作為職場人，PPT可以說是最重要的基本技能之一。

但是，很多人（包括高贊答主），卻把PPT製作的方向走歪了，他們用大量圖示和動畫來美化PPT，卻忽略了一個很重要的點——如何做好PPT的內容組織，其實比怎麼做好PPT的設計更加重要。

一、什麼才算是好的PPT？

事實上想要做出圖文並茂的PPT，重要的其實不是你的技術，而是如何將內容結構化地轉化為PPT的形式，然後套用一些達人的模板，完全可以做出這種樣式的PPT。

真的沒有必要為了做出一個好看的PPT，自己苦練技術，花整個通宵的時間去製作形狀和動畫，這完全是本末倒置。

所以，想要做出一份優秀的PPT，最重要的還是組合有序且簡潔地組織內容。

二、如何有序準備PPT的內容

核心其實只有幾點：

1、明確觀眾的身份及使用場合

不同場合使用的PPT自然有差別，比如像這樣的PPT樣張，其實適合大型的釋出會或者宣講會。因為觀眾人數很多，為了保障整體效果，一般不會放置太多文字，主要元素都非常簡潔，主要採用圖示和資料傳達，更多的是主講人在宣講：

而相比之下，我們看到的方案型、報告型PPT，內容就非常詳實了，而且有充足的資料。

報告型PPT

而老師上課用的PPT，那更是重點滿滿，基本沒有什麼美感可言，但因為教學需要，事實上老師做到這個程度已經非常用心了。（事實上這類PPT才是最費時間的，還要寫公式作圖）

所以，做PPT之前，先弄清楚是做什麼用的，如果是釋出會、宣講會、投標甚至講課，其實完全沒有必要做那種很炫酷的動畫。

真正能用上這些動畫的，是比賽、年會、活動等場景，所以千萬不要為了一時的炫酷，弄錯了方向。

2、確定PPT內容的主要框架

我們都知道，PPT的內容展現形式實際上和論文、報告有非常大的區別，因為其有限的空間和播放形式，在製作PPT的過程中，我們就沒有辦法展示密密麻麻的文字，所以在最初設計的時候，就應該考慮清楚這一點。

那如何確定內容框架呢，在目前的主流模板中，一般都是提供了內容目錄的：內容框架應該是細化到大致每一頁應該放什麼東西的。

但是一般人在做PPT的時候，差不多就是想到一頁做一頁，最後再來統一調整，非常費時費力，而且最終呈現效果可能並不好。

所以，在這裡就要給你推薦兩個思維工具了——金字塔思維和思維導圖。

金字塔思維，是結構化思維的一種，由麥肯錫等頂級諮詢公司帶火，現在深受各大公司的喜愛。

所謂金字塔思維，就是把主題進行層層拆解，細化到每一個點，而思維導圖則是可以實現金字塔思維的工具。

比如，我們在做一個路演的PPT時，就可以用這樣的結構來寫：

由X-mind製作

當你細化到這一步的時候，基本框架就已經比較完善了，剩下的事情就是在各個框架裡填寫內容了。

3、策劃PPT各部分的主要內容

很多新手在做PPT的時候，喜歡把一大段內容直接呈現在PPT裡面，最後的觀感是這個樣子的：

事實上，即使是PPT高手，想要把滿屏文字的PPT排版好，也是非常困難的。

PPT最重要的就是精簡——大部分的內容，可以放在備註或者自行準備一個文件，呈現在螢幕上的，只需要挑選最精華和最重要的部分即可。

三、調整PPT內容並進行美化

當完成第二步的時候，其實一份PPT的80%都已經OK了，最後只需要細微調整PPT的排版、新增必要的效果就可以完工了。

在這裡，我就不講那些繁瑣的操作了，直接分享幾個快捷的方法：

1、直接在線上PPT工具上編輯，排版一鍵就搞定

像Woodo就是一個非常好用的工具，裡面有很多好用的模板，直接套用就可以線上編輯，而且支援多人協同，非常方便。

當然，最要吹爆的一個功能還是Woodo 的素材庫。

大家都知道，想要做出好看的PPT，圖示素材都非常重要，而用office製作的時候，圖示素材還得自己到處去搜集，非常不方便。

而Woodo 直接給了一個終極的解決方案，內部配置很多素材和圖示，PPT效果調整非常便捷。

2、統一字型的樣式、配色和風格

其實很多時候，PPT看起來高大上和low的區別就兩點——字型和配色。

當一個PPT中出現不同風格、不同樣式的、不同配色的字型時，給人的感覺是非常混亂的。（如下圖）

但只要我們統一一下字型和配色，感官效果就會好很多：

3、遵循PPT設計的原則

在PPT設計中，一般都會遵循這幾個原則：

對齊、對比、聚攏、重複、降噪、留白六個原則。

所謂對齊，就是將文字和圖片按照統一的標準對齊，比如在對齊原則中，有一個比較重要的技巧，就是相同等級的元素分別對齊。例如，在範例PPT中，圖片與圖片對齊、標題與標題對齊、內容與內容對齊。

