一、最佳化流程
1.先記帳、後付款(先單後款)
所謂先單後款是學習銀行手工賬時代的結果‚即在款項支付之前必須先填制好記賬憑證;而不是按傳統方法——付款後再做憑證.其好處有:
a)賬務與業務同步.打破傳統會計處理今天吃飯明天刷碗的狀況;且下游等待上游‚督促上游環節加快步伐‚使上游無法在將來處理業務‚只能現在完成‚這是對人性弱點的直接消除.
b)提前發現異常.賬務處理過程可以發現業務處理的不當之處.比如支付應賬款‚超付時多數財務軟體均有紅字提示.儘早發現‚儘早處理‚避免資金損失或搭上超多追討時間.
c)互相監督.有上進心的出納能發現記賬憑證的錯誤.出納登記的資金日記賬可以及時與賬務系統的資金日記賬核對‚將錯誤消除在初始階段.
d)零活運用.先單後付並不強求100%業務均如此‚對於緊急異常業務適當零活.但賬務處理時間不應超過第2日資金日報的報出時間.
e)做好銜接.出納和會計要及時、多次互傳憑證、單據‚互相理解.
f)堅持應用.即使在月末結帳時‚仍須先單後款‚保證日清.
多數企業資金收付業務佔總憑證量的比例在50%左右‚先單後款可以極大提高工作效率.
2.分散工作
將月末工作分散‚提前到月初月中‚不在月末突擊、集中‚最終會減少甚至不在月末加班.
a)趁熱打鐵.在本月報表出具後‚立即填制下月報表的上期及期初數.
b)提前填制攤銷、預提憑證.
3.分割和整合
將原來的整體工作分成小塊‚原來小塊的工作整合在一起完成.
a)小變大.綜合考慮‚設定固定的辦理期間‚減少因經辦人外出而帶來的不必要等待.如報銷時間的規定.如果業務較少‚就應每週集中一天報銷‚減少日常現金存量‚避免安全問題.如果業務較多就應每日定時報銷.
b)大變小.把原來一月處理一次事宜‚改成每週處理一次.比如出庫單生成記賬憑證‚如果每週處理‚月末只剩一週業務‚業務量自然就小‚即使出錯‚也容易查詢原因.這樣的改變‚總體業務量可能增加‚但可取之於減少月末工作量.
4.倒推、擠壓
以出報表的時間‚減去經壓縮的財務處理時間(透過提高效率)‚倒推並規定業務部門提供財務核算基礎資料的時間.此處強調一點‚規定資料報送時間的檔案一定得由公司第一把手簽發‚否則沒有效力.
應向其他部門普及財務工作是經營業務的歸納這個觀點‚否則一半以上的非財務人員會認為:財務只是算工資或發工資的.普及後就可以要求業務部門配合按時、準確的提供原始資料.
5.合理規劃
合理規劃財務部整體與個人工作‚區分出不同的緊急、重要級別‚自行安排.此處涉及時間四象限法的運用.補充如下:
時間"四象限"法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論‚把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分‚基本上可以分為四個"象限":
1)既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)
2)重要但不緊急(如建立人際關係、人員培訓、制訂防範措施等)
3)緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)
4)既不緊急也不重要(如上網、閒談、郵件、寫部落格等)
處理順序為:先是既緊急又重要的‚接著是重要但不緊急的‚再到緊急但不重要的‚最後才是既不緊急也不重要的.
"四象限"法的關鍵在於第二和第三類的順序問題‚必須非常小心區分.另外‚也要注意劃分好第一和第三類事‚都是緊急的‚分別就在於前者能帶來價值‚實現某種重要目標‚而後者不能.
上述是傳統的四象限法解法‚下述是經修正及個人理解:
1)四個象限是會轉換的‚"不緊急不重要"會變成"緊急而重要"‚也就是千里長堤‚潰於蟻穴的道理.就像到了飛機場發現沒帶身份證一樣.及時、妥善處理小事情‚會避免因小失大.
