《崗位說明書》的用途，相信大家都有過初步的瞭解，不管是HR，還是部門主管，它都是人員配置、人員管理的基礎。缺少崗位說明書，我們只能憑感覺來做事情，只能憑道德去要求一個員工的行為準則。

那麼要撰寫崗位說明書，首先需要做崗位分析，收集相關的崗位資訊。

崗位分析的方法有七八種，這裡由於篇幅有限，就分享幾個最常用的崗位分析方法：

1、觀察法：觀察這個崗位的人在做的事（可分直接觀察法、階段觀察法、工作表演法三種）。這個適合操作型崗位，不適合高層的崗位。比如總經理這個崗位，你如果用觀察法，只是看到他在那裡喝喝茶，看看報紙，觀察不出什麼東西來，其實他的工作都在腦子裡。

2、工作日誌寫實法：讓員工在一段時間內用日誌的形式記錄他的日常工作。這個方法適合事務性崗位，比如人事崗等，記錄他這一天或者這一段時間，他做了什麼事。但這個方法不適合專案週期性較長的崗位。

3、問卷法：設計一套崗位調查問卷，由該崗位的人填寫，再由調查者將問卷加以彙總，從中找出有代表性的回答，用於對工作相關資訊進行描述。問卷設計的內容可分為：做什麼？ 為什麼做？重要程度？衡量標準？耗時多長？等。

有些員工可能會寫得太簡單，假如，你開了一個餐館，你問你的廚師他的崗位職責是什麼？廚師跟你說，我的崗位職責就是炒菜，但是難道一個廚師的崗位職責就是一個事情炒菜嗎？反之我們可再問一個問題，那你炒菜要達到的結果是什麼？思考一下，他作為廚師有哪幾個崗位職責，分別要提供什麼樣的結果？比如首先第一個叫做飯菜的可口率要達到多少。第二個，比如說採購原材料，那採購的原材料我們要達到的結果是什麼？如你要對過去採購成本進行一個預算，不能高於過去同期的採購成本。第三個，比如說你作為一個行政大廚，你還要具備一點就是團隊的打造，不能成為一個大廚沒有接班人，沒有培養出優秀的廚師出來。第四個，你的後廚管理，甚至你的服務，這些都是這個廚師應該所具備的工作類別。

這裡推薦訪談法和問卷法搭配起來使用效果更好，具體步驟如下：

1，經理/人力資源部，設計《工作內容調查問卷》。

2，發給該崗位人去填寫，讓下屬先思考一下自己的職責，履一下自己的工作內容。

3，經理拿著下屬填寫的問卷針對要修改和確認的地方和下屬溝通，目的是澄清工作細節和職責。

4，溝通完後，經理潤色整理，執筆寫《崗位說明書》。（為什麼崗位說明要經理寫呢，原因是：經理寫得更標準客觀，符合自己的意志，下屬會寫得過於簡單，或者避重就輕，或者把別的事寫道他這裡，他的事寫道別人那裡，或者條理不清）

5，經理寫完後和下屬一條條對，員工認可不認可？對員工的要求是否得到員工清晰的領會。管理學上有個詞叫“參與感”，要員工充分的參與，大家才有認同感，更積極的去執行。

訪談圖示：

下面再說說崗位說明書，一個完整的崗位說明書包括：崗位名稱、部門結構、內外部關係、職責描述、許可權描述、任職條件KSA等內容。

有些內容比較簡單，就不多說，這裡分享一下比較難的部分和注意事項。

1，許可權描述一欄，不外乎就三個部分：人，財，務

人，管人方面的許可權。例：批准...類（或級）以下員工的錄用，考核，升遷，出差、請假等。

財，就是財務方面的許可權。如：批准...元以內的....費用。

務：是指業務上的許可權。不是指物體，如果是物體方面，比如：電腦的分配...等物品的使用和調撥權可以歸類到“財”裡面去寫。業務上的許可權舉例：決定銷售政策、銷售目標的分配、XXX建議權、批准...（事項）等。

2，崗位職責與工作內容；

①崗位職責描述：

一般分兩大塊內容。

第一塊：“崗位職責表述”。這裡要寫得簡短清晰，一句話說明。按照事情重要程度的順序來寫，不是按照緊急程度的順序來寫，如果按照事情緊急程度的來寫，那我們每個人都成了“消防大隊長”。

