“郵件”----“開始郵件合併”----“選擇收件人”按鈕----從彈出的下拉選單中選擇“使用現有列表”命令-----出現“選取資料來源”對話方塊。設定資料來源 資料來源又叫做收件人列表，實際上資料原種儲存的可能不僅僅包括收件人資訊，還有可能包括其他資訊。 對於Word 2007的郵件合併功能來說，資料來源的存在方式很多：一是可以用Word 2007來建立資料來源；二是可以透過Word表格來製作資料來源；三是可以用Excel表格製作資料來源；四是可以使用Outlook或Outlook Express的通訊錄來製作資料來源；五是可以用指定格式的文字檔案儲存資料來源。 （一）用Word自建資料來源 用Word 2007建立資料來源的方法如下：單擊“郵件”選項卡，在“郵件”功能區中單擊“選擇收件人”按鈕，在下拉選單中選擇“鍵入新列表”命令。 Word 2007彈出“新建地址列表”對話方塊。 列表中的資訊包括職務、名字、姓氏、公司名稱、地址行等13項內容，如果不符合使用者的需要，可以進行設定。例如，這裡只需要“姓名”、“性別”、“職務”、“工作單位”四項內容，需要單擊“自定義列”按鈕進行修改。 在“自定義地址列表”對話方塊中，在“欄位名”列表中選中某欄位名，如“電子郵件地址”，然後單擊“刪除”按鈕。 在彈出的確認對話方塊中，系統詢問使用者是否要刪除該專案，單擊“是”按鈕進行刪除。 重複上述步驟。修改欄位名，在“欄位名”列表中選中欄位名，然後單擊“重新命名”按鈕，在彈出的“重新命名 域”對話方塊中輸入使用者需要的名稱。 定義好欄位資訊後，單擊“確定”按鈕，回到“新建地址列表”對話方塊中。 在“新建地址列表”對話方塊中，根據欄位名輸入相關資訊，每輸完一個欄位，按下“TAB”鍵即可輸入下一個欄位，每行輸完最後一個欄位後，按下“TAB”鍵會自動增加一個記錄。使用者也可以單擊“新建條目”按鈕來新建記錄，單擊“刪除條目”按鈕來刪除某條記錄。 當資料錄入完畢後，單擊“確定”按鈕，會彈出“儲存通訊錄”對話方塊，建議將資料來源儲存在預設位置。輸入儲存的檔名，單擊“儲存”按鈕即可。 （二）使用Outlook的地址簿作為資料來源 Microsoft Outlook 2007或者Outlook Exress都是使用者收發郵件的常用工具軟體，而這兩個軟體都帶有地址簿功能，把常用的聯絡人放到地址簿中。而Word 2007的郵件合併功能則可以直接使用Microsoft Outlook 2007的地址簿，也可以把Outlook Express的地址簿匯出供Word 2007作為資料來源。具體操作步驟如下：單擊“郵件”選項卡，在“郵件”功能區中單擊“選擇收件人”按鈕，在下拉選單中選擇“從Outlook聯絡人中選擇”命令。 系統彈出“選擇聯絡人”對話方塊，單擊“確定”按鈕。 系統會彈出“郵件合併收件人”對話方塊，單擊“確定”按鈕即可。 （三）使用Outlook Express的通訊簿作為資料來源 Word 2007並不能直接從Outlook Express的通訊簿中讀取資料，因此需要先把Outlook Express的通訊簿匯出。匯出的步驟如下：啟動Outlook Express，單擊“地址”按鈕開啟通訊簿。 在“通訊簿”對話方塊中單擊“檔案/匯出/其他通訊簿”命令。 在“通訊簿匯出工具”對話方塊中，選擇“文字檔案（以逗號分隔）”，然後單擊“匯出”按鈕。 在“CSV匯出”對話方塊中，設定匯出檔案的儲存位置，建議儲存到“我的資料來源”資料夾中，併為匯出檔案取一個名稱，然後單擊“下一步”按鈕，即可匯出通訊簿。 但Outlook Express的資料匯出後，Word即可用它來作為資料來源，操作步驟如下：單擊“郵件”選項卡，在“郵件”功能區中單擊“選擇收件人”按鈕，在下拉選單中選擇“使用現有列表”命令。 