第一講 貨幣資金的主要控制制度 一、授權批准及崗位分工控制制度
（一）貨幣資金的授權批准制度
貨幣資金的授權批准制度要求：
1．明確審批人對貨幣資金業務的授權批准方式、許可權、程式、責任和相關控制措施。
2．規定經辦人辦理貨幣資金業務的職責範圍和工作要求。
3．對於重要的貨幣資金支付業務，應當實行集體決策和審批，並建立責任追究制度。
崗位分工的前提是建立崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責許可權，確保不相容崗位相互分離、制約和監督。貨幣資金崗位分工制度設計的宗旨是不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程，既包括企業財會部門內部的出納崗位與會計崗位的分工，也包括與貨幣資金執行有關的業務崗位分工和貨幣資金審批的領導崗位分工等。因此，貨幣資金的崗位分工制度是溶於企業各級領導的崗位分工、各業務部門的崗位分工、各管理職能部門的崗位分工和財會部門內部的出納崗位與會計崗位分工等一系列崗位責任制度中的。貨幣資金的崗位分工制度要求建立出納人員、審批的領導、專用印章保管人員、會計人員、稽核人員、會計檔案保管人員及貨幣資金清查人員的責任制度。
在這一系列崗位責任制度中，涉及貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督制度主要體現在以下幾個方面：
1．貨幣資金的收付及保管應由被授權批准的專職出納人員負責，其他人員不得接觸。
由被授權批准的專職出納人員負責貨幣資金的收付及保管，不允許其他人員接觸。其目的是保證責任到人，使貨幣資金收付、保管的權責清晰，防止由越權、串崗等行為的發生而引發的一種責任多人承擔，而誰也有理由不承擔的現象，讓出納人員切實承擔起貨幣資金安全的責任。
2．出納人員不能同時負責總分類賬的登記和保管。
由出納的崗位責任所決定，出納人員在收付貨幣資金的同時，應登記現金、銀行存款日記賬和其他貨幣資金明細賬，如果有授權還可同時編制記賬憑證，這是為便於工作和提高工作效率。由總分類賬控制日記賬和明細賬的功能所決定，出納人員不能同時負責總分類賬的登記和保管。否則，出納人員工作中發生的錯誤、舞弊就無法被及時發現，總賬也就失去了它應有的控制作用。
3．出納人員不能同時負責非貨幣資金賬戶的記賬工作。
一般而言，每一筆貨幣資金收付業務的發生，一方面使貨幣資金髮生增、減（借、貸）變動，另一方面會使相對應的非貨幣資金賬戶發生相應金額的反方向（貸、借）變動。這正是複式記賬法中賬戶對應關係的內涵。利用複式記賬法中的這種賬戶對應關係可以清楚地看出貨幣資金的來龍去脈，可以從非貨幣資金賬戶的一個側面監督貨幣資金的收付是否正確，如果出納人員同時負責非貨幣資金賬戶的記賬工作，就失去了這種監督，就有可能掩蓋出納人員的舞弊行為。
4．出納人員應與貨幣資金審批人員相分離，實施嚴格的審批制度。
出納人員是貨幣資金收付業務的執行者，其執行依據是經濟業務發生的證據（原始憑證）和有被授權的領導批准。這是對貨幣資金收支實施的兩項監督，如果審批人員與執行人員合一，自然就失去了一項監督，就會給舞弊創造條件。
5．貨幣資金的收付和控制貨幣資金收支的專用印章不得由一人兼管。
控制貨幣資金支出的每一個專用印章代表著一道控制程式，再加上業務經手、各級被授權領導的批准、出納的稽核職責等，這多重控制構成了貨幣資金的監管防線。如果貨幣資金的收付和控制貨幣資金收付的專用印章由一人兼管（往往是出納人員），有幾道防線就會形同虛設。設想一下，如果出納人員同時兼管幾枚印章，一定會方便貨幣資金的支付，可謂是“一站式”服務。但同時意味著出納員是這個世界上最有錢的人，因為他想拿走多少錢，只有企業有，他又想拿，那就是舉手之勞了。
