文員

說明你一定會電腦，一定是青春靚麗的姑娘，想提升自己，記得選修一門外語，鑽研進去，吃透。然後去外貿公司做業務員，幾年下來手上積攢了一定資源了，自己開個貿易公司。

做一名專業的職業文員非常不容易，每天伏案疾書，用文字來完成各種所需要完成的任務。

要做好這種工作，不但要學習好紮實的文學基礎知識，博覽群書，還要關心時政，每天都需要瀏覽各大新聞報紙，每天 瀏覽各大新聞網站，瞭解社會最前沿的各種新語言，新知識，新事件。

只有比別人學習的更多 ，只有比別人更多的瞭解社會，只有更勤奮，才能夠勝任自己的本職工作。

當然是學習學習再學習。

首先，你要有紮實的基本功，如辦公軟體，你能否玩轉所有辦公軟體？word、excel、PPT，是否都精通？

如果你的文員工作，還有好多“打雜”的性質，你也要善於學習總結。

說一個老掉牙的故事，經常被老闆安排打雜整理出行的票據，一個人，只是機械的貼好交給財務，一個透過老闆的票據，總結出老闆出行的規律，分析出老闆什麼時候有什麼樣的行程，進而再妥善安排老闆的行程。老闆會讓誰辦事更放心？

只有在一個領域裡做到比別人優秀，你才能有所收益。

分享個人真實經驗，最終要以自己感興趣的一方面下手，這樣才能有堅持下去的衝勁，畢竟學一門技術不是一時半會就能完成的事，好了希望可以幫到你哈

一)勤於學習是基礎 剛剛走上工作崗位的文員，很多都是想把工作做好，想讓自己的價值儘快地得到認可，但是工作對於你來說又的確很陌生。怎麼辦?有沒有什麼捷徑?答案是否定的，要想達到你的目標就只有四個字：勤於學習! 首先，要勤於學習理論知識，增強超前意識。 其次，確立自己的目標，找準自己的榜樣，勤於學習別人的長處。 (二)勇於實踐是方法 任何理論都只有透過實踐才能體現價值，幹好任何工作也必須勇於實踐。 (三)善於總結是催化 總結經驗不僅知識上的診斷和補救是重要的，方法上的自我總結也是重要的，或許更加重要。要善於不斷地總結自己在學習上的成功經驗和失敗教訓，不斷髮展適合自己的高效的學習方法和思維方法。正是從這個意義上說善於總結是催化劑。 下面提供幾種文員自我總結的方法： 1．經過一週、一個月、一年的學習，你學會了什麼?具體點，在業務方面，在與領導相處方面，在人際關係方面，在辦公自動化方面。 2．你掌握了幾種技能?不是每一個人都很清楚地認識到自己的技能的。很多人不知道每個人都會上百種技能而不是幾種技能。當我問一位求職研討班上的人有什麼技能時，他說“一種也想不起來”。為什麼，他不善於總結，所以難以對自己有一個清醒的很好的認識。 所以總結會慢慢了解自己 (四)自我反省是動力 曾子說：吾日三省吾身，可以無過矣，在學習、實踐、總結的基礎上進行自我反省，可以讓人們發現自己的不足，從而激發自己不斷前進，淘汰let有的自我。 在現在這個競爭激烈得近乎殘酷的時候，你不淘汰自己，則有可能會被別人淘汰。你必須透過經常的自我反省，發現並改正錯誤，避免更大的失敗。 (五)接受批評是完善 一個人雖然是最瞭解自己的，但總也難免不完善，即所謂當局者迷、旁觀者清。所以善於接受批評是相當重要的，我們要在批評中完善自己。對待來自他人的批評、最重要的是斷定他人的批評是否對你有價值，不一定所有的批評你都要接受。如果是出於成見的批評，無關緊要的批評，惡意的批評 （六）學歷是墊腳石，所以有空把自己的學歷提升一下，交一點有正能量的朋友。

多聽，領導講話要記清，會議記錄要認真。多讀，理論文章要鑽研，政策法規記心中。多寫，資訊短篇打基礎，報告請示見真功。

感謝提問，本人管理職能部門多年，談一下我個人的經驗。

溝通能力

文員這個崗位相對來說工作比較繁雜，基本和檔案、會議、保管、收發相關，工作所需常常需要對接多個部門，所以有效的溝通就非常重要，需要鍛鍊自身的溝通能力，這項能力對於有些人來說很簡單，但是對於一部分人來說比較困難，尤其在對接各部門高層時尤其明顯，但是這就是鍛鍊的機會，始終把握每一次與高層溝通的機會，多溝通多總結，推薦一本書《非暴力溝通》。

保管、存放、記錄能力

檔案分為電子檔案和紙質檔案，文員的工作第一物件就是檔案，永遠記住，保管不是丟不了就可以了，存放不是放在那裡就可以了，記錄不是記下來就可以了。對於檔案我們當時有幾個要求可以借鑑一下：清晰記錄、快速可查；標準存放、快速取拿、監督保管、有保管、有監督。保管、存放、記錄能力總結來說就是細心、放心！