在“選擇資料來源”對話方塊中，找到剛才匯出的Outlook Express通訊簿檔案，然後單擊“開啟”按鈕。 在“檔案轉換”對話方塊中，在“檔案編碼”區域中選擇“Windows預設”選項，然後單擊“確定”按鈕即可。 （四）使用其他資料來源 Word 2007還可以使用其他資料來源，如Word自身製作的表格、Excel表格和特定格式的文字檔案等，但對這些檔案有一定要求。 對於Word表格來說，該文件只能包含一個表，表格的首行必須包括標題，其他行必須包含要合併的記錄。 對於Excel表格來說，表格的首行應包含標題，其他行必須包含要合併的記錄。Excel表格中可能包含有多張工作簿。 純文字文件也可以作為資料來源，實際上Outlook Express匯出的通訊簿檔案就是一個純文字檔案。對於純文字檔案來說，需要由多行組成，第一行是標題資訊，其餘的行則是要合併的記錄。不論是標題，還是很要合併的記錄，在資料之間需要用製表符或逗號分隔開。 當資料來源檔案建好後，Word 2007即可在郵件合併功能中使用它，使用已有資料來源的方法與使用Outlook Express匯出的通訊簿的方法基本相同，都是單擊“選擇收件人”按鈕，選擇“使用現有列表”命令開啟資料來源檔案。但由於Excel表格中可能包含多張工作簿，因此在開啟Excel 表格時，會出現如圖1所示的對話方塊，需要使用者手工選擇要用哪張工作簿中的資料作為資料來源，使用者需要正確選擇。 四、新增郵件合併域 當主文件製作完畢，資料來源新增成功後，就要在主文件中新增郵件合併域了。如果要製作邀請函，資料來源中應該包括收件人的姓名和職務，也就是說，在製作主文件時，在邀請函的抬頭處只需寫上“尊敬的：”即可，然後在冒號前面增加姓名和職務的郵件合併域。 具體操作步驟如下：把游標插入點定位於抬頭中“尊敬的：”冒號前。 在“郵件”功能區中單擊“插入合併域”按鈕，選擇“姓名”。 再次在“郵件”功能區中單擊“插入合併域”按鈕，選擇“職務”，完成合並域的插入。 五、完成郵件合併4. （一）預覽郵件合併5. 在設定好主聞到那個、設定了資料來源、插入了合併域後，怎樣才能知道生成的文件是什麼樣的呢？Word 2007的預覽功能可以直觀地在螢幕上顯示目的文件。6. 在“郵件”功能區中單擊預覽結果區域中的“預覽效果”按鈕，即可在螢幕上看到目的文件。7. 在預覽郵件合併時，螢幕上顯示的只是主文件與某一條資料相結合而產生的文件，此時，單擊“郵件”功能區中預覽效果區域的右向箭頭按鈕，可以檢視主文件與前一條資料結合產生的文件，單擊右向箭頭按鈕可以檢視下一條記錄。8. 如果插入的合併域的格式不符合要求，使用者可以選中合併域，為其設定字型字號。9. （二）自動檢查錯誤10. 逐條地檢視預覽結果比較麻煩，Word 2007提供了自動檢查錯誤功能。要使用這項功能，只需在預覽效果區域中單擊自動檢查錯誤按鈕，即可彈出一個“檢查並報告錯誤”對話方塊，選中“模擬合併，同時在新文件中報告錯誤”，單擊“確定”按鈕，Word 2007會模擬合併並檢查錯誤。11. 如果沒有錯誤，會提示使用者沒有發現郵件合併錯誤，一旦發生了錯誤，會彈出一個對話方塊，在此對話方塊中，會告訴使用者哪些合併域沒有在資料來源中，如果單擊“刪除域”按鈕，則會從主文件中刪除該合併域；使用者也可以在“資料來源中的域”下拉列表中選擇正確的域，然後單擊“確定”按鈕，即可用指定的域替代發生錯誤的域。12. （三）完成郵件合併13. 經過前兩步的操作，確保合併域的格式符合要求並且沒有錯誤後，即可進行郵件合併。在進行郵件合併時，有兩個選項，一是合併到文件中；二是直接把合併的結果用印表機打印出來。14. 如果要合併到文件中，需要在“郵件”功能區中單擊“完成併合並”按鈕，選擇“編輯單個文件”命令，Word會彈出一個對話方塊，在此對話方塊中選擇“全部”選項，單擊“確定”按鈕，即可把主文件與資料來源合併，合併結果將輸入到新文件中。
