我算是半個專業PPT設計師吧，雖然商業性質的單子接得不多，但在我們學校這遠（niao）離（bu）喧（la）囂（shi）的小地方，學院裡但凡稍微上點正式場合的彙報PPT都是我來做的。領導只負責把Word講稿寫好，然後給提供一些照片素材，接下來就是我的活兒了。

在這個過程中，主要需要具備兩個能力：一、內容提煉能力；二、視覺化表達能力。

曾經搞過幾次講座，中間就用到了幾個實際的案例。下面和大家也分享分享。

案例一

劃線部分該如何展示呢？

不難發現，這是一組資料，包含了具體數字和百分比兩種資料型別。對於講述人來講，每次講一個點，先講人數，再講佔比，然後再是下一類資料的人數和佔比，這個順序是很符合我們的說話習慣的。

但內容提煉就是要打破這種語言的陳述表達，從中提取出有用的資訊點來。

這一段包含的資訊主要就是兩個，一個是數字，一個是百分比。不過，幾個百分比之間是不是並列關係呢？仔細看就知道並不是。

第一個百分比的總數是教師總數，而後兩個是學生總數。這是兩個不同的群體，所以54%和5.5%並不是並列關係。

那麼接下來就有兩種表達方案了：

如果要著重表達黨總支的黨員成分，那就需要展現師生黨員在總數89人中各自的百分比（這個比例在材料裡是沒有的）；

如果要著重表達入黨動員工作的成績，展示黨員的覆蓋率，那就需要分別展現老師和學生黨員在各自群體中所佔的百分比：54%、5.5%

但不管是哪種方案，如何最好的用視覺化的形式來表達百分比呢？餅圖嘛！

如果要按第一種方案來表達，一個餅圖就夠了。餅圖的兩部分各佔多少，應該是自行計算32/89和57/89的數值後獲知的；

如果是按第二種方案來表達，就需要兩個餅圖（學生黨員和預備黨員可以在一個餅圖中一起體現）。

最後，我選擇了第一種方案（因為我覺得這一段主要是在講解支部黨員組成成分，而不是在肯定成績），做出的PPT是這個樣子的——重點展現的是餅圖，右側加入具體的人數來平衡頁面、進一步解構成分：

經過資訊提煉和視覺化表達，大家在看到這一頁PPT時就能瞬間明白黨支部的構成情況。

案例二

在彙報材料中，經常會出現排比句的使用。如果你經常看新聞聯播的話，還能發現有很多領導都喜歡對自己的一些觀點進行數字性的歸納——一箇中心、兩個基本點、四項基本原則、兩手抓兩手都要硬、一帶一路……你看，是不是這個調性？

所以像上面文字材料中的「5道關」，那就是領導智慧的結晶啊！但凡遇到這種點，不要遲疑，絕對是重點呈現物件！趕緊提煉出來吧！

提煉完了，該怎麼呈現呢？這麼寥寥幾個字，直接把字號放大放在頁面上，肯定會顯得空蕩蕩的不好看。

這種時候，記得使用圖示！

根據領導的這些要點，提煉其中的含義，搜尋到相應的圖示，與要點進行搭配展示，通常是簡單好做、效果還不錯！

看看我的做法：

動機：腦子裡是怎麼想的。

品學兼優：那肯定是好學生啦。

推優選優：自然是人人都豎大拇指啦。

群眾意見：那就來三個人表示很多人吧。

因為圖示是對概念進行概括化而非精確化的表達，所以同一個意思有很多圖示可以選擇，只要能大概沾點邊的都可以配上去。例如品學兼優也可以配獎盃圖示、推優選優也可以配投票箱的圖示。有了這些圖示，一下子就把頁面豐富起來了。

透過這兩個案例的解析，我想你應該能明白「提煉內容」、「視覺化表達」這兩步大致都是要幹些什麼了吧？

PPT設計師就主要是透過這兩個手段，將一大段一大段的文字變成邏輯關係圖、圖表、關鍵詞、圖示，然後再合理搭配圖片、根據內容設計合適的頁面版式，最終做出來PPT的。

從上面兩個案例，相信大家不難發現，PPT是根據內容的不同來選擇不同的表達形式的，而PPT模板呢？大多數人是根據形式（外觀好不好看）來進行選擇，選定了下載好了，再往裡面裝內容，根本不管這個內容是否適合這樣的表達形式，所以才有很多人用模板做出來的PPT看著人不人鬼不鬼的，一填進去內容就看著比空白模板時醜了一大截。

