遺忘的功能呢？相信我，把Excel選單一個一個過一遍，你的Excel水平已超過你周圍多數人了。

建議大家使用思維導圖軟體（推薦Xmind）或者大綱類軟體（推薦幕布）把這些選單的層級結構記錄下來，做成一張張體系化的圖。

這個過程達到的理想效果是：一提到某個功能點，你就能馬上想起來這個功能點在哪個選單下面；看到某一類問題，就能簡單判斷Excel能否完成這樣的功能。

3、使用幫助檔案進行深度學習

Excel的幫助檔案絕對是學習Excel最地道的一手材料，可以說市面上多數書籍都或多或少會引用幫助檔案中的教程。另一方面，作為官方的幫助檔案，是由一批最懂Excel的人編寫的，在每一項功能的深度方面，可以說無法匹敵。要深入學習Excel的基本功，最好的辦法是用F1調出Excel的聯機幫助檔案，集中精力學習這個功能，這一招在學習Excel函式的時候特別適用。

就舉個最簡單的例子，Excel中最常用的函式SUM，這是一個幾乎所有人都會用的函式，但是能把他的功能完全榨乾麼？如圖所示為Excel幫助檔案中“使用SUM函式最佳做法”裡的內容之一，這部分內容告訴我們SUM函式在最常規的求和之外，還有那些特別用法。

另外，關於跨工作表求和，比如需要求出Sheet1到Sheet3中A2單元格之和，你會怎麼寫公式，相信多數人會寫出這樣的公式：=Sheet1!A2+ Sheet2!A2+ Sheet3!A2。其實，SUM函式有強大的跨工作表求和能力，這些都在幫助檔案中寫著呢，如圖所示，寫出的公式為=SUM(Sheet1:Sheet3!A2)，如果需要跨表求和的工作表有很多，這個公式的效率有多高大家應該能體會到吧。

可以看出，透過Excel幫助檔案學習，可以深入學習每一個功能，這是其他任何教程都比不上的。

4、使用搜索引擎進行廣度學習

Excel幫助檔案這麼厲害，是不是隻學習幫助檔案就可以成為Excel高手了呢？當然不是，只學習Excel幫助檔案充其量能成為Excel知識專家，要想成為Excel高手，還需要大量實踐以及本節要講的廣度學習。

Excel幫助檔案的一個弊端是缺乏應用場景和錯誤範例。Excel幫助檔案是操作一個標準的Excel表格而寫出來的，但是實際的應用中，每個人的Excel配置不同、錄入的資料格式不同、實際的需求千變萬化，因此可能會遇到如下兩個問題。

①按照標準的操作，得出的結果卻不正確；

②Excel的功能點會使用了，但是放到實際的案例中，卻不知道怎麼應用。

因此，我們需要透過搜尋引擎，向更廣闊的網際網路索取資源和答案。如果說看官方文件相當於“理論學習”，那麼透過網際網路學習成功案例和失敗案例就是一次“實戰演練”。兩者結合起來，你對功能點的掌握程度便能突飛猛進。

關注「精進Excel」，任意點開三篇，沒有你想要的，算我耍流氓！

在網際網路+時代，辦公自動化和無紙化已經成為現實，掌握並靈活使用辦公自動化軟體，是當代年輕人的必備。既然您提到對年輕人培訓，應該是對在學校學生的培訓。因為已經畢業的年輕人如果不掌握辦公自動化的話，顯然，很難就業。所以學好辦公軟體不管是對於初中生還是高中生還是畢業後的學生都是很重要的，因為你們以後出來就業必須要會的就是辦公軟體，可以找一個培訓機構或者學校的短期課程去系統的學習，真正的把它學好。有興趣的可以去了解一下。