一、發通知——按照上級領導要求發會議通知，然後準備相關會議用品，（會議通知參會人是否需要準備材料、檔案、是否需要穿正裝）。

　　二、抓落實——發通知之後，再打一通確定電話給各直屬單位、科室並電子版彙總參會人員名單並列印。確定上級領導參會人員名單（上級領導是否需要接送）。瞭解這個會議的性質是什麼?議題是什麼?議程怎麼安排，準備撰寫領導講話、會議主持詞、會議議程、會議需要收集的會議材料。

　　三、重檢查——第二天在會前30分鐘透過群訊息和電話提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即彙報給主任，保證主任在會前知悉缺席情況，也給主任和書記確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

　　四、勤準備——發通知，落實到人，佈置會場。會前通知後，準備會議材料（確定份數、校對文字）、簽到冊、布標、桌籤、茶水、紙杯、投票箱、錄音筆、照相機（是否有電），去測試可能用到的電腦、投影、音響、話筒、空調等工具是否工作正常，燈光是否有不亮或者閃的、衛生間衛生、會議室環境衛生，確定桌椅數量是否夠用，筆筒紙筆是否充分。（會後是否安排工作餐）。

　　六、發記錄——會後整理好會議記錄給主任(保存錄音)，然後請示會議內容沒有問題後，是否發給參加會議的人員，或者其他人員。要求他們按照執行。（按時間匯出錄音和照片）

　　七、定責任——將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給主任、書記與當事人一人一份，以紀要為執行檔案，監督，檢查執行人的過程結果和最終結果，定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時彙報主任、書記。