【論文攻略】排版技巧——如何用 Word 編輯參考文獻

每個需要寫畢業論文的朋友都會發現，修改文獻是一件非常痛苦的事情，雖然現在也有很多軟體可以編排參考文獻，其實 word 本身就可以。

採用合適的編輯方法會方便地做到整齊,規範, 自動排序和交叉引用。

1. 以尾註的方式插入第一個參考文獻

2. 按要求的格式輸入參考文獻內容

這時你會發現文字中的序號“1”字是上標格式的，這是你所希望的。但尾註中的“1”也是上標格式的，這不是你希望的。其餘的格式也不合你願，別急。用滑鼠在 最左側處選中尾註中的序號“1”，按快捷鍵“ctrl+shift+= ”就可以使序號不再是上標，或用滑鼠右擊，出現一選單，選擇“字型”，在第二張選單 中去掉“效果”欄中“上標”前面的“√”。

3. 說明

序號周圍有似隱似現的框，這表示所插入手稿的尾註是一種“域”，不必理會它。

插入第二個尾註的方法是同樣的。Word 會根據所在位置的前後自動排序。

4. 去除“尾註分隔符”

我們一般的編輯介面叫“頁面檢視” ，選擇“檢視/普通”進入普通檢視。

按“檢視/腳註”，此時編輯介面分為兩個部分，下面的編輯框是尾註編輯框。

5. 交叉引用

當你在文件中第 N(N>=2)次引用前面文件曾經引用過的文獻時，這時宜採用“交叉引用”。

(注：若你後來又在前面的文件中插入新的尾註，這時後繼的尾註會自動更新編號，但交叉 引用不會自動更新。怎麼辦？按“ctrl+A ”選擇所有內容後，按“F9”鍵就可以完成手動更 新。)

Tips

1、兩欄文件的頁碼插入

大家是否注意到，在 Word 中將文件分成兩欄，然後再插入頁碼時，每頁兩欄只有一個頁碼。

然而，在實際應用中，我們需要兩欄各有一個頁碼，例如在打試卷、檔案等時，一般都是將紙張大小設定成 8 開紙，然後在文件中分成兩欄，我們要求左右兩欄各有一個頁碼，而且頁碼是連續的，那麼用傳統的調入頁碼方法將不能實現。其實，Word 可以自動在兩欄中都 插入頁碼。

（2） 接下來進行頁面設定。選擇“檔案”— “頁面設定”，將紙張大小設定成所希望的大小，例如 8 開紙設定成：寬 38cm，高 26.5cm，然後把“方向”設定成橫向。點選“頁邊距”標籤，將上、下、左、右各自設定好，在將“拼頁”選中。

2、另有妙用的 Ctrl+Z

大家都知道，Ctrl+Z 的作用是撤銷上一個操作，能使我們在編寫文件過程中可以及時取消所進行的誤操作，或是恢復到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z 還有特殊的作用：

先舉個例子，在沒有改變 Word 預設設定的情況下，Word 會自主的加入專案編號，比如在空行中輸入：“1、Word 寫論文”，系統會自動加功能其變為 專案編號的形式，回車後，在下一行添加了“2、”字樣。這時如果按 BackSpace 健，可以刪除第二段中的專案編號，並不能消除第一段中的專案編號形式，也就是說第一行中的“1、”已經變成專案編號了，不可選。這時，Ctrl+Z 就發揮作用了。在輸入“1、Word 寫論文”敲回車後，順手按一下 Ctrl+Z，一切都 OK 了，第一行還是原來的樣子，一點都沒變。

原因：Word 有“自動更正”的功能，可以按照一些約定俗成的規矩將鍵入的內容自動更正。比如我們輸入“1、Word 寫論文”並敲回車後，Word 做了兩件事，顯示換到下一行， 然後將這兩行變為自動編號的形式。我們按了一下 Ctrl+Z，剛好取消了第二個操作，就像什麼事都沒發生過一樣，“自動更正”的內容可以在“工具”選單下的“自動更正”選項下更改。

3、將樣式傳給其他文件

在“管理器”對話方塊中，開啟的文件中的一列樣式會顯示在左邊，Normal.dot 模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式， 單擊“複製”按鈕，就將其新增到了右側的列表中。單擊“關閉”按鈕。下次就可以從 Normal.dot 文件中使用這些格式了。

