1 引言
在當今資訊化高速發展的時代，一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。辦公自動化已經成為企業界的共識，我們必須認識到辦公自動化系統的作用，並積極佔據領先地位，將有助於保持競爭優勢，使企業的發展形成良性迴圈。
2 辦公自動化概述
我們先了解什麼叫辦公自動化？辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬於資訊化社會的產物。在行政機關、企事業單位工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公裝置和先進的通訊技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、儲存和使用資訊，使企業內部人員方便快捷地共享資訊，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。
企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關係，並且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。如何保持這一致性的運作，重要在於實現良好的協作，讓處於不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通，讓協作的物件為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的資訊進行完整的保留，並以知識的方式進行再利用，這就是協同OA。
3 協同辦公自動化
在傳統OA中，所獲得的資訊資料僅僅是一些靜態的，表面的資訊，可能要透過不同的應用系統去查詢更多的資訊，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由於資訊之間已經建立了各種關聯，可以迅速提取其他的相關資訊，同時又不必在不同的應用系統之間切換。透過這樣的關聯，為企業真實的還原了資訊本來“網狀結構”，從而為管理掃除了資訊獲取不全面和不及時的障礙。
但是，在協同軟體市場出現了諸多軟體供應商，他們都是為了理念而理念者居多，真正理解客戶需求的少。那些想把先進的管理制度透過OA產品來固化的企業一旦選擇了不管客戶需求的OA產品，不僅無法固化真正想要的制度，那些多出的閒置功能反而讓企業管理出現更多失誤。鑑於此上種種，本集團公司透過長時間與各單位部門人員的溝通交流，考慮到本集團公司員工人數眾多，組織規模龐大，下轄多個子公司，而且許多的流程需要規範和固化，以及多個子公司已建有多套IT系統，有著強烈的整合需求等多方位現存的問題等核心需求，公司相關領導透過對目前市場上眾多的OA系統，從功能、技術、開放性、易用性、價格等五個方面進行了一個相對全面的綜合評級，並最終於2009年選定用友致遠所開發的A8協同管理軟體作為本企業執行的辦公自動化平臺。
4 定製應用協同辦公系統
該定製化A8協同管理軟體以統一的基礎平臺，統一的規章制度，統一的流程和資料機制，快速為本企業構建了統一的資訊化架構，實現快速開發、快速應用、快速調整、有效整合並支援某些個性化應用。同時，該系統平臺採用以計落考為血液的協同矩陣模擬我們企業的真實運作，任何一個企業內部各部門之間都是網狀結構並協同運作，具有功能模組間的高度協同，從任意一個資訊節點均可提取所有相關資訊的企業資訊網狀管理，真正實現企業部門內部的協同管理和協同工作。
自2009年本集團公司使用A8協同管理軟體至今已三年。現在，該A8協同管理軟體現已基本完善於我集團公司的各種管理執行制度，並完全的滲透入了我們的日常辦公行為當中。
該軟體的投入使用不僅讓集團公司管理層普遍對資訊化建設的認識有了較大的提高，還為我們企業的員工提供了方便實用的無紙化辦公平臺：
4.1 實現群體協同工作
這裡所說的群體協同工作，可以包括在地理上分佈很廣，甚至分佈在全球上各個地方，以至於工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行資訊的交流，工作的協調與合作。由於網路的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，並且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。
4.2 為企業全體員工提供幫助