6．出納人員應與貨幣資金的稽核人員、會計檔案保管人員相分離。
按設計崗位職責的一般規定，出納人員負責貨幣資金的收付，稽核人員負責會計、出納業務的稽核，檔案保管人員負責會計檔案的保管。這是三個典型的不相容職務。如果三者不相分離，那麼出納人員的舞弊就不能在稽核中發現，如果被懷疑有作弊行為，他最後的一招就是篡改、銷燬原始記錄。從這個角度看，稽核崗位和會計檔案保管崗位是對出納崗位的制約與監督。7．出納人員應與負責現金的清查盤點人員和負責與銀行對賬的人員相分離。
出納人員就是貨幣資金的保管員，他和倉庫保管員有什麼區別？如果一定要說彼此有什麼不同，那就是一個管錢一個管物。那麼財產清查中倉庫保管員能夠自己盤點嗎？現金的清查盤點和銀行對賬單的核對與此有什麼不同？所以，一定要有專門的清查盤點人員負責對出納人員經管的現金、銀行存款乃至其他貨幣資金進行定期與不定期相結合的清查盤點。
二、貨幣資金收入的內部控制制度
（一）貨幣資金收入的控制程式
企業的貨幣資金收入主要兩種情形：一種是來源於當期的營業收入和收回以前各期的應收款項；另一種是不經常發生的貨幣資金收入，如：借款、發行債券、收回對外投資、取得投資收益、出售固定資產、無形資產等。一般而言，因出售商品、提供勞務、出售原材料等營業收入是貨幣資金收入的主要來源，其業務執行也最為複雜。對這些營業收入，企業必須根據自身經營業務的特點制定相應的貨幣資金收入控制程式，以便於各職能部分相互協調，共同遵守。一般企業貨幣資金收入的控制程式如圖5-1所示。
對於營業收入以外的貨幣資金收入，如對借款、發行債券、收回對外投資、取得投資收益、出售固定資產和無形資產、收取租金、押金、賠款等，也同樣應建立嚴格的控制程式，保證收入的貨幣資金安全、完整。
（二）貨幣資金收入的其他控制制度
企業除了制定貨幣資金收入的控制程式外，還必須對與貨幣資金收入相關的方面進行控制。主要有：
1．嚴格控制收款日期和收款金額，保證應得的收入及時收取，不缺不漏並及時送存銀行。
2．所有收款收據和發票都必須連續編號，並建立一套嚴格詳細的領用和回收制度。
3．建立現金、支票、匯票等貨幣資金收入的防偽檢驗制度。三、貨幣資金支出的控制制度
（一）貨幣資金支出的控制程式
企業的貨幣資金支出業務涉及的範圍非常廣泛，主要有對外支付進貨款、有關費用、上繳稅金、還款和對內支付工資等有關勞務費用等業務事項。其支付方式主要有現金支出和銀行轉賬支出兩種方式，無論是現金支出還是透過銀行轉賬支出，都必須根據企業支付業務的特點制定相應的貨幣資金支出控制程式，以便於各職能部門相互協調，共同遵守。
貨幣資金支出的控制程式設計一般包括以下四個環節：
1．支付申請
單位有關部門或個人用款時，應提前向審批人提交貨幣資金支付申請，註明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容，並附有經濟合同或相關證明。
2．支付審批
審批人根據其職責、許可權和相應程式對支付申請進行審批。對不符合規定的貨幣資金支付申請，審批人應當拒絕批准。
3．支付複核
複核人應當對批准後的貨幣資金支付申請進行復核，包括貨幣資金支付申請的批准範圍、許可權、程式是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，是否超出預算範圍或標準，支付方式、支付單位是否妥當等。複核無誤後，交由出納人員辦理支付手續。
4．辦理支付
出納人員應當根據複核無誤的支付申請，按規定辦理貨幣資金支付手續，並及時登記現金和銀行存款日記賬。
一般企業最主要、最經常、也是執行環節最複雜的貨幣資金支出是物資採購，其具體控制程式如圖5-2所示。
以上程式既適用於對外支付的貨款、費用，也同樣適用於對內支付的工資、獎金和職工報銷費用等。
