辦化室是我們每天工作的地方，如果能保持整潔、乾淨、清爽，對提高工作效率、身心愉悅是很有幫助的。那麼如何在不影響正常工作的情況下來整理辦公室呢？

筆者認為：

1.養成良好的工作習慣，譬如每天早上抽幾分鐘時間打掃下辦公室或晚一會兒下班把辦公室整理好再走。平時工作時保持整整有條，東西不隨便亂扔亂放。

2.充分學會利用時間，在工作需要休息的間隔對辦公室時進行小的整理，就當是工作中的小休憩，既整理到了辦公室，又達到了勞逸結合的目的。

3.也可每天固定幾分種時間整理，如定在早上上班時的五分鐘或臨下班的五分鐘，有了規律的生物鐘，相信以後的小整理都會很輕鬆。

一個是養成良好的習慣吧，桌面上的辦公用品有固定的分割槽以及固定的擺放位置，使用完以後要記得隨手放回原位。

平時會使用到的檔案資料等，也應該有固定存放的抽屜或者檔案櫃，使用完畢後也應放回原處，這樣的話，下次再使用也方便拿取，而且特別是涉密檔案，更應該要妥善保管，不能隨意擺放在桌面上。

再一個是如果公司沒有聘請專門的保潔人員做衛生，那麼就在早上上班之前或者晚上下班之後空出個五到十分鐘的時間，簡單的將地面，桌面，垃圾桶的為生做一下，如果每天堅持打掃的話，其實辦公室也髒不到哪裡去，很快就能清掃乾淨的。

閒餘時間就是早點來晚點走，中午飯後還會有十分八分的。辦公室衛生貴在保持，人人自覺遵守愛護環境衛生的各項規定。

做個有條理的人

從辦公室整理開始

21項技能開始學起來！

整理就是為了讓自己的東西都井井有條，節省尋找資料時間，提高工作效率。

一、建檔術

【實物文件整理】

在辦公室裡，公文包、名片盒、紙質文件等一大堆實物，一張桌子如何整理好？

1.存放有序，固定位置

在辦公室內，各種檔案檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在檔案筐內，貼上標籤；或按使用頻率、重要程度固定儲存在抽屜內的相應位置。

【電腦檔案整理】

除了紙質檔檔案檔案等需要處理，電腦裡的資料若之前沒有處理好，太雜亂怎麼辦？根據平時遇到的問題，我們來看看對應的解決方法。

2.要刪的檔案暫時先留著

問題:剛刪掉檔案就後悔，或幾天後發現它還有用。

解決:a.在桌面建一個“臨時資料夾”，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)後集中處理；b.若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前檢視是否有意外刪除的檔案。

3.隨時做好PlanB

問題:總是找不到要找的東西。

解決:列出已有物品的清單，存於某個地方(如備忘錄)。

4.將經常使用的資料夾放到桌面

問題:找檔案耗時，全放桌面又佔記憶體。

解決:在桌面建立快捷方式。

5.電子檔案建檔

問題:電子檔案胡亂放置。

解決:選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立資料夾，對每一電子檔案進行詳細命名，之後按照自己的分類習慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一型別檔案。

6.定期備份資料

問題:突如其來的情況導致電腦故障，資料全失。

解決:每週或每月及時備份，備份途徑為雲備份或行動硬碟備份。

【關於名片整理】

在實際商務接洽中難免會接收到許多名片，這些名片作為重要拓展資源該如何妥當處理？

7.在名片上寫清詳細資訊

8.手機號碼備註要詳細

問題:某人電話來了，他到底是誰?

解決:以[公司名稱/職位+姓名]的方式作為備註名稱。

二、手賬術

手賬作為可以時刻提醒自己任務程序且必須隨身攜帶的物品，既方便又簡潔。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

問題:沒有及時寫，結果筆記本乾淨如新；寫了沒看，結果淪為形式。

解決:一有約定就立刻寫上，每天多次檢視任務完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

問題:將筆記本交給對方確認時，對方看到自己的名稱是“XX”，氣氛尷尬。

解決:在名稱後註明“XX總”，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方註明日期和主題

問題:記得以前踩過一個盤，但忘了記錄在哪裡了。

解決:給每個記錄註明時間和主題，查詢時就多了兩個關鍵變數。

問題:“小何，你從哪得到的訊息?”“額..我忘了..”

13.勤於找出問題、總結經驗

問題: “今天沒做好，好傷心。”

解決:“今天沒做好，好傷心。下次一定要提前15分鐘到約定的地點，聯絡好招商，提前熟悉目標樓盤，準備好自己稍後要陳述的資料，然後等待客戶的到來。”

14.記下經常去的餐館

問題: “小曹，明天來個重要客人，接待一下。”“啊啊啊，去哪吃啊!

解決:用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

問題:“糟糕，忘了確認對方的出席人員!”

解決:打電話時一定要確認好：對方負責人的姓名/商談的內容時間地點/出席的人員名單/商談需要準備的資料，對方的聯絡方式。

三、筆記術

透過筆記整理每日衝擊大腦的各類資訊，理清思路，明確發展的方向。此外，整理筆記也有助於進發出更多的靈感與創意。

16.準備2個筆記本

問題:那場會議記錄記在哪個筆記本里了?

解決:只要兩個筆記本，一本做重要任務制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本製作索引

問題:咦，這個筆記本是什麼時候寫的?

解決:在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

問題:糟糕，沒地方寫了!

解決:開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

問題:看完一遍筆記，找不到重點。

解決:做完筆記後，在筆記頂部寫下結論。

20.利用“5W2H”整理重點內容

問題:記錄的資訊不到位，忽略了某些要點。

解決:做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什麼事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN) -地點(WHERE) ?用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的“PDCA”記下來

問題:總是做錯，卻還是會在下次犯同樣的錯。

解決:按照Plan (計劃) →Do (執行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結，找提升方法。

做好上述分享的一些小細節

工作上會更有條理性

還可以省出來不少的時間

這些時間可以用在提高工作量做更多貢獻上

也可以為自己製造學習提升的機會

豐富自己的辦公生活哦~

如何利用工作中的空餘時間整理辦公室？這個題目需要分幾個方面來回答！

一、如何整理好辦公室？

我們先來看下上圖，這張圖片給人的感覺是辦公桌面簡單整潔，桌面物件擺放有序，檔案櫃的檔案和書本排列整齊有序，人離開時辦公椅歸位，可以說是辦公室5S管理的典範標杆。那麼，辦公室用5S方式整理有什麼具體要求和標準？請看下圖：

1、辦公桌面整理：

2、辦公室檔案櫃整理：

3、辦公室公共看板整理：

二、什麼時候整理比較合適？

1、辦公室工作的員工，一般工作節奏比較緊，沒有多餘時間整理這些，所以，個人建議利用中午的空餘時間整理辦公室是不錯的選擇。

2、整理完成後，形成標準化管理，其他工作時間使用完某物件後應及時歸位，以免形成辦公室髒亂差的現象。

3、每次下班前十分鐘整理下你辦公室區域5S，做好整理後的管理，時間一長便形成定性思維，習慣自成。