“郵件”----“開始郵件合併”----“選擇收件人”按鈕----從彈出的下拉選單中選擇“使用現有列表”命令-----出現“選取資料來源”對話方塊。設定資料來源 資料來源又叫做收件人列表，實際上資料原種儲存的可能不僅僅包括收件人資訊，還有可能包括其他資訊。 對於Word 2007的郵件合併功能來說，資料來源的存在方式很多：一是可以用Word 2007來建立資料來源；二是可以透過Word表格來製作資料來源；三是可以用Excel表格製作資料來源；四是可以使用Outlook或Outlook Express的通訊錄來製作資料來源；五是可以用指定格式的文字檔案儲存資料來源。 （一）用Word自建資料來源 用Word 2007建立資料來源的方法如下：單擊“郵件”選項卡，在“郵件”功能區中單擊“選擇收件人”按鈕，在下拉選單中選擇“鍵入新列表”命令。 Word 2007彈出“新建地址列表”對話方塊。 列表中的資訊包括職務、名字、姓氏、公司名稱、地址行等13項內容，如果不符合使用者的需要，可以進行設定。例如，這裡只需要“姓名”、“性別”、“職務”、“工作單位”四項內容，需要單擊“自定義列”按鈕進行修改。 在“自定義地址列表”對話方塊中，在“欄位名”列表中選中某欄位名，如“電子郵件地址”，然後單擊“刪除”按鈕。 在彈出的確認對話方塊中，系統詢問使用者是否要刪除該專案，單擊“是”按鈕進行刪除。 重複上述步驟。修改欄位名，在“欄位名”列表中選中欄位名，然後單擊“重新命名”按鈕，在彈出的“重新命名 域”對話方塊中輸入使用者需要的名稱。 定義好欄位資訊後，單擊“確定”按鈕，回到“新建地址列表”對話方塊中。 在“新建地址列表”對話方塊中，根據欄位名輸入相關資訊，每輸完一個欄位，按下“TAB”鍵即可輸入下一個欄位，每行輸完最後一個欄位後，按下“TAB”鍵會自動增加一個記錄。使用者也可以單擊“新建條目”按鈕來新建記錄，單擊“刪除條目”按鈕來刪除某條記錄。 當資料錄入完畢後，單擊“確定”按鈕，會彈出“儲存通訊錄”對話方塊，建議將資料來源儲存在預設位置。輸入儲存的檔名，單擊“儲存”按鈕即可。 （二）使用Outlook的地址簿作為資料來源 Microsoft Outlook 2007或者Outlook Exress都是使用者收發郵件的常用工具軟體，而這兩個軟體都帶有地址簿功能，把常用的聯絡人放到地址簿中。而Word 2007的郵件合併功能則可以直接使用Microsoft Outlook 2007的地址簿，也可以把Outlook Express的地址簿匯出供Word 2007作為資料來源。具體操作步驟如下：單擊“郵件”選項卡，在“郵件”功能區中單擊“選擇收件人”按鈕，在下拉選單中選擇“從Outlook聯絡人中選擇”命令。 系統彈出“選擇聯絡人”對話方塊，單擊“確定”按鈕。 系統會彈出“郵件合併收件人”對話方塊，單擊“確定”按鈕即可。 （三）使用Outlook Express的通訊簿作為資料來源 Word 2007並不能直接從Outlook Express的通訊簿中讀取資料，因此需要先把Outlook Express的通訊簿匯出。匯出的步驟如下：啟動Outlook Express，單擊“地址”按鈕開啟通訊簿。 在“通訊簿”對話方塊中單擊“檔案/匯出/其他通訊簿”命令。 在“通訊簿匯出工具”對話方塊中，選擇“文字檔案（以逗號分隔）”，然後單擊“匯出”按鈕。 在“CSV匯出”對話方塊中，設定匯出檔案的儲存位置，建議儲存到“我的資料來源”資料夾中，併為匯出檔案取一個名稱，然後單擊“下一步”按鈕，即可匯出通訊簿。 但Outlook Express的資料匯出後，Word即可用它來作為資料來源，操作步驟如下：單擊“郵件”選項卡，在“郵件”功能區中單擊“選擇收件人”按鈕，在下拉選單中選擇“使用現有列表”命令。 