2)對於領導人員‚應將所有工作按上述標準劃分為四象限‚透過"授權"和"提前規劃"這兩個工具‚將第一、第二、第三象限事項下分‚自己只處理不緊急不重要的業務.
二、工作量整合
1.消除浪費.
浪費包括方方面面‚成本費用增加是浪費‚效率低下也是流費‚只不過浪費的是時間.
1)準確率與複核之間的辯證關係.
複核不產生任何價值‚如果前一環節就保證準確‚根本不需複核.
2)全域性觀.
自己出錯會造成自己或下游環節使用幾倍的時間來更正錯誤‚甚至根本沒有反悔的機會.
自己的少量付出可以節約下游大塊的時間‚那麼就該多做一些.如果自己的大量付出可以節約下游更大的節約‚那麼想考慮增加本崗業務‚撤銷或合併下一崗位.
2.消除無關勞動.
多數財務人員總做非財務業務‚如果只是低階重複性工作‚那麼拒絕好了.理由很簡單‚財務是專業工作‚應想辦法研究如何更專業‚從財務角度創造更大效益.而不是將人人都能完成的工作拿在手裡‚影響財務進步‚落後於經營發展.這是中國目前企業的通病‚老闆以實際行動來鄙視財務.
3.主管以上崗位應消除低價值工作‚培養下屬完成.
如果一個人從事出納業務10年‚財務經理應該心理不安‚因為這會導致其學不會其他技能‚幾乎斷絕其職業後路.也說明‚培養下屬不到位.其實培養是針對下級‚對同級甚至上級就叫傳播‚取星星之火可以燎原之意‚不保守.這樣‚就可以把自己熟練掌握(可以相對稱為低價值)的工作交予他人‚保持自己領先.如果所有人都這樣想‚人人都是多能的‚業務水平會整體提高.
4.簡化工作.
定期梳理工作‚去掉不必要的環節.
三、精益求精
1.合理化建議.
不論大小‚只要有改‚就是進步.不積小流‚無以成江河.採納應獎‚鼓勵創新.
2.自我完善‚多學習、多請教.
從事財務這一行‚註定學習伴終身.要多學多用‚讀書、請教、探討都是途徑.經營業務多是滾滾向前的車輪‚如何保證財務與經營業務配套‚甚至枕戈以待‚是每個財務人員必須要未雨綢繆的.
3.利用外力.
不在於我們自我掌握多少‚而是在於我們能利用他人實現多少.自己難以完成或難以獨立完成的業務列出‚請他人協助或請專家.建立良好的人際關係在此就有體現‚如果沒有他人願意幫忙‚那麼我們會很辛苦.
四、職業素養
1.格式
保證文件的格式美觀、重點突出‚一是自我素養的體現‚也是提高他人查閱效率的利器.
2.勾稽關係(內外、公式、全域性)
勾稽關係體現資料的準確性‚表現在:
1)報表內資料之間與報表外經營資料的對應.
2)報表公式準確‚尤其使用Excel時‚很多錯誤都是因為未檢查公式導致.
3)全域性考慮是一種數字的敏感性‚比如生產單耗‚年總產量、年銷售總額等指標‚本身就是一種客觀限制.如果資料超過這種客觀侷限‚財務人員公信力會大大降低.
五、集體與個體
1.人性的弱點
多數人常常為自己的付出與收穫不對等而感嘆社會不公‚這是可以的.但社會不會因為弱勢群體的反映就會改變多少‚因為社會就是階級構成的‚在一個家庭就爭紛不止‚何況龐大的國家.
對於財務人員‚往往幹得最多、工資居中‚又掌握一手工資資料‚更容易心中不平.而財務部內控升遷調資‚更是帶來大家的不滿.
對於心中的不平‚變或實際的不平‚冷靜應對‚是每個財務人員必須的心態.因為事情往往不因我們的喜好而改變‚就像這句臺詞:
你見或者不見我‚我就在那裡‚不悲不喜;
你念或者不念我‚情就在那裡‚不來不去;
你愛或者不愛我‚愛就在那裡‚不增不減;
你跟或者不跟我‚我的手就在你手裡‚不捨不棄;
...
