財務共享中心業務中比較大的一塊，是發票錄入。按國家相關財稅政策規定，發票等會計憑證原件是應當儲存在關聯方公司的，但在採用財務共享中心模式下，會計業務又是透過遠端服務的方式實現的，怎樣解決檔案傳遞這個問題呢？比較好的方法是採用發票掃描系統，這是一種將掃描、會計憑證、有關差異溝通和存檔結合在一起的系統，能在不增加太多工作量的前提下及時安全地傳遞檔案、解決採購差異等。　　具體方法是：　　

1.要求所有供應商將發票寄到指定信箱。這些信箱由財務共享中心向郵局租賃，只有財務共享中心的指定人員能開啟信箱，接觸到發票原件。　　

2.由財務共享中心指定人員將發票掃描，進入ERP系統。掃描過程中生成掃描號並列印在發票上。　　

3.由財務共享中心指定人員將已掃描的發票原件寄給各關聯方公司負責憑證保管人員進行存檔。　　

4.應付帳款會計根據掃描的發票進行憑證錄入，在三單匹配無誤的情況下，生成應付帳款憑證，並且發票掃描件作為憑證附件自動附在ERP系統中。　　

5.在三單匹配有差異的情況下，財務人員與採購人員之間透過ERP系統自帶的通訊應用程式進行溝通，根據採購的確認，按受差異或決定退回發票，財務與採購的溝透過程自動記錄在ERP系統中，作為確認或退回發票的依據。