1 快捷啟動PPT
如何在需要開啟PPT的時候，1秒啟動PPT呢？除了常用的設定PowerPoint軟體快捷方式到桌面，還有更快的兩種方法。
▍第一種方法，就是把PowerPoint軟體固定到工作列。
▍第二種方法，是設定PowerPoint軟體啟動快捷鍵。
上面這兩種超簡單的方法，你也可以同樣用在Word、Excel和其他軟體上哦。
2 PPT快捷鍵
PPT中快捷鍵非常多，相信大家最熟悉的就是Ctrl+A全選、Ctrl+C/Ctrl+V複製貼上、Ctrl+X剪下這幾個。
其實還有升級版的複製貼上Ctrl + Shift + C（複製格式） / Ctrl + Shift + V（貼上格式）。按住Shift鍵插入形狀，可以畫正圓、正方形、正三角形和直線等。
其他還有組合Ctrl +G，對應的取消組合是Ctrl + Shift + G，F2重新命名、F4重複上一步操作、播放一鍵黑屏B鍵、播放一鍵白屏W鍵，縮小文字Ctrl+[、放大文字Ctrl+]、粗體Ctrl+B、斜體Ctrl+I、下劃線Ctrl+U，等等。
3 快速訪問工具欄
在PowerPoint選項中即可新增設定快速訪問工具欄中，一般最常使用的就是對齊物件、旋轉物件、合併形狀和層次調整。
4 PPT母版
所謂母版，其實就是PPT所有頁面版式和樣式的基礎。母版幻燈片控制整個簡報的外觀，包括顏色、字型、背景、效果和其他所有內容。設定好母版，可以讓你製作PPT更高效。
在這裡要特別說明的是佔位符（母版裡自帶的虛線框，可以放文字和圖片來固定格式和位置）和文字框（PPT編輯頁面選單插入，只能放文字）是兩碼事哦！
至於插入頁碼最省事的辦法就是插入頁尾中的編號，具體格式和位置你可以在母版中調整。
5 預設樣式設定
很早之前的PPT軟體預設的字型是宋體，後來大概是從office2013開始PPT預設的字型是等線字型。但很多PPTer依然不太喜歡等線字型，同時也因為字型風格偏好和字型版權原因，可以直接設定文字的預設格式，比如為免費可商用的字型思源系列字型。下次再使用就是你設定過的格式，就會很方便。
同樣，我們也可以用相同的方法，對形狀和圖片物件設定預設的格式。
6 主題格式設定
主題樣式設定，我一般是在做模板或者給公司做PPT的時候，為了統一整個PPT的風格，尤其是主題色和字型，我會在正式做PPT前設定好PPT主題格式並進行命名。
這樣做的好處就是當老闆讓你PPT整個顏色和字型不太滿意時，讓你換其他配色樣式給他挑選，你可以一秒透過切換主題進行大換臉，省時省心。
7 一鍵替換文字和字型
8 兩把格式刷
PPT裡特別好用的兩把刷子，一個格式刷，另一個動畫刷。同樣的使用技巧，刷子單擊應用只能一次，雙擊後可以連續刷多次。
9 吸色器
很多時候，我們看到一些配色特別好的廣告平面設計作品，但苦於不知道一些顏色的色值。除了使用QQ截圖軟體檢視色值外，還可以直接把圖片截圖放在PPT裡，用自帶的吸色器直接吸取顏色使用，很方便。
10 對齊參考線
如果想把PPT的排版更整齊、佈局更合理，尤其是一頁PPT堆積了很多元素時，強烈建議開啟標尺、網格和參考線。除了直接在選單的視圖裡開啟外，還可以用快捷鍵：Alt+F9顯示（再按一次隱藏）參考線、Shift+F9顯示（再按一次隱藏）網格線。
還有就是不要忘了在開啟參考線時，不要忘了勾選智慧參考線哦（方便對齊時自動對齊提示）。
11 圖層與選擇窗格
和PS一樣，在PPT裡也有圖層。如果你對圖層沒有概念，你可以想象幾片玻璃上下疊加在一塊的情形。
如果你的PPT頁面裡上下堆疊的元素圖層較少，就可以直接調整上下順序。但如果較多圖層時，就沒辦法很精準便捷的調整，這個時候選擇窗格就顯得特別好用。
12 PPT自帶的截圖、錄音、錄屏