其實‚每個人都有自己的優勢‚體現在方方面面.比如‚口才好‚計算機水平高、自己的親戚是大官‚很有錢.這都是資源‚如何利用‚是否能夠利用‚才是我們應該考慮的.發揮自己的特長‚就會體現"尺有所長、寸有所短"的優勢‚何必自我卑賤.
每個財務人員如果都能平靜分析自己的短長‚摩擦就會減少‚關係就會融洽‚把有限的時間不用在窩裡鬥‚效率就會提高.
2.集體的力量
俗話說:男女搭配‚幹活不累.一男一女就是最基本的集體‚體現的就是恰當的組合.如何把優勢不同的人員組合分配‚是集體產生1+1>2力量的前提.
3.個人組成向上的集體
實現集體的積極向上‚基礎在於個人積極向上.如果個人抵制不斷‚只好將他趕下車.如果集體謀求大發展‚末位淘汰也需要.
4.明確的獎罰措施
現代財務不需要大鍋飯‚所有人應該明白‚成績代表過去‚老闆只關注現在和未來.今天出錯不能用昨日的成績來抵頂.
5.發揮個人的積極能動性
這個一是體現在良好的流程‚能促進個人必須積極主動‚無法消極.二是個人必須有上進心‚期望更好的未來‚不要得過且過.
五、提高效率的歸宿
1.當我們提高效率的時候‚我們是否想過‚提高效率的目的是什麼?答案必定五花八門.我的看法是‚提高效率是為了得到對應的收益.收益內容太廣‚比如為了不加班‚為了有更多的空餘時間學習‚為了提升自己‚甚至是別人的認可.
2.財務效率應與生產經營發展配套或者超過.
3.財務效率應得到老闆的認同及獎勵‚而不是被資本家當做逆來順受的潛力無限的老黃牛.這既是對財務經理的提醒也是對老闆的提醒.如果"被老黃牛"‚請選擇用腳投票.
一、最佳化流程
1.先記帳、後付款(先單後款)
所謂先單後款是學習銀行手工賬時代的結果‚即在款項支付之前必須先填制好記賬憑證;而不是按傳統方法——付款後再做憑證.其好處有:
a)賬務與業務同步.打破傳統會計處理今天吃飯明天刷碗的狀況;且下游等待上游‚督促上游環節加快步伐‚使上游無法在將來處理業務‚只能現在完成‚這是對人性弱點的直接消除.
b)提前發現異常.賬務處理過程可以發現業務處理的不當之處.比如支付應賬款‚超付時多數財務軟體均有紅字提示.儘早發現‚儘早處理‚避免資金損失或搭上超多追討時間.
c)互相監督.有上進心的出納能發現記賬憑證的錯誤.出納登記的資金日記賬可以及時與賬務系統的資金日記賬核對‚將錯誤消除在初始階段.
d)零活運用.先單後付並不強求100%業務均如此‚對於緊急異常業務適當零活.但賬務處理時間不應超過第2日資金日報的報出時間.
e)做好銜接.出納和會計要及時、多次互傳憑證、單據‚互相理解.
f)堅持應用.即使在月末結帳時‚仍須先單後款‚保證日清.
多數企業資金收付業務佔總憑證量的比例在50%左右‚先單後款可以極大提高工作效率.
2.分散工作
將月末工作分散‚提前到月初月中‚不在月末突擊、集中‚最終會減少甚至不在月末加班.
a)趁熱打鐵.在本月報表出具後‚立即填制下月報表的上期及期初數.
b)提前填制攤銷、預提憑證.
3.分割和整合
將原來的整體工作分成小塊‚原來小塊的工作整合在一起完成.
a)小變大.綜合考慮‚設定固定的辦理期間‚減少因經辦人外出而帶來的不必要等待.如報銷時間的規定.如果業務較少‚就應每週集中一天報銷‚減少日常現金存量‚避免安全問題.如果業務較多就應每日定時報銷.
b)大變小.把原來一月處理一次事宜‚改成每週處理一次.比如出庫單生成記賬憑證‚如果每週處理‚月末只剩一週業務‚業務量自然就小‚即使出錯‚也容易查詢原因.這樣的改變‚總體業務量可能增加‚但可取之於減少月末工作量.