條理清楚

隨著公司的發展，檔案只會越來越多，但是文員不一定正比例增長，如何處理龐大的檔案庫，就需要處物條理清楚，領導讓你找個檔案，你如果需要花費很長的時間，那就說明了你工作的條理性要增強。推薦一本書《金字塔原理》，對於提升邏輯和條理有很大的幫助。

創寫能力

談談文員這個職業是怎麼來的吧，改革開放初期，國內普遍文化水平不高，當時的工種基本分為三類：技術工、工人、文員，因為有文化的不多，文員就變成了廠子裡的“香餑餑”，關於文字的處理都是他們負責，所以文員本身一定要有創寫的能力，通知、信函、簡介、文案必不可少，可能因為目前很多公司已經專門成立了文案部門，比如品牌部、策劃部、文案部等，但是一名文員要始終記得這個崗位的初心：檔案和文字。

接待能力

客戶來訪、會議組織，常常需要文員進行接待工作，接待和營銷人員的主要陪同是有區別的，接待通常代表一個企業“禮”數的體現，大方得體、細緻入微的接待能力這個在此得以體現。

培養整理意識

不善於整理，會讓你工作處於忙亂無需的狀態。長久處於不整理的狀態，則會讓自己不僅僅是原地踏步，而是倒退步。

因此，我們不管做任何一個崗位的工作，都要刻意培養自己的整理意識，透過日積月累的整理迭代讓自己逐漸脫穎而出。

對於如何整理？可以參考豐田公司著名的5S管理法，即整理、整頓、清掃、清潔、素養。

整理——把必要物品和不必要物品進行分類，丟掉不必要的物品，比如丟放許久的雜誌，一大堆堆放在一起的列印資料等。整頓——對剩餘的必要東西進行整理，把現在要用的東西放在相應的位置，具體到文員崗位，個人覺得辦公桌環境、檔案檔案整理、電腦桌面管理這些都是必做的整理內容。清掃——這好比預防性維修，要保持使用裝置處於良好的狀態。清潔——把自己的工作空間標準化，把自己的工作流程標準化、精進化。素養——不斷根據需要重複前四個步驟，逐漸形成自律的個人素養和善於整理的關鍵能力。

簡單來說，就是從身邊1米的範圍內開始整理，比如辦公環境、瀏覽器收藏夾、電腦桌面、電腦檔案、隨身碟網盤內容等。等你開始整理時，你會發現已經在慢慢地改變。

善用利器提升效率

除了要有整理的意識外，你還要懂得藉助效率工具來提升整理的效率和常用操作的效率。

試著想想，一名文員的常用操作，然後再來尋找相應的工具。

這裡簡單提個思路：從規範檔案命名、提升電腦常用操作的效率、掌握辦公輔助工具入手。

對於資料夾命名，建議採用“序號+關鍵字”的方式；對於檔案的命名，建議採用“關鍵字+時間”的方式，不要隨手建出來的都是“新建文字文件.txt"、”新建word文件.doc"。

而對於電腦常用操作，主要有：操作桌面、本地網路搜尋、複製貼上、截圖、圖片文字識別、格式轉換等；

對應的工具神器有：騰訊桌面整理、火柴、ditto、snipaste、天若OCR、pdfelement等，這裡就不做詳細的介紹。

辦公輔助工具這款，你可以試試和Word、excel、Powerpoint、協同辦公有關的軟體或外掛，比如Word的小恐龍公文排版助手，excel的方方格子、慧辦公，Powerpoint的islide，協同辦公的石墨文件、堅果雲等。

持續精進、迭代自己

當你有了整理的意識，也懂得了使用效率工具來提升自己後，你已經能做得比原先好了不少！但在這資訊超載、飛速發展的時代，怎樣能做得更好呢？個人認為應該學習點知識管理和時間管理的知識。

關於知識管理，你應該讓自己在工作多年積累的技能沉澱下來，形成知識庫、經驗庫，並不斷把工作流程標準化、精進化。

向你推薦幕布和印象筆記。它們能幫助你讓無序的資訊變得有序，讓有序的資訊內化成知識，並透過練習轉變成過硬的技能。

時間管理方面，可以先了解番茄工作法，然後找到自己不受干擾的時間段（比如我的時間段是早起的1小時還有4點20下課後到回家前的1小時）進行學習實踐。

總結一下，要提升自己，首先需要培養整理意識，二是善用利器，三是不斷迭代。

可以學個駕照，自學一下英語，對自己有所提升，也可以考個會計證，以後可以從事財務方面的事情，畢竟以後年級大了，不可能還做文員吧，攢點錢也可以以後自己創業。

除了處處留心，學習，沒別的辦法，就比如，讓寫個策劃，你是不是先連線下安排是怎樣的，需要哪些，預算是怎樣的是不是都要去了解規劃，所以，雖然是文員，瞭解的東西也可以不少，當你覺得所有的事都沒有難度，有了自己想做的事就可以跳槽了。