很多時候，我們截圖用的都是QQ和微信，但是如果我們不登入這兩個軟體就沒法截圖了。這個時候，PPT自帶的截圖功能可以幫到你。PPT自帶的截圖功能比較隱蔽，就在選單欄“插入”中的“螢幕截圖”，自帶了兩個全屏的視窗快捷截圖，點一下就瞬間貼上到了PPT裡。
另外還在選單欄“插入”裡帶有錄製音訊和螢幕錄製功能。
13 翻譯工具與簡繁體轉換
14 幻燈片分節管理
15 幻燈片比較合併
如果你先後做了兩個版本的PPT，想找出兩個PPT修改的不同地方，或者想將兩個不同的PPT合併在一起，該怎麼辦呢？當然是有辦法的，那就是用審閱—比較—選擇合併檔案的功能。
不但能將兩個PPT合併在一起，還可以在右側邊欄裡看到修改的資訊。
16 別弄混了PPT組合功能
關於組合功能，在前面的PPT快捷鍵裡有講到，組合Ctrl +G，對應的取消組合是Ctrl + Shift + G。組合的作。用在於把多個元素變成一個捆綁體（還可以解綁）以便對這些元素整體進行移動操作。
如果你不能理解，你可以想象你買了一箱泡麵，裡面有二十多袋，每個袋子裡面有面餅和調料。組合就相當於把麵餅和調料包裹起來的泡麵包裝袋。要知道包裝的作用不只是在外面印刷廣告資訊，本質上是為了承載分割獨立的產品和整體打包運輸。
另外PPT裡還有一個“組合”，但是這個“組合”是合併形狀（又稱布林運算）中的功能之一，就是把同時選中的兩個形狀合成一個形狀，但是兩個形狀重疊的部分被去掉了，而且這個操作不可逆，組合後的形狀無法再拆分成獨立的原樣（除非撤銷上一步操作）。
17 放映時不播放動畫
如果你在PPT裡設定了很多炫酷的動畫，恰好趕上放映PPT時間很緊，根本來不及展示，這個時候，你可以在播放時選擇“放映時不加動畫”，這樣整個PPT就是靜態的了。
在這裡再重複一下投影播放PPT的一些快捷鍵，Alt+F5使用演講者檢視，F5從頭播放、Shift+F5播放當前頁，播放一鍵黑屏B鍵、白屏W鍵。
Win+P用來投影擴充套件螢幕：
18 PPT保存於恢復管理
之前已經講過PPT自帶匯出PDF、影片功能，以及“PPT後悔藥”：設定PPT選項中的“高階”—可撤銷次數為150）、選項中的“儲存”—儲存自動恢復資訊時間間隔為1分鐘。
當然，即使可以這樣找回恢復，但還是建議大家多用“Ctrl+S”及時儲存，注意檢查簡報的相容性哦，勾選儲存預覽圖片。
19 PPT壓縮
如果你設計的PPT檔案過大，就需要對PPT進行壓縮。
▍壓縮圖片：
一般在一個PPT中佔用質量較多的可能是圖片質量過大，可以直接對圖片進行壓縮。勾選去掉“僅用於此圖片”，同時選擇150ppi解析度即可。
▍壓縮多媒體：
除了壓縮圖片，還可以壓縮嵌入的多媒體檔案，比如音訊和影片等。
▍整體壓縮：
在PPT的選項中“高階”進行影象大小和質量的設定，比如取消勾選“不壓縮檔案中的影象”和調低預設解析度（150ppi已經足夠了）。另外還可以透過刪減母版多餘版式來減少檔案質量。
▍軟體壓縮：
另外就是使用PPT壓縮軟體進行PPT壓縮，比如PPTminimizer。下圖為試用的英文版，大家可以自行在網上下載中文簡體版的。
20 提取PPT中的素材
我們如何提取一份PPT中的多媒體資源呢，比如圖片、音訊、影片？
▍解壓法
辦法有兩種，第一種就是透過解壓的方式。
首先，改檔案字尾名。將原來的檔案字尾（副檔名）名pptx改成zip。這裡要注意的是，需要在資源管理器裡先開啟“檢視”中的勾選“副檔名”後進行修改才有效，不然只是單純的檔案重新命名是無用的，我們是修改副檔名不是簡單的給檔案改個名字。
然後對剛剛的Zip檔案用解壓軟體解壓，即可在其中找到media資料夾，裡面就是我們要提取的素材。
這種操作方法是可逆的，提取完之後，把字尾重新改回“pptx”，就恢復成原來的PPT了。當然你也可以直接對PPT建立副本，把副本修改副檔名字尾進行解壓提取，這樣就不用再改回來了。
不過總的說來，這種操作辦法還是比較繁瑣的，畢竟有另一種更高效的辦法，這裡就給大家介紹一下。