一般來說，PPT都有智慧輔助對齊功能，但對於大部分場景來說，我們可以用到PPT提供的對齊工具。在【開始】>【格式】>【對齊】選項卡中，我們可以選擇居中對齊、左對齊、右對齊、橫向分佈、縱向分佈、水平居中、垂直居中等功能。

對比則更容易理解，不同級別的內容，採用不同顏色和大小的相同字型，就可以使得某些重點內容突出。

比如這張幻燈片中，就用對比，讓主題更加突出：

聚攏則是讓相同元素聚集在一起，這樣會讓版式整體更加簡潔工整：

比如圖中所示，就是將一個版塊的元素聚集在一起，看起來排版非常工整。

重複的意思也很簡單，就是在PPT裡面，等級相同的元素採用同樣的展示效果。

比如我們可以讓相同級別的標題和內容，採用同樣的位置、尺寸和字型，這樣看起來整體風格就更加統一。（風格統一的重複）

降噪的意思就是去除PPT中雜亂多餘的資訊和內容，讓字型和顏色都儘量不要超過三種，看起來風格簡潔，也更加統一。

經典的降噪處理

最後留白，這本來是國畫中的一種表現手法，但用在PPT設計中同樣適用。

留白的意思就是，在畫面中故意留下一些空白，為讀者留下想象空間，同時也能增加畫面整體的質感。

作為職場人士，掌握PPT製作是一項基本技能，而能夠做出一份優質的PPT則很有可能為自己的職場表現加分。製作PPT時“圖文並茂”確實是提升PPT質量的公認方法之一，畢竟“字不如表，表不如圖”，圖文並茂的好處：

透過視覺化表達極大降低純文字閱讀的枯燥感。

借用圖片/形的特點強化核心觀點，便於觀眾理解。

解決版面空曠、缺乏層次感、缺少質感等問題。

如何實現PPT圖文並茂，個人認為以下三點（以及延伸內容）非常重要，為了清晰理解，用思維導圖總結呈現：

一、內容為王

PPT的作用是什麼？是為了更好的輔助演講者傳遞想要表達的觀點，內容才是PPT最核心的部分，無論是圖文並茂，還是動畫呈現，最終都是為了突出內容，也就是為了演講者服務。所以圖文並茂的第一步肯定要對內容進行處理，大概分為兩種情形：內容精煉和內容結構化。

1、內容精煉

在絕大多數的PPT使用場景中，PPT只需要保留核心觀點即可，畢竟演講者所講才是重點，所以對內容要“去冗留精、化繁為簡”。舉個例子：

2、內容結構化

幾乎所有人的閱讀習慣更傾向於模組化閱讀，很好理解，就像做年終總結要把內容分為1、2、3、4、5甚至更多部分，因為這樣結構更清晰，更易閱讀和理解。對於PPT中的內容，尤其是大段內容，能夠分條的一定要分條，這樣便於演講者表達，也利於觀眾接受觀點。舉個例子：

二、新增圖片/圖形

對內容處理好了就可以進行圖文並茂的處理了，說白了就是向頁面中增加圖片或者圖形。怎麼新增？可以根據圖片/圖形在PPT中的作用進行新增，我大概總結了三種情況：

用圖片或圖形作為背景豐富頁面。用配圖對所要闡述的觀點進行解釋。用圖片或圖形對頁面進行修飾。

透過例項逐一來看：

1、用圖片或圖形作為背景豐富頁面

如果只是把內容擺在空白PPT頁面中，很顯然會很枯燥、很直白，所以將圖片或者圖形鋪在版面，能夠很好的提升頁面層次感和質感，比如（老兩口的照片作為背景）：

2、用配圖對所要闡述的觀點進行解釋

3、用圖片或圖形對頁面進行修飾

我們常說PPT需要“打磨”，意思是要對已經完成90%的頁面進行細節最佳化，使其更接近100%。而打磨的過程經常會用到各種圖片、圖形，來增強頁面的層次感和質感。比如（使用小圖示既美化又形象）：

三、不要喧賓奪主

在使用圖片或者圖形來實現圖文並茂時，一定要遵循“內容為王”的原則，不要讓圖片或者圖形奪取觀眾更多的注意力，在使用時我總結了2個方法：

使用與內容關聯性強的圖片或者圖形弱化圖片或者圖形

透過例項逐一來看：

1、使用與內容關聯性強的圖片或者圖形

依然以發朋友圈為例，文字內容是“我今天去爬長城了”，結果配了一張“帥哥美女沙灘排球”的照片，很多人可能衝著圖片去了，對內容關注的就少了。所以使用與文字內容關聯性強的圖片或者圖形是為了將頁面打造成一個整體，不佔用觀眾更多的注意力。比如（用地球表示世世界就很合理）：

2、弱化圖片或者圖形

這個更容易理解，把圖片容易爭奪觀眾注意力的特點進行弱化，突出內容。弱化的方法有很多，比如使用模板、單色處理、黑白處理、虛化處理、裁切處理等等。例如（不仔細看你可能看不出背景圖片的內容是什麼）：

綜上，要向完成一份圖文並茂的優質PPT，需要考慮的點有很多，需要在實踐中不斷摸索，只有不斷練習才能產出優質的作品。