第一講 貨幣資金的主要控制制度 一、授權批准及崗位分工控制制度
（一）貨幣資金的授權批准制度
貨幣資金的授權批准制度要求：
1．明確審批人對貨幣資金業務的授權批准方式、許可權、程式、責任和相關控制措施。
2．規定經辦人辦理貨幣資金業務的職責範圍和工作要求。
3．對於重要的貨幣資金支付業務，應當實行集體決策和審批，並建立責任追究制度。
崗位分工的前提是建立崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責許可權，確保不相容崗位相互分離、制約和監督。貨幣資金崗位分工制度設計的宗旨是不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程，既包括企業財會部門內部的出納崗位與會計崗位的分工，也包括與貨幣資金執行有關的業務崗位分工和貨幣資金審批的領導崗位分工等。因此，貨幣資金的崗位分工制度是溶於企業各級領導的崗位分工、各業務部門的崗位分工、各管理職能部門的崗位分工和財會部門內部的出納崗位與會計崗位分工等一系列崗位責任制度中的。貨幣資金的崗位分工制度要求建立出納人員、審批的領導、專用印章保管人員、會計人員、稽核人員、會計檔案保管人員及貨幣資金清查人員的責任制度。
在這一系列崗位責任制度中，涉及貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督制度主要體現在以下幾個方面：
1．貨幣資金的收付及保管應由被授權批准的專職出納人員負責，其他人員不得接觸。
由被授權批准的專職出納人員負責貨幣資金的收付及保管，不允許其他人員接觸。其目的是保證責任到人，使貨幣資金收付、保管的權責清晰，防止由越權、串崗等行為的發生而引發的一種責任多人承擔，而誰也有理由不承擔的現象，讓出納人員切實承擔起貨幣資金安全的責任。
2．出納人員不能同時負責總分類賬的登記和保管。
由出納的崗位責任所決定，出納人員在收付貨幣資金的同時，應登記現金、銀行存款日記賬和其他貨幣資金明細賬，如果有授權還可同時編制記賬憑證，這是為便於工作和提高工作效率。由總分類賬控制日記賬和明細賬的功能所決定，出納人員不能同時負責總分類賬的登記和保管。否則，出納人員工作中發生的錯誤、舞弊就無法被及時發現，總賬也就失去了它應有的控制作用。
3．出納人員不能同時負責非貨幣資金賬戶的記賬工作。
一般而言，每一筆貨幣資金收付業務的發生，一方面使貨幣資金髮生增、減（借、貸）變動，另一方面會使相對應的非貨幣資金賬戶發生相應金額的反方向（貸、借）變動。這正是複式記賬法中賬戶對應關係的內涵。利用複式記賬法中的這種賬戶對應關係可以清楚地看出貨幣資金的來龍去脈，可以從非貨幣資金賬戶的一個側面監督貨幣資金的收付是否正確，如果出納人員同時負責非貨幣資金賬戶的記賬工作，就失去了這種監督，就有可能掩蓋出納人員的舞弊行為。
4．出納人員應與貨幣資金審批人員相分離，實施嚴格的審批制度。
出納人員是貨幣資金收付業務的執行者，其執行依據是經濟業務發生的證據（原始憑證）和有被授權的領導批准。這是對貨幣資金收支實施的兩項監督，如果審批人員與執行人員合一，自然就失去了一項監督，就會給舞弊創造條件。
5．貨幣資金的收付和控制貨幣資金收支的專用印章不得由一人兼管。
控制貨幣資金支出的每一個專用印章代表著一道控制程式，再加上業務經手、各級被授權領導的批准、出納的稽核職責等，這多重控制構成了貨幣資金的監管防線。如果貨幣資金的收付和控制貨幣資金收付的專用印章由一人兼管（往往是出納人員），有幾道防線就會形同虛設。設想一下，如果出納人員同時兼管幾枚印章，一定會方便貨幣資金的支付，可謂是“一站式”服務。但同時意味著出納員是這個世界上最有錢的人，因為他想拿走多少錢，只有企業有，他又想拿，那就是舉手之勞了。
