作為企業管理者非常地忙碌，不僅要完成部門及公司目標，還要組織和參與公司各種會議及溝通會。

由哈佛商學院和倫敦政經學院經濟學家完成的一項“CEO做什麼”的研究表明，CEO的大部分（85%）時間都與別人一起度過。他們的工作時間中，開會佔去了60%，剩下的25%用來打電話、開電話會以和處理公共事務等。

但相信大家都有共同的體會，很多會議往往是在浪費時間。

普遍對會議的詬病在於“會議時間延遲、會議目的不清、會議後問題依然沒有得到解決...”

這種無效的會議，不僅沒有達到既定的目標，並且困在會議室的這段時間，生產力幾乎為零，時間及機會成本都很高...

雖然這不是管理者想要的，但會議並不能因此而不開，那究竟如何開會，才是最正確的方式呢。

無準備，不開會！

很多時候，會議效果不好，是準備工作沒有做足。

為了尊重別人的時間，提升會議的高效和有效性，提前準備會議方案還是很有必要的。

1.會議時長

會議不是越長越好，人全神貫注的注意力最多隻保持40分鐘，所以每一次會議最佳的時長應不超過一個小時。

能一個小時開完的，絕不多開一分鐘。

就像吃東西，吃多少，拿多少，不要往盤子裡放太多東西，儘管3分鐘看似不長，但這種壞習慣會導致累計浪費幾個小時，你給自己的時間比原本需要的時間多，就相當於把寶貴的時間都扔掉了。

所以組織者一定要根據會議的主題、目的及發言的人數設定合適的總時長，並且在過程中進行提醒。

喬治.伯思斯說“優質講話的秘訣在於有一個好的開頭和結尾，並讓兩者儘可能地接近。”

2.會議主題及目的

並且，會議主題不宜過多，本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。

同時，讓與會者清楚各自的角色，和需要為此主題做哪些相應的準備。

3.合適的參與人

在會議中經常會出現一些看似相關，其實並不直接相關的人，導致會議延遲和效果不佳。

除了會議發起部門及相關人之外，和此會議有直接利益或後續直接負責此項工作及對接的人員參與，其他如“間接負責的人、或透過部門長即可將工作安排下去的、不需要發言和記錄，未準備充分的人等”其實未必都需要參加。