1 快捷啟動PPT
如何在需要開啟PPT的時候，1秒啟動PPT呢？除了常用的設定PowerPoint軟體快捷方式到桌面，還有更快的兩種方法。
▍第一種方法，就是把PowerPoint軟體固定到工作列。
▍第二種方法，是設定PowerPoint軟體啟動快捷鍵。
上面這兩種超簡單的方法，你也可以同樣用在Word、Excel和其他軟體上哦。
2 PPT快捷鍵
PPT中快捷鍵非常多，相信大家最熟悉的就是Ctrl+A全選、Ctrl+C/Ctrl+V複製貼上、Ctrl+X剪下這幾個。
其實還有升級版的複製貼上Ctrl + Shift + C（複製格式） / Ctrl + Shift + V（貼上格式）。按住Shift鍵插入形狀，可以畫正圓、正方形、正三角形和直線等。
其他還有組合Ctrl +G，對應的取消組合是Ctrl + Shift + G，F2重新命名、F4重複上一步操作、播放一鍵黑屏B鍵、播放一鍵白屏W鍵，縮小文字Ctrl+[、放大文字Ctrl+]、粗體Ctrl+B、斜體Ctrl+I、下劃線Ctrl+U，等等。
3 快速訪問工具欄
在PowerPoint選項中即可新增設定快速訪問工具欄中，一般最常使用的就是對齊物件、旋轉物件、合併形狀和層次調整。
4 PPT母版
所謂母版，其實就是PPT所有頁面版式和樣式的基礎。母版幻燈片控制整個簡報的外觀，包括顏色、字型、背景、效果和其他所有內容。設定好母版，可以讓你製作PPT更高效。
在這裡要特別說明的是佔位符（母版裡自帶的虛線框，可以放文字和圖片來固定格式和位置）和文字框（PPT編輯頁面選單插入，只能放文字）是兩碼事哦！
至於插入頁碼最省事的辦法就是插入頁尾中的編號，具體格式和位置你可以在母版中調整。
5 預設樣式設定
很早之前的PPT軟體預設的字型是宋體，後來大概是從office2013開始PPT預設的字型是等線字型。但很多PPTer依然不太喜歡等線字型，同時也因為字型風格偏好和字型版權原因，可以直接設定文字的預設格式，比如為免費可商用的字型思源系列字型。下次再使用就是你設定過的格式，就會很方便。
同樣，我們也可以用相同的方法，對形狀和圖片物件設定預設的格式。
6 主題格式設定
主題樣式設定，我一般是在做模板或者給公司做PPT的時候，為了統一整個PPT的風格，尤其是主題色和字型，我會在正式做PPT前設定好PPT主題格式並進行命名。
這樣做的好處就是當老闆讓你PPT整個顏色和字型不太滿意時，讓你換其他配色樣式給他挑選，你可以一秒透過切換主題進行大換臉，省時省心。
7 一鍵替換文字和字型
8 兩把格式刷
PPT裡特別好用的兩把刷子，一個格式刷，另一個動畫刷。同樣的使用技巧，刷子單擊應用只能一次，雙擊後可以連續刷多次。
9 吸色器
很多時候，我們看到一些配色特別好的廣告平面設計作品，但苦於不知道一些顏色的色值。除了使用QQ截圖軟體檢視色值外，還可以直接把圖片截圖放在PPT裡，用自帶的吸色器直接吸取顏色使用，很方便。
10 對齊參考線
如果想把PPT的排版更整齊、佈局更合理，尤其是一頁PPT堆積了很多元素時，強烈建議開啟標尺、網格和參考線。除了直接在選單的視圖裡開啟外，還可以用快捷鍵：Alt+F9顯示（再按一次隱藏）參考線、Shift+F9顯示（再按一次隱藏）網格線。
還有就是不要忘了在開啟參考線時，不要忘了勾選智慧參考線哦（方便對齊時自動對齊提示）。
11 圖層與選擇窗格
和PS一樣，在PPT裡也有圖層。如果你對圖層沒有概念，你可以想象幾片玻璃上下疊加在一塊的情形。
如果你的PPT頁面裡上下堆疊的元素圖層較少，就可以直接調整上下順序。但如果較多圖層時，就沒辦法很精準便捷的調整，這個時候選擇窗格就顯得特別好用。
12 PPT自帶的截圖、錄音、錄屏