4、巧用 Alt 鍵實現圖片的精確定位

在 Word 文件中放置圖片，它會自動也一個可見的網格對齊，以確保所有內容整齊的排列。

雙擊該圖片並在“版式”選項卡中選擇某種環繞方式確定後，會發現位置往往不太如人意。

如 果 需 要 精 確 的 控 制 圖 片的 放 置 位 置 ， 可 以 在 按 住 Alt鍵的同時拖動物件到某具體位置，這種方式移動圖片物件時不是按照網格間距進行移動的，從而達到精確定點陣圖片物件的目的。

（1）無尾註的參考文獻的排序

已經介紹瞭如何使用尾註編排論文的參考文獻，再介紹一個沒有使用尾註的普通格式的參考文獻如何排序的問題。

1、將預排序的參考文獻全選，複製

2、新建文件，粘 貼，全選，表格選單下拉後轉換中選“將文字轉換成表格”

3、表格選單中選排序

4 、再次將表格轉換成文字，全選，複製，回原文件貼上，ok

（2）如何自動生成英文目錄

用 word 寫學位論文可以自動生成中文目錄（當然是指中文文件），但不會自動生成英文目錄，蟲們只好手工一條一條敲入，格式也不統一，很痛苦吧，這裡給各位介紹一個 word 自動生成英文目錄的方法，請各位嘗試。

1、中文目錄生成無誤後，將論文取名另存一個新名。

2、在新文件中將文件中的 1、2、3 級標題統統改為翻譯好的英文標題。

4 、複製新生成的目錄，回原文件中轉貼到合適的位置。

ps:自動生成目錄

1、首先保證你的論文各級標題都正確使用了樣式格式（如“前言”為一級標題，選中後在 “樣式”視窗內選擇“標題 1”，“方法”為二級標題，選擇“標題 2 ”）。

2、使用“插入”選單中的“引用”之“索引和目錄”，選擇“目錄”，取消“使用連結而不使用頁碼”，選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”，選擇合適的“製表符前導符”，選擇預顯示的目錄級別，在“修改”中選擇目錄中的字型和字號，確定後即可生成目錄。

3、每次變更內容引起頁碼變化，可以直接在目錄上點右鍵，選更新域，選“更新頁碼”。若標題有變化，選“更新內容”。

4 、如果生成的目錄有很多非標題的內容，可以選擇這些內容，在“樣式”視窗內選擇“清除格式”。

5、生成目錄前，使用“檢視”中的“文件結構圖”，在文件的左側會顯示你的文件的大綱結構，所有帶格式的標題應該完整地顯示，而且與目錄的三級標題一致。只有文件結構圖完全理想無誤，才可以生成目錄。文件結構圖還可以用來迅速定位編輯部位，使用十分方便。

（3）巧用自動更正

寫論文時，常常用到英文大小寫轉換，十分不便。使用自動更正可以輕易解決這個問題。

2、選中“鍵入時自動替換”

3、在“替換”欄內鍵入全部為小寫的英文，如“cdna ”

4 、在“替換為”欄內鍵入正確的大小寫的英文， 如“cDNA ”。

5、 確定，ok

如此可以非常方便地始終使用小寫英文，word 自動將其轉換成正確格式。可以如此使用的有：RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA 等等。

（4 ）給圖表加上自動排序的題注

這樣再改變圖表位置或增刪圖表時就不必挨個修改圖表順序了，特別是文件中引用圖或表時，要逐一更改序號是很麻煩的事。

3、“位置”內，如果是表，選“在所選專案上方”，若是圖，選“在所選專案下方”。

5、確定後，在圖的下方或表的上方出現“圖？-？”或“表？- ？”，在其後可以輸入標題內容。標題的字型、字號和與圖表的間距，可以在樣式中加以限定。

6、 論文中引用到某圖或表時，可以在引用處插入“交叉引用”，即“插入選單”- “引用” - “交叉引用”，在對話方塊中"引用型別”選“圖”或“表”，然後在“引 用內容”中選“只有標籤和編號”，選或不選“插入為超連結”，在“引用哪一個題注”框內選中你要引用的圖或表即可。記住論文更改後全選，點右鍵，選“更新 域”，即可全部更新序號。