4.倒推、擠壓
以出報表的時間‚減去經壓縮的財務處理時間(透過提高效率)‚倒推並規定業務部門提供財務核算基礎資料的時間.此處強調一點‚規定資料報送時間的檔案一定得由公司第一把手簽發‚否則沒有效力.
應向其他部門普及財務工作是經營業務的歸納這個觀點‚否則一半以上的非財務人員會認為:財務只是算工資或發工資的.普及後就可以要求業務部門配合按時、準確的提供原始資料.
5.合理規劃
合理規劃財務部整體與個人工作‚區分出不同的緊急、重要級別‚自行安排.此處涉及時間四象限法的運用.補充如下:
時間"四象限"法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論‚把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分‚基本上可以分為四個"象限":
1)既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)
2)重要但不緊急(如建立人際關係、人員培訓、制訂防範措施等)
3)緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)
4)既不緊急也不重要(如上網、閒談、郵件、寫部落格等)
處理順序為:先是既緊急又重要的‚接著是重要但不緊急的‚再到緊急但不重要的‚最後才是既不緊急也不重要的.
"四象限"法的關鍵在於第二和第三類的順序問題‚必須非常小心區分.另外‚也要注意劃分好第一和第三類事‚都是緊急的‚分別就在於前者能帶來價值‚實現某種重要目標‚而後者不能.
上述是傳統的四象限法解法‚下述是經修正及個人理解:
1)四個象限是會轉換的‚"不緊急不重要"會變成"緊急而重要"‚也就是千里長堤‚潰於蟻穴的道理.就像到了飛機場發現沒帶身份證一樣.及時、妥善處理小事情‚會避免因小失大.
2)對於領導人員‚應將所有工作按上述標準劃分為四象限‚透過"授權"和"提前規劃"這兩個工具‚將第一、第二、第三象限事項下分‚自己只處理不緊急不重要的業務.
二、工作量整合
1.消除浪費.
浪費包括方方面面‚成本費用增加是浪費‚效率低下也是流費‚只不過浪費的是時間.
1)準確率與複核之間的辯證關係.
複核不產生任何價值‚如果前一環節就保證準確‚根本不需複核.
2)全域性觀.
自己出錯會造成自己或下游環節使用幾倍的時間來更正錯誤‚甚至根本沒有反悔的機會.
自己的少量付出可以節約下游大塊的時間‚那麼就該多做一些.如果自己的大量付出可以節約下游更大的節約‚那麼想考慮增加本崗業務‚撤銷或合併下一崗位.
2.消除無關勞動.
多數財務人員總做非財務業務‚如果只是低階重複性工作‚那麼拒絕好了.理由很簡單‚財務是專業工作‚應想辦法研究如何更專業‚從財務角度創造更大效益.而不是將人人都能完成的工作拿在手裡‚影響財務進步‚落後於經營發展.這是中國目前企業的通病‚老闆以實際行動來鄙視財務.
3.主管以上崗位應消除低價值工作‚培養下屬完成.
如果一個人從事出納業務10年‚財務經理應該心理不安‚因為這會導致其學不會其他技能‚幾乎斷絕其職業後路.也說明‚培養下屬不到位.其實培養是針對下級‚對同級甚至上級就叫傳播‚取星星之火可以燎原之意‚不保守.這樣‚就可以把自己熟練掌握(可以相對稱為低價值)的工作交予他人‚保持自己領先.如果所有人都這樣想‚人人都是多能的‚業務水平會整體提高.
4.簡化工作.
定期梳理工作‚去掉不必要的環節.
三、精益求精
1.合理化建議.
不論大小‚只要有改‚就是進步.不積小流‚無以成江河.採納應獎‚鼓勵創新.