合適的參與人，既能提升會議的有效性，也是尊重他人的時間。

4.會議的風格

會議風格指的是會議透過什麼樣的形式進行。

是坐著開會，還是站著完成。是用ppt展示，還是直接對話的方式。

能站著就開完的，儘量不要坐著，坐著開會雖然舒適，但會讓與會者忽略時間的流逝。

並且發言的人要站在參會的人群之間，這種暗示會議時間不會太長，可以給大家一種超時的緊迫感，不會持續很久，這樣會更快說到重點。

若不用ppt，可以讓參會的人更能將注意力放在你的身上，也會讓主講人講的更精簡和高效一些。

當你說的內容越少的時候，聽眾反而聽到的內容越多。

5.會議中要各司其職

會議中的每個角色明確分工也是保障會議有效的前提。

誰來發起組織開會更合適；

誰來主講，主講的內容是什麼；

參與的人除了作為聽眾，還需要做哪些事情；

誰來記錄合適，有沒有提前準備好記錄的電子錶模板；

清晰的職責分工，可以讓會議更高效，有效地調動各方資源的同時，讓會議更順利進行下去，同時保證最終的效果和目的。

6.提前釋出會議通知

這一條也非常的重要。

尤其是和Boss相關，需要其決策的會議，需要做到提前，再提前。

一是老闆的時間需要提前預約；

二是若有需要調整的你還可以來得及修改；

三是讓決策人提前清楚他需要做哪些事情，方便你在會議中就重點和其進行溝通。

四是有利於老闆後續更快地對你的方案進行決策和給出明確的意見。

尤其是非常重大重要，涉及到多方部門及利益的會議，一份全面細緻，準備充分的會議方案是必不可少的，也是會議組織成功的保障。

過程中的時間控制，真的是一種水平！

一個好的會議過程需要抓關鍵點：

一是時間的控制，除了在必要的時間提醒發言的人控制時間和不要跑偏之外，會議的主講人更需重點關注。

這時，會議記錄的人，除了積極傾聽之外，往往也是那個需要做到必要的提醒的人。

會議殺手往往是會議上那個強勢的人，佔支配地位，扼殺了會議其他成員相互交流的可能性。

這與其職位、級別和性格有關。

二是每一次只讓一個人發言，或透過發言棒的形式，縮短強勢的這個人的發言時間，總體上讓會議朝著既定的時間進行。

因為你如果什麼都說，那聽眾就什麼都聽不到。

如果你是那個強勢者，一定要記住，話要說到點子上，而且說完了就要停下來。

因為很多時候，與其說人們關注你說的內容，其實他們更看重你展示的清晰觀點和展露出的自信。

真正有水平的人，都是善於控制的。

會開完了，並沒有真的完！

大多會議現狀是，會開完了，就沒有然後了。

作為會議發起和組織部門及關鍵人，需要在會議結束後做如下跟蹤：

首先要出一份會議記錄。

記錄重點內容，並且在會議結束當天，讓每個與會者確認簽字。

目的一是讓他們再次回顧會議內容；二是瞭解本次會議後續要做哪些事情；三也是作為公司會議過程資產的管理需要。

如果是需要有具體的行動計劃的，則列明該行動涉及到的內容事項、部門、責任人、完成的時間點、要達到的目的，工作對接誰等等。

其次是會議發起人需要在計劃完成點前進行適當的提醒。

最後是對本次會議和行動計劃做覆盤。

完成了，是因為什麼，亮點在哪？沒有完成又是因為什麼，問題出在哪，哪些環節沒有考慮到，後期如何改善等等。

萬達的會議文化是“會後不落實等於會白開”，並且為此專門開發了一個任務追蹤系統，目的是透過量化的指標來跟蹤會議落實情況。

透過對會議的這種事前、事中、事後的管理，形成閉環。

小會議中藏著大智慧，除了提升企業整體的管理效能，也讓管理者不斷地去反思，總結，提升自己的管理能力。

精英團隊有效會議的成功召開,統一了團隊思想,鼓舞了團隊士氣.這樣的團隊是狼性的團隊,走入市場才有戰鬥力和殺傷力.

提供銷售精英團隊階段性會議供參考.

公司在適當的時候，適當的階段召開區域負責人小結會，對於控制整個目標管控的過程很重要。控制了過程，等於控制了結果。有些企業是月底才開一次總結會，面對已經定位的業績，太多的感嘆和假設。讓月初拍腦袋，月底拍大腿成了通病。然後總結出了太多的假設，假設要採取怎樣的方法就好了，假設公司的政策作怎樣的調整就好了等等。所以作為控制過程的小結會議應該很必要。召開小結會應該注意幾個問題，才能達到小結會所能達成的效果。

 一.提前通知區域負責人小結會時間地點，並其讓有所準備。每人寫好近階段工作進展的述職報告書。並要求述職報告書需要了解的重點內容。這樣避免小結會的每人沒有系統的發言。述職報告要多用數字說明，避免太多的形容詞。

  二.作為管理者和老闆一定要發自內心的理解，區域負責人在各個地方市場一線奔波的辛苦，，無論他是否在近階段取得業績，回到公司，就是回到了家，一定要讓業務負責人有歸屬感。

 三.各個區域的市場資訊和資訊共同分享原則，讓各個區域負責人發言，但要堅決避免牢騷和抱怨，因為牢騷和抱怨是區域負責人最容易犯的錯誤。以事論事，共同提出問題，共同解決問題。

四.勵勵應該是小結會的主題，因為畢竟不是月底業績定型的會議，管理者無論面對怎樣的工作進度，做好自己的情緒管理，埋怨業績，甚至大發雷霆，註定了你給團隊注入了失望。你是激勵的主導者和無論面對怎樣的挫折，自己要首先承擔起來，告訴自己是自己的錯。一隻羊帶幾隻老虎，統統變成羊。一隻老虎帶幾隻羊，統統變成老虎。

 五.小結會一定要公佈每個區域負責人的完成目標的進度.不斷提醒,讓大家都知道，對於營銷人目標是生命，並要讓數字來說話。已完成多少目標，還有多少目標沒有完成，期限還有多遠，應該下一步採取什麼行動方案。

 六.小結會要公佈業績排名,要培養區域負責人的競爭意識和危機意識,要有榮辱感.讓自己知道,我在團隊裡,排名第幾,需要怎樣的努力.

 階段性的小結會議,應是激勵會議,目標提醒會議,解決問題會議,工作和思想的總結會議.