辦公自動化應該作為部門除了生產控制外的資訊處理與管理的集合，對於單位的領導來說，辦公自動化系統的決策支援系統，能夠為領導提供決策參考和依據，高層決策不再是不瞭解情況.缺乏資料的環境下進行，而是以資料和真相為依據做出的科學的決策。對於中層管理領導者，辦公自動化系統是資訊管理系統。而對於普通管理者，辦公自動化系統又是事務/業務處理系統。辦公自動化系統能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。
除此之外，A8協同管理軟體還將傳統OA的複雜流程轉化為順序路由流程進行建模描述，把相關的序列資訊和併發資訊封裝成迴圈條件變遷屬性和併發多例項屬性放置在有向條件弧中，簡化了含有多例項活動的複雜工作流建模過程，解決了靜態和動態序列多例項的執行控制問題。在公文流轉子模組、申請審批模組等功能中，應用了多例項模式解決了實際專案中的問題，實現了協同辦公自動化系統對於業務流程中多例項模式的支援。是一套基於工作流技術，靈活，通用，具有自適應能力的辦公自動化系統。
5 協同辦公系統的安全問題
隨著辦公資訊化建設的不斷推進，A8協同管理軟體已廣泛應用於我集團公司機關及各下屬單位，但是，在提高人員工作效率的同時，越來越重要的檔案在該平臺中傳遞，其自身的安全性也日益引起我們的高度關注。針對原有OA系統的典型工作流程，我集團公司相關技術人員與用友軟體開發人員在基礎使用者使用後提出的意見中，分析其中存在的脆弱點，在符合我公司現有網路安全構架的基礎上，透過用友軟體開發人員設計並實現了一個辦公自動化應用安全增強系統。該系統實際對上層應用透明，能在不影響應用系統執行效率的前提下，在作業系統核心層，實現使用者身份認證及強制訪問控制，使其無法被旁路，極大地提高了應用系統的安全性。對合法使用者進行嚴格的訪問控制還可以讓使用者無法實現越權訪問，減少了某些領導一些不必要或越級的協同處理時間。
6 結束語
總結來說，協同OA基於三大基本思想體系，在“關聯”、“深化”和“協作”方面體現了其完全不同於傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。而A8協同管理軟體不僅能實現迅速、全方位的資訊採集、資訊處理，為我集團公司的管理和決策提供科學的依據，還能恰到好處地推行我們真正需要的管理制度，讓組織所有成員在行為中都能夠嚴格按照制度去執行，起到規範整個組織所有成員的基礎行為的作用，也徹底摒棄了原有公司內製度越多失誤越多的弊端。
1 引言
在當今資訊化高速發展的時代，一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。辦公自動化已經成為企業界的共識，我們必須認識到辦公自動化系統的作用，並積極佔據領先地位，將有助於保持競爭優勢，使企業的發展形成良性迴圈。
2 辦公自動化概述
我們先了解什麼叫辦公自動化？辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬於資訊化社會的產物。在行政機關、企事業單位工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公裝置和先進的通訊技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、儲存和使用資訊，使企業內部人員方便快捷地共享資訊，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。
企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關係，並且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。如何保持這一致性的運作，重要在於實現良好的協作，讓處於不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通，讓協作的物件為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的資訊進行完整的保留，並以知識的方式進行再利用，這就是協同OA。
3 協同辦公自動化
在傳統OA中，所獲得的資訊資料僅僅是一些靜態的，表面的資訊，可能要透過不同的應用系統去查詢更多的資訊，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由於資訊之間已經建立了各種關聯，可以迅速提取其他的相關資訊，同時又不必在不同的應用系統之間切換。透過這樣的關聯，為企業真實的還原了資訊本來“網狀結構”，從而為管理掃除了資訊獲取不全面和不及時的障礙。