2.自我完善‚多學習、多請教.
從事財務這一行‚註定學習伴終身.要多學多用‚讀書、請教、探討都是途徑.經營業務多是滾滾向前的車輪‚如何保證財務與經營業務配套‚甚至枕戈以待‚是每個財務人員必須要未雨綢繆的.
3.利用外力.
不在於我們自我掌握多少‚而是在於我們能利用他人實現多少.自己難以完成或難以獨立完成的業務列出‚請他人協助或請專家.建立良好的人際關係在此就有體現‚如果沒有他人願意幫忙‚那麼我們會很辛苦.
四、職業素養
1.格式
保證文件的格式美觀、重點突出‚一是自我素養的體現‚也是提高他人查閱效率的利器.
2.勾稽關係(內外、公式、全域性)
勾稽關係體現資料的準確性‚表現在:
1)報表內資料之間與報表外經營資料的對應.
2)報表公式準確‚尤其使用Excel時‚很多錯誤都是因為未檢查公式導致.
3)全域性考慮是一種數字的敏感性‚比如生產單耗‚年總產量、年銷售總額等指標‚本身就是一種客觀限制.如果資料超過這種客觀侷限‚財務人員公信力會大大降低.
五、集體與個體
1.人性的弱點
多數人常常為自己的付出與收穫不對等而感嘆社會不公‚這是可以的.但社會不會因為弱勢群體的反映就會改變多少‚因為社會就是階級構成的‚在一個家庭就爭紛不止‚何況龐大的國家.
對於財務人員‚往往幹得最多、工資居中‚又掌握一手工資資料‚更容易心中不平.而財務部內控升遷調資‚更是帶來大家的不滿.
對於心中的不平‚變或實際的不平‚冷靜應對‚是每個財務人員必須的心態.因為事情往往不因我們的喜好而改變‚就像這句臺詞:
你見或者不見我‚我就在那裡‚不悲不喜;
你念或者不念我‚情就在那裡‚不來不去;
你愛或者不愛我‚愛就在那裡‚不增不減;
你跟或者不跟我‚我的手就在你手裡‚不捨不棄;
...
其實‚每個人都有自己的優勢‚體現在方方面面.比如‚口才好‚計算機水平高、自己的親戚是大官‚很有錢.這都是資源‚如何利用‚是否能夠利用‚才是我們應該考慮的.發揮自己的特長‚就會體現"尺有所長、寸有所短"的優勢‚何必自我卑賤.
每個財務人員如果都能平靜分析自己的短長‚摩擦就會減少‚關係就會融洽‚把有限的時間不用在窩裡鬥‚效率就會提高.
2.集體的力量
俗話說:男女搭配‚幹活不累.一男一女就是最基本的集體‚體現的就是恰當的組合.如何把優勢不同的人員組合分配‚是集體產生1+1>2力量的前提.
3.個人組成向上的集體
實現集體的積極向上‚基礎在於個人積極向上.如果個人抵制不斷‚只好將他趕下車.如果集體謀求大發展‚末位淘汰也需要.
4.明確的獎罰措施
現代財務不需要大鍋飯‚所有人應該明白‚成績代表過去‚老闆只關注現在和未來.今天出錯不能用昨日的成績來抵頂.
5.發揮個人的積極能動性
這個一是體現在良好的流程‚能促進個人必須積極主動‚無法消極.二是個人必須有上進心‚期望更好的未來‚不要得過且過.
五、提高效率的歸宿
1.當我們提高效率的時候‚我們是否想過‚提高效率的目的是什麼?答案必定五花八門.我的看法是‚提高效率是為了得到對應的收益.收益內容太廣‚比如為了不加班‚為了有更多的空餘時間學習‚為了提升自己‚甚至是別人的認可.
2.財務效率應與生產經營發展配套或者超過.
3.財務效率應得到老闆的認同及獎勵‚而不是被資本家當做逆來順受的潛力無限的老黃牛.這既是對財務經理的提醒也是對老闆的提醒.如果"被老黃牛"‚請選擇用腳投票.