會議的突發情況會給會務人員造成被動，如果會務人員不能及時從容應對，勢必造成慌亂和差錯，影響會議的效果。

一、樹立應變意識，制定縝密方案

一是完善會務方案，防止出現“萬一”。成功應對會議突發情況靠的是會務人員對會務工作的縝密考慮。每次召開大型會議前，要根據會議內容、議題、議程、會期長短以及人員多少，明確會議的要求，制定詳細的會務工作方案。

二是細化應對預案，多想幾個“萬一”。會務服務中，我們堅持多想幾個“萬一”，多設計幾個“萬一”，把會議各個環節可能出現的情況逐一分析，制定每個可能出現情況的應對預案。特別是大型會議和活動，我們針對交通、天氣、衛生等方面可能發生的情況擬定不同情況的工作預案，保證出現突發情況及時應對。

二、做好防範準備，提高應變能力

大型會議和活動會期長、規模大、人員多，會議期間活動較多，不可預期的因素也多，往往容易在細節上出現差錯。會務人員必須做好突發情況的應對準備，保證臨變不驚、處變不亂。

一是名牌多備。出席會議的領導在會前發生變化是會務服務中經常遇到的問題。在會議服務中要在會前核對落實出席領導是否有變。同時，製作多套名牌，對會前變更出席領導的，及時更換。

二是材料備份。每次會議前，在領導講話或會議材料定稿之後，在提前送交有關領導及秘書的同時，會務人員另外備好一份講話稿和會議材料。一旦發生出席領導因特殊情況忘帶材料的情況，能及時應對。

三是會前查驗。會議準備工作就緒後，要在會前對會場佈置、會標掛制、材料分發和話筒音響等各個環節逐一進行查驗，保證不出任何差錯。

四是及時彙報。專題會議或小範圍會議，在通知會議時要求參加會議單位回覆參會人員名單，確認單位主要領導能否參會，對單位主要領導不能參加會議的及時向安排會議的領導彙報，以便及時調整參會人員或調整會議時間。

三、加強溝通協調，確保資訊暢通

會務人員對整個會議組織服務工作的瞭解掌握程度以及會務人員之間資訊能否及時溝通，是保證會議不出差錯、不出問題的關鍵，也是及時應對會議突變情況的保證。

一是加強溝通。除印發會務工作方案，明確各個會務工作組的職責任務、工作標準要求外，還印發會務人員詳細分工及聯絡表，便於每個會務組互相溝通、瞭解情況。

二是注重銜接。在大型會議和活動組織服務中，注重加強各工作組之間的工作銜接。一方面根據需要，及時召開會務各工作組碰頭會，通報各組工作情況，分析會務工作中存在的問題。另一方面在會議議程、時間地點、參會人員、出席領導等發生變化時，及時向各工作組和會務人員通報，保證資訊及時暢通。

三是綜合協調。大型會議涉及的服務單位多，特別是一些重大活動往往涉及多個部門，要保證突發情況的及時處理，必須加強各個部門的協調。

在會議中，突發事件往往都是容易被忽略的部分，很多時候在進行會議策劃籌備時，都不會把突發緊急事件考慮在裡面，其實這樣的會議策劃是不成功的。任何事情我們都既要考慮到好的一面，也要考慮到不好的一面。甚至是還沒發生的預防，更加要引起重視。那麼在會議中會議哪些緊急事件呢？會議籌辦者又應該如何來為突發緊急事件做準備呢？

一般情況下，會議中常見的緊急事件包括：醫療問題、衛生問題、火災問題、盜竊問題以及簽證問題，這些都是會議中容易突發的事情。既然如此，作為會議籌辦這就必須為這些突發事件做好充分的準備。

首先是醫療問題：緊急問題可能在任何時間、任何地點都會發生，特別是突發性疾病患者。針對這類突發事件，最好是在每次的會議活動中都配備一個醫務人員和一名護士在會場，一一邊對突發性疾病緊急事件做出及時的緊急處理。

其次是衛生問題：衛生問題時籌辦國際會議另一項重大挑戰，包括飲食衛生和環境衛生兩個方面。因此為防止食物中毒等突發事件，最好是選擇環境良好的地方作為會議與活動的場所。

然後是火災問題：火災問題也是聚集地經常出現的緊急事件之一。針對這個突發事項，每一個與會者都應該知道在活動中遇到火災的逃生技能。這就需要會議籌辦者提前為與會者提供這方面的資料，讓與會者作為參考。還可以在會場準備一輛消防車，防患於未然。

再次是盜竊問題：國外與會者在會議當地遇到盜竊事件會留下不良印象。會議主辦方應以書面資料形式告知與會者儘量減少到人多複雜的地方，如果要去也儘量不要帶貴重物品，並且有人陪同，除了這些還需要地方政府加強警力，避免發生盜竊事件。

最後就是簽證問題：簽證問題也是緊急事件處理中的一項。如果是國際會議，簽證問題就是一項很重要的內容。對於這個問題一定要在會議通知中說明簽證的細節問題，並且再三叮囑與會者，時刻引起重視。

你這個題目問的不是很清楚，不知道你是說會議流程或設施出問題呢還是說會上有人突然發難甚至是對既定會議議題之外的事情做文章。

如果是會議流程性的，設施一類的出問題呢就是：

1.做好會前準備，會前把準備工作做細，可以自己或小組先推演幾遍，會議籌備組成員進行交叉檢查或聯合檢查，該除錯的裝置都除錯一下。

2.會議進行中也可以進行檢查，發現問題及時補救。會議都是階段性進行的，在上一個階段進行中你就可以再檢查下一階段的準備工作，有遺漏的及時補救就行。

3.會議中出突然狀況。不要慌，不要亂，處理問題恢復就行，只要記住一點：出了問題及時解決，儘量減少對會議進行的干擾。

4.如果有特別嚴重的問題，要及時跟會議主持人溝通，主持人進行適當的介入。

如果是會上有人突然發難，或者是對會議議題之外的事情做文章。這種情況就要看你在會議中的地位，如果你是老大，那很簡單，議題之外的找時間另議，議題之內特別尖銳一時你也不知道怎麼回答的可以拋，轉。拋就是把問題在丟擲去，讓提問者自己回答或參會人員回答；轉就是你不想探討這個問題可以轉移到你要討論的問題上。如果你只是普通參會人員，被突然發難，根據你們公司風氣和你的熟悉度來處理。如果你們風氣比較開放，你有比較有發言權，會上可以直接剛。如果風氣一般，你也比較懵逼就承引轉或者模糊處理。但會後一定要搞明白。

（閒言碎語，對對錯錯，你看著理解吧。覺得有用給個優質回答，最近在做認證任務）

我覺得每次開會都會有主題，主要討論那些問題。需要針對這些問題以及問題的延展問題做針對性的準備。我個人覺得只要做到3個why就可以應對絕大多數的問題。所以一定要準備充足，這樣才可以遊刃有餘應對各個方面人的提問以及突發的狀況。還有與會者的人員分析也是做好針對性問題準備的重要前提條件。所以做準備地去應對突發事件既是考驗一個人的能力也是凸顯一個人的能力時刻。

所以準備準備再準備。