在“選擇資料來源”對話方塊中，找到剛才匯出的Outlook Express通訊簿檔案，然後單擊“開啟”按鈕。 在“檔案轉換”對話方塊中，在“檔案編碼”區域中選擇“Windows預設”選項，然後單擊“確定”按鈕即可。 （四）使用其他資料來源 Word 2007還可以使用其他資料來源，如Word自身製作的表格、Excel表格和特定格式的文字檔案等，但對這些檔案有一定要求。 對於Word表格來說，該文件只能包含一個表，表格的首行必須包括標題，其他行必須包含要合併的記錄。 對於Excel表格來說，表格的首行應包含標題，其他行必須包含要合併的記錄。Excel表格中可能包含有多張工作簿。 純文字文件也可以作為資料來源，實際上Outlook Express匯出的通訊簿檔案就是一個純文字檔案。對於純文字檔案來說，需要由多行組成，第一行是標題資訊，其餘的行則是要合併的記錄。不論是標題，還是很要合併的記錄，在資料之間需要用製表符或逗號分隔開。 當資料來源檔案建好後，Word 2007即可在郵件合併功能中使用它，使用已有資料來源的方法與使用Outlook Express匯出的通訊簿的方法基本相同，都是單擊“選擇收件人”按鈕，選擇“使用現有列表”命令開啟資料來源檔案。但由於Excel表格中可能包含多張工作簿，因此在開啟Excel 表格時，會出現如圖1所示的對話方塊，需要使用者手工選擇要用哪張工作簿中的資料作為資料來源，使用者需要正確選擇。 四、新增郵件合併域 當主文件製作完畢，資料來源新增成功後，就要在主文件中新增郵件合併域了。如果要製作邀請函，資料來源中應該包括收件人的姓名和職務，也就是說，在製作主文件時，在邀請函的抬頭處只需寫上“尊敬的：”即可，然後在冒號前面增加姓名和職務的郵件合併域。 具體操作步驟如下：把游標插入點定位於抬頭中“尊敬的：”冒號前。 在“郵件”功能區中單擊“插入合併域”按鈕，選擇“姓名”。 再次在“郵件”功能區中單擊“插入合併域”按鈕，選擇“職務”，完成合並域的插入。 五、完成郵件合併4. （一）預覽郵件合併5. 在設定好主聞到那個、設定了資料來源、插入了合併域後，怎樣才能知道生成的文件是什麼樣的呢？Word 2007的預覽功能可以直觀地在螢幕上顯示目的文件。6. 在“郵件”功能區中單擊預覽結果區域中的“預覽效果”按鈕，即可在螢幕上看到目的文件。7. 在預覽郵件合併時，螢幕上顯示的只是主文件與某一條資料相結合而產生的文件，此時，單擊“郵件”功能區中預覽效果區域的右向箭頭按鈕，可以檢視主文件與前一條資料結合產生的文件，單擊右向箭頭按鈕可以檢視下一條記錄。8. 如果插入的合併域的格式不符合要求，使用者可以選中合併域，為其設定字型字號。9. （二）自動檢查錯誤10. 逐條地檢視預覽結果比較麻煩，Word 2007提供了自動檢查錯誤功能。要使用這項功能，只需在預覽效果區域中單擊自動檢查錯誤按鈕，即可彈出一個“檢查並報告錯誤”對話方塊，選中“模擬合併，同時在新文件中報告錯誤”，單擊“確定”按鈕，Word 2007會模擬合併並檢查錯誤。11. 如果沒有錯誤，會提示使用者沒有發現郵件合併錯誤，一旦發生了錯誤，會彈出一個對話方塊，在此對話方塊中，會告訴使用者哪些合併域沒有在資料來源中，如果單擊“刪除域”按鈕，則會從主文件中刪除該合併域；使用者也可以在“資料來源中的域”下拉列表中選擇正確的域，然後單擊“確定”按鈕，即可用指定的域替代發生錯誤的域。12. （三）完成郵件合併13. 經過前兩步的操作，確保合併域的格式符合要求並且沒有錯誤後，即可進行郵件合併。在進行郵件合併時，有兩個選項，一是合併到文件中；二是直接把合併的結果用印表機打印出來。14. 如果要合併到文件中，需要在“郵件”功能區中單擊“完成併合並”按鈕，選擇“編輯單個文件”命令，Word會彈出一個對話方塊，在此對話方塊中選擇“全部”選項，單擊“確定”按鈕，即可把主文件與資料來源合併，合併結果將輸入到新文件中。