時間管理有“術”

魯迅先生曾說：時間就像海綿裡的水，只要擠總會有的。魯迅先生不僅這樣說的，而且是這樣做的。魯迅先生十二歲讀私塾時，父親生重病，兩個弟弟年齡小，魯迅經常要上當鋪，跑藥店，還得幫助母親做家務；為了不影響學業，他必須作好精確的時間安排。成年後，魯迅先生幾乎每天都在擠時間。他的興趣十分廣泛，喜歡寫作，但對民間藝術，特別是傳說、繪畫，也深切愛好；因為他愛好廣泛，多方面學習，所以合理的安排時間對他來說尤為重要。如何合理的安排時間，才會使的我們每一項工作有條不紊的進行呢？魯迅先生沒有給予我們明確答案，但是小山龍介的《整理的藝術2 時間是整理出來的》這本書教給我們對時間管理的“術”。

本書的作者小山龍介，他最擅長用“整理術”處理工作和生活中繁雜的事物，所以身兼數職仍能從容不迫地享受生活。他是日本知名暢銷作家、Bloomconcept股份公司董事、“赫曼全腦模型”推廣人、業務諮詢師、生存技能培訓教練。近年來，小山龍介經常以整理術為主題，舉辦演講、研討會和企業研習講座，積極地向在職場中苦苦掙扎的菜鳥傳授工作秘訣。《整理的藝術2 時間是整理出來的》這本書用最簡單易懂的方式教你掌控“時間”這一最寶貴的人生資源，最佳化日常瑣碎的工作，視覺化工作量；面對繁忙的工作，對“一心二用”的工作方法，說“NO”；並將中長期目標變為每日習慣的小技巧，讓你的目標近在咫尺。

最佳化日常瑣碎的工作，視覺化工作量。

工作中我們被事物纏身，每天似乎都在“窮忙”，工作沒做好，加薪沒希望。為了能夠升職加薪，消除不安的情緒，我們需要對“該乾的事情”進行管理，從視覺上把握工作。首先，我們要的事就是對工作視覺化，在單位可用便箋紙記錄日常工作，視覺化工作列表。日常工作較多時，使用資料夾製作行動式工作列表；如果辦公地點經常變換可用筆記本、膝上型電腦、錢包等工具放入便箋紙，使得便箋紙隨時管理工作。便箋紙可以被稱為管理工作任務的“神器”小助手，只要你需要便可在任何地方使用。

便箋紙只是工作任務的備忘錄，而真正管理管理還需要有一定的規則，在《整理的藝術2 時間是整理出來的》提到的是艾維.李價值的25000美元的金點子。他的方法是把第一天沒有做完的工作，列入第二天必做的6項工作中，每天重新定義優先順序，這樣就能提高生產效率，使工作任務列表會變得更加科學合理。僅把這些管理好，離做好工作還有一段距離，而我們的工作方法才是關鍵。

對“一心二用”的工作方法，說“NO”

“一心二用”的方法是否可以在我們的工作中可用呢？《射鵰英雄傳》裡的周伯通，因被黃藥師困在桃花島十五年，寂寞無聊中創造出絕世神功“雙手互博術”：左右手互鬥，見招拆招，一心二用。很是令人羨慕。

但是在我們的生活、工作中，真正能做到一心二用的寥寥無幾，我們無須強求自己“一心二用”。如果要真正高效的完成自己的工作，我們只須辨別工作所需時間，這項工作如果只需兩分鐘，如影印簡單的資料，幫同事找個關鍵的網頁等，不要想著要記錄到便箋紙上，直接做了就可以，這樣你不僅幫了同事的忙，而且大大節省了自己的時間。我們不僅僅只是為了完成工作，更重要的是能夠透過完成工作，實現自己的目標，晉升自己的能力。那麼如何切分目標呢？