7 、英文題注可以使用“交叉引用”的方法，然後手工將“表”替換為“table"," 圖”替換為“Fig." 。

8、當然，“交叉引用”還可以用在“標題”、“尾註”、“公式”和“編號項”等內容上，使得“見第幾章”“見***公式”等引用項都可以自動更新 。

用 Word 編輯論文的幾個建議

由於各方面的原因，大家主要還是用 Microsoft word ( 以下簡稱 Word)編輯論文。Word 在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經常要為不斷地 調整格式而煩惱。我把自己以前使用 Word 的經驗和教訓總結一下，拋塊磚。

原則: 內容與表現分離

一篇論文應該包括兩個層次的含義：內容與表現，前者是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，而後者則是指論文頁面大小、邊距、各種字型、字號 等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現；而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關係不言自明。在排版軟體普及之前，作者只需關心文章的內容，文章表現則由出版社的排版工人完成，當然他們之間會有一定互動。 word 倡導一種所見即所得（WYSIWYG ）的方式,將編輯和排版整合在一起，使得作者在處理內容的同時就可以設定並立即看到其表現。可惜的是很多作者濫用 WYSIWYG ，將內容與表現混雜在一起，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。

本文所強調的“內容與表現分離”的原則就是說文章作者只要關心文章的內容，所有與內容無關的排版工作都交給 word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當的方式告訴 word 。

因為 word 不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟體，不要只拿它當記事本或寫字板用。

主要建議如下：

1. 一定要使用樣式，除了 Word 原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的，一定要注意，想 想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會， 如果要對排版格式（文件表現）做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。

2. 一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發現自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以透過設定標題樣式來實現，表格和圖形的編號透過設定題注的編號來完成。在寫“參見第 x 章、如圖 x 所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以後，當插入或刪 除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以透過題注來完成，但我另有建議，見 5 。

3. 一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文件沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮排等來進行。如果發現自己打了空格，一定要謹慎，想想是否可以透過其他方法來避免。同理，一定不要敲回車來調整段落的間距。

4. 繪圖。統計圖建議使用 Execel 生成，框圖和流程圖建議使用 Visio 畫。如果不能忍受 Visio 物件複製到 Word 的速度，還可以試試 SmardDraw ，功能不比Visio 弱，使用不比 Visio 難，速度卻快多了。如果使用 Word 的繪圖工具繪圖，最好以插入 Word 圖片的方式，並適當使用組合。

5. 編輯數學公式建議使用 MathType5.0，其實 Word 整合的公式編輯器是它的 3.0 版。安裝 MathType 後，word 會增加一個選單項，其功能一目瞭然。一定要使用 MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還可以自動更新編號。word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以透過固定行距來修正。

6. 參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，已經太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同時就整理參 考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word 沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾註的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager，它與 Word 整合得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱 Cwyw ）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關資訊，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非常美觀和專業的參考文獻列表，並且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。

這除了可以保持格式上的一致、規範，減少出錯機會外，更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。並且從長遠來說，本次輸入的參考文獻資訊可以在今後重複利用，從而一勞永逸。類似軟體還有 Endnote 和 Biblioscape。Endnote 優點在於可以將文獻列表匯出到 BibTeX 格式，但功能沒有Reference Manager 強大。可惜這兩個軟體都不支援中文，據說 Biblioscape 對中文支援的很好，我沒有用過，就不加評論了。

7. 使用節。如果希望在一片文件裡得到不同的頁首、頁尾、頁碼格式，可以插入分節符，並設定當前節的格式與上一節不同。

上述 7 點都是關於排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現就交給 Word 去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下 Word 的幫助，因為 word 早已提供了足夠強大的功能。

我不懷疑 Word 的功能，但不相信其可靠性和穩定性，經常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常鬱悶。如果養成良好的習慣，這些情況也可以儘量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下：

8. 使用子文件。學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都儲存在一個檔案裡，開啟、儲存、關閉都需要很長的時間，且不保險。

9. 及時儲存，設定自動儲存，還有一有空就 ctrl+s 。

10. 多做備份，不但 word 不可靠，windows 也不可靠，每天的工作都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word 提供了版本管理的功能，將一個文件的各個版本儲存到一個檔案裡，並提供比較合併等功能。不過儲存幾個版本後文件就大得不得了，而且一個檔案損壞後所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧 。

11. 插入的圖片、和公式最好單獨儲存到檔案裡另做備份。否則，哪天打文件時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。