很多時候，我們截圖用的都是QQ和微信，但是如果我們不登入這兩個軟體就沒法截圖了。這個時候，PPT自帶的截圖功能可以幫到你。PPT自帶的截圖功能比較隱蔽，就在選單欄“插入”中的“螢幕截圖”，自帶了兩個全屏的視窗快捷截圖，點一下就瞬間貼上到了PPT裡。
另外還在選單欄“插入”裡帶有錄製音訊和螢幕錄製功能。
13 翻譯工具與簡繁體轉換
14 幻燈片分節管理
15 幻燈片比較合併
如果你先後做了兩個版本的PPT，想找出兩個PPT修改的不同地方，或者想將兩個不同的PPT合併在一起，該怎麼辦呢？當然是有辦法的，那就是用審閱—比較—選擇合併檔案的功能。
不但能將兩個PPT合併在一起，還可以在右側邊欄裡看到修改的資訊。
16 別弄混了PPT組合功能
關於組合功能，在前面的PPT快捷鍵裡有講到，組合Ctrl +G，對應的取消組合是Ctrl + Shift + G。組合的作。用在於把多個元素變成一個捆綁體（還可以解綁）以便對這些元素整體進行移動操作。
如果你不能理解，你可以想象你買了一箱泡麵，裡面有二十多袋，每個袋子裡面有面餅和調料。組合就相當於把麵餅和調料包裹起來的泡麵包裝袋。要知道包裝的作用不只是在外面印刷廣告資訊，本質上是為了承載分割獨立的產品和整體打包運輸。
另外PPT裡還有一個“組合”，但是這個“組合”是合併形狀（又稱布林運算）中的功能之一，就是把同時選中的兩個形狀合成一個形狀，但是兩個形狀重疊的部分被去掉了，而且這個操作不可逆，組合後的形狀無法再拆分成獨立的原樣（除非撤銷上一步操作）。
17 放映時不播放動畫
如果你在PPT裡設定了很多炫酷的動畫，恰好趕上放映PPT時間很緊，根本來不及展示，這個時候，你可以在播放時選擇“放映時不加動畫”，這樣整個PPT就是靜態的了。
在這裡再重複一下投影播放PPT的一些快捷鍵，Alt+F5使用演講者檢視，F5從頭播放、Shift+F5播放當前頁，播放一鍵黑屏B鍵、白屏W鍵。
Win+P用來投影擴充套件螢幕：
18 PPT保存於恢復管理
之前已經講過PPT自帶匯出PDF、影片功能，以及“PPT後悔藥”：設定PPT選項中的“高階”—可撤銷次數為150）、選項中的“儲存”—儲存自動恢復資訊時間間隔為1分鐘。
當然，即使可以這樣找回恢復，但還是建議大家多用“Ctrl+S”及時儲存，注意檢查簡報的相容性哦，勾選儲存預覽圖片。
19 PPT壓縮
如果你設計的PPT檔案過大，就需要對PPT進行壓縮。
▍壓縮圖片：
一般在一個PPT中佔用質量較多的可能是圖片質量過大，可以直接對圖片進行壓縮。勾選去掉“僅用於此圖片”，同時選擇150ppi解析度即可。
▍壓縮多媒體：
除了壓縮圖片，還可以壓縮嵌入的多媒體檔案，比如音訊和影片等。
▍整體壓縮：
在PPT的選項中“高階”進行影象大小和質量的設定，比如取消勾選“不壓縮檔案中的影象”和調低預設解析度（150ppi已經足夠了）。另外還可以透過刪減母版多餘版式來減少檔案質量。
▍軟體壓縮：
另外就是使用PPT壓縮軟體進行PPT壓縮，比如PPTminimizer。下圖為試用的英文版，大家可以自行在網上下載中文簡體版的。
20 提取PPT中的素材
我們如何提取一份PPT中的多媒體資源呢，比如圖片、音訊、影片？
▍解壓法
辦法有兩種，第一種就是透過解壓的方式。
首先，改檔案字尾名。將原來的檔案字尾（副檔名）名pptx改成zip。這裡要注意的是，需要在資源管理器裡先開啟“檢視”中的勾選“副檔名”後進行修改才有效，不然只是單純的檔案重新命名是無用的，我們是修改副檔名不是簡單的給檔案改個名字。
然後對剛剛的Zip檔案用解壓軟體解壓，即可在其中找到media資料夾，裡面就是我們要提取的素材。
這種操作方法是可逆的，提取完之後，把字尾重新改回“pptx”，就恢復成原來的PPT了。當然你也可以直接對PPT建立副本，把副本修改副檔名字尾進行解壓提取，這樣就不用再改回來了。
不過總的說來，這種操作辦法還是比較繁瑣的，畢竟有另一種更高效的辦法，這裡就給大家介紹一下。