將中長期目標變為每日習慣的小技巧，讓你的目標近在咫尺

長期的目標如同秋天的果實，處於春季的我們，對秋天碩果累累卻是可望而不可及的，那麼怎麼做才能使我們的目標變為具體的行動呢？澳洲作家理查德·弗蘭納根對這個做了一個比較精確的解釋，他曾說“要想成為一名優秀的作家，你就必須日復一日堅持去寫。其實寫作就跟出海打魚一樣，你要有所收穫，就必須每天駕著你的小船出海撒網，如果你不撒網，一定會一無所獲。只要你每天堅持出海撒網，那麼總有一天會有收穫。”對於一個作家來說是如此，對於我們普通人來說同樣適用，將長期的目標劃分為每日必做的事情，那麼完成這個長期的目標就不會是一件痛苦的事情，相反可能會變的很愉悅，目標也近在咫尺間。

再比如我們看到一本如字典般厚厚的書，不論是多麼好的內容，立刻就沒有看完的慾望了。但是如果每天只是堅持看10頁，看完這10頁給自己一個小小的獎勵，吃個冰激凌或者其他，這樣會促使你每次讀書都會有種喜悅，不僅僅是美食所帶來的，同時自己有會有種成就感。

如果把這種規定頁數的看書法換做閱讀計時法，也會有不錯的效果。我自己的親身體驗，每次看一章節，開始記時，結束記時，這樣每次都會有種“比、趕、超”的想法，閱讀速度也加快了不少。這種讀書的反饋法，使我越來越喜歡讀書。

小山龍介的《整理的藝術2 時間是整理出來的》這本書讓我們從整理時間開始，愛上繁忙的工作；愛上極簡、高效的工作方法；愛上切“蛋糕”式的目標分解法。

時間是組成生命的單位，是我們行使生命體權力的基本要素。

每個人都擁有時間，但時間對於每個人的意義都不盡相同。有的人可以高效能的利用時間，在較短時間內即可做出光耀萬世的事業；有的人雖然長壽，卻一生庸碌平凡，始終在原地徘徊。

那麼，我們應當如何高效率的管理時間，拓展自己生命的寬度，在有限的生命中做更多的事？

第一，事先規劃

沒有事先規劃，做起事情來就如同一團亂麻，不知如何下手。所以，我們應當在事務開展之前，花費一定的時間，來對目前狀況以及所需要完成的目標做一個全面的分析，並作出一份具有可行性的規劃。

第二，事務分級

生活和工作中的事務瑣碎而紛雜，如果不清楚哪些事務是應當優先處理，哪些事務可以暫緩，哪些事務重要，哪些事務可做可不做，那我們面對這些紛雜的事務時，可能會毫無頭緒，倉促之間會作出錯誤的抉擇，錯失了重要是事情，導致我們所做的事情變成無用功。

具體的事務分級標準，可以按照重要和緊急兩個維度，來分為四級，然後將時間按照上圖分配。

第三，目標導向，及時修正

在我們制定完成計劃以後，具體實施的過程中，很可能會產生一些意外因素，致使我們的計劃無法按照預定流程實施，甚至有的時候，這些意外因素會使我們的目標發生變更！

現實的變化往往無法完全預知，所以，及時修正計劃就成為我們執行過程中的必備環節。這需要我們有著對現實變化的敏感性，以及良好的應變能力。

第四，團隊協作

在職場中，這一點體現的尤為顯著。個人能力再強，也始終是有限的；而團隊協作發揮的好，那團隊的潛力是無限的。

在制定規劃的時候，團隊進行頭腦風暴，集思廣益，可以有效避免大多數規劃漏洞。

把合適的環節，合適的事務，指派給合適的人來負責，管理者負責統籌全域性，把握流程進度，激勵團隊，調整目標，儘可能的發揮團隊的潛力。

而在每個人的日常生活中，這一點也不容忽視。高情商的人能夠吸引周圍的人來幫助自己，從而彌補個體的侷限性。

第五，提升自我

沒有哪一個個體是完美的，即便是百年罕見的天才，也通常有著致命的缺點。所以，如果要追求個人生命價值的最佳化，就必須要在生活工作中不斷的提升自我，無論是補充短板，還是加強長板，對我們的長遠未來都是非常有幫助的。