但是，在協同軟體市場出現了諸多軟體供應商，他們都是為了理念而理念者居多，真正理解客戶需求的少。那些想把先進的管理制度透過OA產品來固化的企業一旦選擇了不管客戶需求的OA產品，不僅無法固化真正想要的制度，那些多出的閒置功能反而讓企業管理出現更多失誤。鑑於此上種種，本集團公司透過長時間與各單位部門人員的溝通交流，考慮到本集團公司員工人數眾多，組織規模龐大，下轄多個子公司，而且許多的流程需要規範和固化，以及多個子公司已建有多套IT系統，有著強烈的整合需求等多方位現存的問題等核心需求，公司相關領導透過對目前市場上眾多的OA系統，從功能、技術、開放性、易用性、價格等五個方面進行了一個相對全面的綜合評級，並最終於2009年選定用友致遠所開發的A8協同管理軟體作為本企業執行的辦公自動化平臺。
4 定製應用協同辦公系統
該定製化A8協同管理軟體以統一的基礎平臺，統一的規章制度，統一的流程和資料機制，快速為本企業構建了統一的資訊化架構，實現快速開發、快速應用、快速調整、有效整合並支援某些個性化應用。同時，該系統平臺採用以計落考為血液的協同矩陣模擬我們企業的真實運作，任何一個企業內部各部門之間都是網狀結構並協同運作，具有功能模組間的高度協同，從任意一個資訊節點均可提取所有相關資訊的企業資訊網狀管理，真正實現企業部門內部的協同管理和協同工作。
自2009年本集團公司使用A8協同管理軟體至今已三年。現在，該A8協同管理軟體現已基本完善於我集團公司的各種管理執行制度，並完全的滲透入了我們的日常辦公行為當中。
該軟體的投入使用不僅讓集團公司管理層普遍對資訊化建設的認識有了較大的提高，還為我們企業的員工提供了方便實用的無紙化辦公平臺：
4.1 實現群體協同工作
這裡所說的群體協同工作，可以包括在地理上分佈很廣，甚至分佈在全球上各個地方，以至於工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行資訊的交流，工作的協調與合作。由於網路的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，並且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。
4.2 為企業全體員工提供幫助
辦公自動化應該作為部門除了生產控制外的資訊處理與管理的集合，對於單位的領導來說，辦公自動化系統的決策支援系統，能夠為領導提供決策參考和依據，高層決策不再是不瞭解情況.缺乏資料的環境下進行，而是以資料和真相為依據做出的科學的決策。對於中層管理領導者，辦公自動化系統是資訊管理系統。而對於普通管理者，辦公自動化系統又是事務/業務處理系統。辦公自動化系統能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。
除此之外，A8協同管理軟體還將傳統OA的複雜流程轉化為順序路由流程進行建模描述，把相關的序列資訊和併發資訊封裝成迴圈條件變遷屬性和併發多例項屬性放置在有向條件弧中，簡化了含有多例項活動的複雜工作流建模過程，解決了靜態和動態序列多例項的執行控制問題。在公文流轉子模組、申請審批模組等功能中，應用了多例項模式解決了實際專案中的問題，實現了協同辦公自動化系統對於業務流程中多例項模式的支援。是一套基於工作流技術，靈活，通用，具有自適應能力的辦公自動化系統。
5 協同辦公系統的安全問題
隨著辦公資訊化建設的不斷推進，A8協同管理軟體已廣泛應用於我集團公司機關及各下屬單位，但是，在提高人員工作效率的同時，越來越重要的檔案在該平臺中傳遞，其自身的安全性也日益引起我們的高度關注。針對原有OA系統的典型工作流程，我集團公司相關技術人員與用友軟體開發人員在基礎使用者使用後提出的意見中，分析其中存在的脆弱點，在符合我公司現有網路安全構架的基礎上，透過用友軟體開發人員設計並實現了一個辦公自動化應用安全增強系統。該系統實際對上層應用透明，能在不影響應用系統執行效率的前提下，在作業系統核心層，實現使用者身份認證及強制訪問控制，使其無法被旁路，極大地提高了應用系統的安全性。對合法使用者進行嚴格的訪問控制還可以讓使用者無法實現越權訪問，減少了某些領導一些不必要或越級的協同處理時間。
6 結束語
總結來說，協同OA基於三大基本思想體系，在“關聯”、“深化”和“協作”方面體現了其完全不同於傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。而A8協同管理軟體不僅能實現迅速、全方位的資訊採集、資訊處理，為我集團公司的管理和決策提供科學的依據，還能恰到好處地推行我們真正需要的管理制度，讓組織所有成員在行為中都能夠嚴格按照制度去執行，起到規範整個組織所有成員的基礎行為的作用，也徹底摒棄了原有公司內製度越多失誤越多的弊端。