印表機只能列印，是辦公裝置的基礎，主要分為針式印表機、噴墨式印表機、鐳射印表機、熱敏式印表機。不同的印表機工作原理和列印功能是不同的：針式印表機透過印表機和紙張的物理接觸來列印字元圖形；而噴墨印表機是透過噴射墨粉來印刷字元圖形的；而鐳射印表機是透過硒鼓中的碳粉來印刷字元圖形的；熱敏印表機有選擇地在熱敏紙的確定位置上加熱，由此就產生了相應的圖形。　　影印機從字面意思來講就是具有影印功能的印表機。影印機能夠直接從書寫、繪製或印刷的原稿獲得等倍、放大或縮小的影印品，無需經過其他製版等中間手段。影印機可以按工作原理分為光化學影印、熱敏影印和靜電覆印三大類。　　（1）光化學影印分為直接影印、藍圖影印、重氮影印、染料轉印和擴散轉印等方法。直接影印法是用高反差相紙代替感光膠片對原稿進行攝影，可增幅或縮幅；而藍圖法是影印紙表面塗有鐵鹽，單張半透明材料的原稿，兩者疊在一起後接受曝光，顯影后形成了藍底白字影象；重氮法與藍圖法比較相似，影印紙表面塗有重氮化合物，曝光後在液體或者氣體氨中顯影，就產生了深色調的影象；其他的光化學影印原理上面都比較類似。　　（2）熱敏影印是將表面塗有熱敏材料的影印紙，與單張的原稿貼在一起接受紅外線或者熱源照射。影象部分吸收的熱量傳送到影印紙表面，使熱敏材料色調變深就形成了影印品。這種影印方法現在主要用於傳真機接收傳真。　　（3）靜電覆印是目前應用最廣泛的影印技術，它是用硒、氧化鋅、硫化鎘和有機光導體等作為光敏材料，在暗處充上電荷接受原稿影象曝光，形成靜電潛像，再經顯影、轉印和定影等過程而成。靜電覆印機是集靜電成像技術．光學技術．電子技術和機械技術於一體的辦公裝置。　　以印表機為基礎，具有多種功能的就是一體機。印表機加個掃描器就是列印影印一體機。再加個傳真功能就是列印影印傳真一體機。影印機和一體機只是在工作原理上大致相同，從內部結構和維修的角度來講卻是完全不同的兩類裝置。