6．出納人員應與貨幣資金的稽核人員、會計檔案保管人員相分離。
按設計崗位職責的一般規定，出納人員負責貨幣資金的收付，稽核人員負責會計、出納業務的稽核，檔案保管人員負責會計檔案的保管。這是三個典型的不相容職務。如果三者不相分離，那麼出納人員的舞弊就不能在稽核中發現，如果被懷疑有作弊行為，他最後的一招就是篡改、銷燬原始記錄。從這個角度看，稽核崗位和會計檔案保管崗位是對出納崗位的制約與監督。7．出納人員應與負責現金的清查盤點人員和負責與銀行對賬的人員相分離。
出納人員就是貨幣資金的保管員，他和倉庫保管員有什麼區別？如果一定要說彼此有什麼不同，那就是一個管錢一個管物。那麼財產清查中倉庫保管員能夠自己盤點嗎？現金的清查盤點和銀行對賬單的核對與此有什麼不同？所以，一定要有專門的清查盤點人員負責對出納人員經管的現金、銀行存款乃至其他貨幣資金進行定期與不定期相結合的清查盤點。
二、貨幣資金收入的內部控制制度
（一）貨幣資金收入的控制程式
企業的貨幣資金收入主要兩種情形：一種是來源於當期的營業收入和收回以前各期的應收款項；另一種是不經常發生的貨幣資金收入，如：借款、發行債券、收回對外投資、取得投資收益、出售固定資產、無形資產等。一般而言，因出售商品、提供勞務、出售原材料等營業收入是貨幣資金收入的主要來源，其業務執行也最為複雜。對這些營業收入，企業必須根據自身經營業務的特點制定相應的貨幣資金收入控制程式，以便於各職能部分相互協調，共同遵守。一般企業貨幣資金收入的控制程式如圖5-1所示。
對於營業收入以外的貨幣資金收入，如對借款、發行債券、收回對外投資、取得投資收益、出售固定資產和無形資產、收取租金、押金、賠款等，也同樣應建立嚴格的控制程式，保證收入的貨幣資金安全、完整。
（二）貨幣資金收入的其他控制制度
企業除了制定貨幣資金收入的控制程式外，還必須對與貨幣資金收入相關的方面進行控制。主要有：
1．嚴格控制收款日期和收款金額，保證應得的收入及時收取，不缺不漏並及時送存銀行。
2．所有收款收據和發票都必須連續編號，並建立一套嚴格詳細的領用和回收制度。
3．建立現金、支票、匯票等貨幣資金收入的防偽檢驗制度。三、貨幣資金支出的控制制度
（一）貨幣資金支出的控制程式
企業的貨幣資金支出業務涉及的範圍非常廣泛，主要有對外支付進貨款、有關費用、上繳稅金、還款和對內支付工資等有關勞務費用等業務事項。其支付方式主要有現金支出和銀行轉賬支出兩種方式，無論是現金支出還是透過銀行轉賬支出，都必須根據企業支付業務的特點制定相應的貨幣資金支出控制程式，以便於各職能部門相互協調，共同遵守。
貨幣資金支出的控制程式設計一般包括以下四個環節：
1．支付申請
單位有關部門或個人用款時，應提前向審批人提交貨幣資金支付申請，註明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容，並附有經濟合同或相關證明。
2．支付審批
審批人根據其職責、許可權和相應程式對支付申請進行審批。對不符合規定的貨幣資金支付申請，審批人應當拒絕批准。
3．支付複核
複核人應當對批准後的貨幣資金支付申請進行復核，包括貨幣資金支付申請的批准範圍、許可權、程式是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，是否超出預算範圍或標準，支付方式、支付單位是否妥當等。複核無誤後，交由出納人員辦理支付手續。
4．辦理支付
出納人員應當根據複核無誤的支付申請，按規定辦理貨幣資金支付手續，並及時登記現金和銀行存款日記賬。
一般企業最主要、最經常、也是執行環節最複雜的貨幣資金支出是物資採購，其具體控制程式如圖5-2所示。
以上程式既適用於對外支付的貨款、費用，也同樣適用於對內支付的工資、獎金和職工報銷費用等。