第一，以“輕、重、緩、急”來把所有事項做個分類。

對於比較重要，和比較不重要的事項區分好。

然後重要的事項裡，也有比較急的和比較不急的。

透過這兩層區分後，就會形成四個類別：重要而且很急的事；

沒那麼重要但是也很急的事；

重要但是不急的事；

沒那麼重要，也沒那麼急的事。

對所有事項有了這個判斷後，心裡就知道該怎麼統籌處理。

第二，事項處理的時間軸管理

在“輕重緩急”的分類後，還要對事項處理所需時間有清晰的認知，因為事項處理目的是為了在既定的時間前完成，這樣才有意義。

耗時長的事項跟耗時短的，根據每件事情需要在多長時間內完成清晰標註，結合“輕重緩急”的分類，就能做出非常有條理，而且科學的判斷。

想要把事情安排得有條不紊，需要學會時間的管理，把你所有待辦的事情根據緊急和重要的標準放到4個象限，緊急並且重要的事情，不緊急但是重要的事情，緊急但不重要的事情，不緊急也不重要的事情。

第I象限的事情是緊急而重要的事情，立即做。就是一定要優先去做的事情，做事需要分輕重緩急，如果分不開那就只能看見“忙”。第I象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處於第II象限的事情轉變過來的。

第II象限不緊急但非常重要，計劃做。在4個時間象限中，最有價值的象限就是第II象限，應將時間投資於該象限。如果忽略第II象限會讓我們陷入壓力，疲於應付。

第III象限是緊急但不重要的事，給別人做。表面看似第I象限，該象限的事情會佔用我們較多的時間，但卻得到的效果不明顯。我們需要思考，如何減少該象限的事情，是否可以授權他人做。

第IV象限屬於不緊急也不重要的事，少做。我們常常會在I、III象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第IV象限去放鬆調整後再出發。

試著做下，看看你的時間被你自己管理起來可嗎？

【子亦觀點】：事情太多難以理清是很多人都遇到的問題，協調不好就會出現混亂的狀態和低效的結果，更甚者會因此產生焦慮情緒。所以必須掌握科學合理的管理方法，並有效運用到工作和生活中，減輕壓力和負擔。

什麼原因導致處理事務容易混亂？

1.總是被突發事件打斷

當你坐到電腦前準備回覆郵件，卻接到朋友打來借錢電話；

當你參加工作會議等待發言時，卻收到客戶的投訴資訊；

當你週末打算出遊時，卻接到領導要資料報表的電話。

我們總是在一邊處理事務，一邊受到新事務干擾，突發事件成影響效率的主要因素。

2.沒有合理的事務安排

把孩子送到學校，才想起昨晚的手工作業沒有帶；

老闆找你要資料時，才想起有個報表沒有做；

著急忙慌把工作總結寫完，才發現老闆下個月才要；

收到銀行還款逾期通知，才想起上個月賬單忘記處理。

面對紛雜的工作和生活事務，沒有合理的安排協調，全部擰巴在一起變得一團糟。

低效做事會有哪些影響？

1.對個人生活和精神狀態造成影響。

工作的時候被生活的事務打擾，休息的時候又被工作事務影響，工作和生活彼此交叉，忙的不可開交，卻還是看不到全部完成的希望。

長久處在這種混亂的狀態，人的精神和情緒都會受到影響。常見的問題就是狀態低迷，感覺做任何事情都提不起興趣，對事物的態度比較消極。嚴重的會產生焦慮情緒，開始抱怨各種不公平，失去進取心。

2.工作質量和效率無法保證。

很多工作是需要持續專注才能做出高質量的結果，但受困於其他瑣事，總是斷斷續續的來做，會丟失工作的靈感。半小時可以搞定的事情，硬是拖拉一上午，而且進度和結果還都不理想。

質量和效率的低下還會造成更多的事務出現，反過來影響原來的工作，形成一個不良迴圈。俗話說返工不計工，就是這個道理。

怎麼提高工作和生活的效率？

1.提高專注力，一次一事，避免不合理的多工處理

每件事情都有它的邏輯和目標， 即使是事務性的內容，也有很多細節需要去把握。

同時處理多件工作的人，一定是有很強大的歸納總結和疏理能力，否則很容易出現混亂現象。

對於沒有掌握多工處理方法的人來說，一次一事是保證工作質量的最好方式，也是最容易執行的改善方式。

2.應對突發事件，學會“兩分鐘原則”

突發事件的處理更多體現在它的重要性判斷上，當你在處理任務過程中出現比他更重要的事情，是應當打斷現有任務還是繼續現有任務？這是很多人受困擾的關鍵。

兩分鐘原則提供給你一個參考的處理方式：

兩分鐘內能完成的立即執行。

預計超過兩分鐘，可以考慮委託他人去做。

預計超過兩分鐘，也沒有可委託人選，放到下一步行動計劃中。

3.兩個提高效率的方法

3-1.四象限法

史蒂芬柯維提出了四象限法則，用重要和急迫兩個緯度，將事情分為四個象限，並對應去安排行動。

第一象限：緊急而重要的事情。這類事情無法迴避，更不能拖延，必須優先解決。

第二象限：不緊急但重要的事情。這類事情在時間上相對較充足，可以安排合理計劃去做。

第三象限：緊急但不重要的事情。這類事情往往看上去很急，但是它卻會浪費很多精力做低效內容。

第四象限：不緊急也不重要的事情。這類事情儘量少做，比如玩遊戲、逛街等。

四象限法最主要是可以透過分析找到工作的重點，以便給它們做合理的行動排序。這是既簡單又實用的有個好方法。

3-2.GTD時間管理法

它是戴維·艾倫提出的相對更復雜的一個系統管理辦法，核心原則是要清空大腦，把事務記錄下來並整理成行動清單，然後按照行動清單心無旁騖地聚焦每一項任務，提升工作和生活的效率。

它是透過五個步驟來完成的：

收集資料：它要求把事務從大腦中趕出去，放到“外腦”系統中。

理清並清空：採用“一次一事”原則，集中精力處理最關鍵的事務。組織並建立清單：建立專案清單來提醒自己，不遺漏任何資訊。回顧：讓系統保持實時更新，與當前狀態保持同步。執行：在正確的目標下，選擇適合的行動。總結：要想解決事務太多的問題，日常要保持專注，藉助四象限法、GTD法等科學方法合理規劃並安排行動，讓事務都能做完，而且還高效。我是子亦，專注職場領域經驗分享。歡迎討論、點贊和關注，謝謝！