第二塊：“工作任務”。“工作任務”是崗位職責表述的細化和拆解。它的羅列並非是雜亂無章，隨機的，而是按照一定的邏輯順序，比如按做事的流程步驟來寫。寫完讓人一看就知道他乾的是什麼，那麼就清晰了。

舉例：

崗位說明書的表達方式：

1，描寫崗位使命可以按照：根據....，透過....,達到。。。。這樣的固定格式來寫。

2，描寫崗位職責的表達方式：動詞+受體+目的 （表目的的詞：達到../以保證../以實現../以掌握../以促進）

比如有的人寫：“錄入....資料到...系統” 後面就沒了，目的就不知道在哪，後面如果加了目的“以生成催款單”就清楚了。

寫法舉例：制定....規章制度，包括XX制度、XX制度，以實現規範經營的目標。

有些情況下，加了“目的”還是不夠精準。這時候就要加一個詞叫：“包括”

比如你問一個人上啥班呢？那人回答說：分析資產狀況。 聽完你就暈了。如果寫明：分析資產狀況，包括：資產位置、面積、居民經費。把前面的範圍定義清楚，描述，補充說明就清晰了。

再比如：制定財務報表，最好寫上哪些財務報表。（成本會計與出納做的財務報表不一樣）

再舉個例子：“審查產品質量是否符合規定”，這句話“檢查”很清楚，“產品質量”不清楚，就要加上”包括“：尺寸、顏色、外型。

3、描寫經驗的順序是：工作經驗-行業經驗-崗位經驗

儘量把“負責”這個詞改成具體的動詞，比如：起草、編寫、稽核、制定、保管等。

但，如果這件事出了事全由某個崗位的人負責，那這個崗位就可以用“負責”這個詞。

如果“負責公司培訓“，培訓專員也負責，人事經理也負責，部門經理，總經理也負責。那麼出了問題到底該誰負責呢？

還有一個詞”處理“，這個詞也很含糊，比如寫”處理檔案“，“處理”是什麼意思？ 是整理分類，還是寫檔案，還是直接扔掉呢？因此，在編寫時，需要區分到底是對檔案進行分類，還是分發，還是清理？儘量使用精準的描述性語言。

其他注意事項：

1，崗位說明書，不是參照自己或者崗位人員現有的工作水平。而應站在公司戰略規劃未來1-2年左右的角度，按為更好的完成這個戰略規劃，這個崗位需要達到怎樣的工作水平來編寫，力求客觀，對事不對人。

2，主管的崗位職責≠下屬崗位的崗位職責的集合。主管的崗位職責應是在更高的層面上所負有的職責。尤其是主管的管理職責是下屬崗位所不具有的。如：某主管的一項崗位職責為：合理進行崗位分工與績效管理，確保所轄崗位分工合理、工作量飽滿。

2，崗位說明書編寫完後，向員工說明，崗位說明書裡沒寫的也並不代表不幹，崗位說明書展現的是2/8原則，也就是你最重要的工作。

3，若有員工反饋崗位說明書裡的要求太高，達不到。告知員工，既然你能在公司工作這麼長時間，說明公司認可你的能力，但公司也希望你有一個成長的空間，隨著公司的發展一起進步。

真正正確和專業的崗位職責做法，包含流程法、戰略法、需求分析法，而觀察法和訪談法等其他方法僅僅只能作為補充方法。這裡我簡單分享基於公司業務流程和崗位作業流程來製作崗位職責，邏輯和操作圖我就不發了，簡單說一下:

1.將企業的業務流程畫出來，將所有崗位錨定在業務流程上。有些後勤服務類崗位可能在業務流程上找不到位置，沒關係彆著急，先放放。

2.把崗位對應的業務流程環節所包含的工作事項、這些工作事項如何實施的具體作業流程，以及流程中包含的行為動作、實施路徑、輸出結果、輸出標準羅列出來，就構成了崗位職責最天然的雛形。根據由大到小、由重要到次要、由主責到次責的順序排列，並潤色即可。

3.對於後勤服務類崗位，可採取需求分析法，即業務流程的每一環節需要哪些資源和條件需要這些崗位去提供和服務，同時綜合採用觀察和訪談法來補充和細化。