如果真想學好PPT的話，我勸大家還是早點拋棄模板為好~

說實話，這也是很多人下了那麼多的模板卻套用不上的原因，不會把文字轉化為視覺化的PPT。

這是一個3M公司的企業介紹ppt中的一頁，典型的拿PPT當Word使用的案例。換作是您，您如何最佳化這頁PPT？如何將其進行視覺化設計？

首先，我們要對文字內容進行提煉，提煉的過程不表，這是大家從小學的時候就應該練就的能力。

然後就可以對內容進行基本的最佳化。比如，透過背景與文字顏色、字型、分段、行距段距設定、兩端對齊、文字提煉等進行基本的審美最佳化。

有了前面的基本最佳化，便可以透過套用模板的方式進行視覺化設計了，▲如圖，沒有使用圖片、圖表或圖示，僅僅只是色塊的簡單組合，是不是有那麼一點點的感覺了？

▲如圖，是加入圖片的設計，一張大圖與三個背景式色塊標題及文字搭配，簡約而不失商務風，離高大上的感覺越來越近了！

緊接著，我們就可以繼續大膽設計各種優美的版式，▲如圖，是色塊與圖片搭配的經典版式。

▲如圖，是大圖與空白版式上下對稱，三個色塊居中分佈，輔以圖示來提升文字的辨識度，也是非常經典的商務版式。

▲如圖，與上一頁的版式有著異曲同工之妙，上一頁的圖片變為色塊，而色塊則變成了圖片，同時，又引入了微立體的元素，感覺高大上。

最後這一個案例，用色塊與微立體風格的圖片搭配，適合微立體風格的PPT作品，的確高大上。

透過此案例，我們可以看到，把WORD改造成PPT並不難，只需要將文字進行梳理、提煉即可，然後再找一些精美的模板套用或模仿。

比如此案例中將文字進行邏輯梳理後分段，再提煉出每一段的標題，精簡文字內容，輔以與文字關聯的圖片、圖示，即可進行視覺化的設計。

期望對您有幫助！

某晚凌晨2點，我突然被一個前同事“文案吳”的電話吵醒…

▎文案吳：你抬頭看看窗外，有沒有發現文曲星周圍陰雲密佈？

▎我：有P快放…如果不是你老婆快生了，或是你逛窯子被抓了，我明早就提刀去你們公司…

▎文案吳：我還在做年終總結PPT，請賜我這個文案狗把word變成PPT的大法…

次日，

文案吳，

卒，

享年28歲。

如今每每想起這件往事…我都後悔不已…

後悔為什麼當時沒有多踩他兩下…

一晃眼已經是2018年末了，又到了做年終總結PPT的時候…

希望各位“文曲星”兄dei不要再半夜打電話給我，以下就是我把word變成PPT的秘籍…

1）製作PPT之前，先提取word大綱；

2）根據大綱搭建PPT框架內頁，

3）排版內頁時，注意區分資訊層級；

4）多用圖片與圖形，將資訊視覺化。

搭建“骨架”，填充“血肉”

a、搭建骨架；

拿到一個word以後，我一般會先被裡面雜亂的內容氣到吐血三升，然後再一邊療傷，一邊提煉出內容的大綱。比如：

《2018年終總結PPT》

• 一年回顧

• 成績斐然

• 經驗教訓

• 來年計劃

接著再依據這些大綱，分別設計出封面、目錄頁、過渡頁、封底，此時PPT的內容框架就出來了：

這裡再補充一個細節——你可以在目錄的標題下方，加一行“章節摘要”，這樣能幫助讀者更清晰地掌握全文結構：

b、填充血肉；

設計好封面等頁面以後，我還會再冒著髮際線提高2釐米的風險，設計一到兩頁全P通用的內頁：

這種內頁一般由標題欄（logo+標題）以及簡潔的背景構成。

值得一提的是，內頁的背景越簡潔，它的可套用性就越高，你隨便套什麼內容進去，都不會有違和感。

設計好內頁以後，接下來你就可以開始進行詳情頁的製作了。

你可以按照大綱，先把內容丟進不同的PPT頁面中，一般一頁PPT只放一到兩個內容點。

最終我們就能得到一個原始的PPT，以及掉在鍵盤上的一坨劉海了：

內頁的排版

a、內容要層級分明；

標題與正文之間一定要有明顯的區別，這種區別可以體現在字色或者字號上：

我在排版內頁之前，一般會先做個設計規範，比如一級標題、二級標題、正文等等分別使用什麼樣的字號、字色：

這樣做的好處就是——能讓整個PPT看起來“既有菊部上的對比，也有大體上的統一”。

同時，不同的內容模組之間還應保持一定的間距，這樣也能方便讀者區分出各個模組：

b、排版應順應大腦的閱讀順序；

人的大腦習慣從左到右、從上到下進行閱讀，因此我們在排版時應該儘量順從它的習慣。

舉個例子，在這一頁PPT中，分別有一級標題、二級標題、正文、圖表、註釋：

我們可以根據其重要程度，按照從左到右、從上到下的順序來排版：

還有個值得我們關注的細節是：文字最好使用左對齊，這樣會更符合大腦的閱讀習慣。

好了，現在我們可以得出結論了：大腦就是個麻煩的碧池。

對頁面的視覺化處理

以下為木哥的胡說八道時間。

早年間，網上流行著一句神秘的咒語——“沒有圖片你說個雞兒”。

根據不可靠推測，此咒語最早源於領導對員工的“word型PPT”的評價語，用於表達領導對員工PPT水平的擔憂。

因此，如果你不想自己在上交完PPT以後被領導回覆一句“沒有圖片你說個雞兒”，那麼你最好學會以下這些技能。

a、新增配圖；

只有文字而沒有圖片的PPT，看起來容易給人單調的感覺：

如果你能根據內容，新增適合的配圖，那麼你的PPT就能變得有內涵很多…

這類高質量的配圖…大家可以去以下這些網站下載：

b、新增圖示；

一個PPT的內容如果足夠多，那麼配圖可能就追不上它…

硬塞進去是沒有幸福的…

此時把圖片換成圖示的話，效果可能會更佳：

圖示素材去哪找呢？

下載並安裝一個【islide】外掛就好了，裡面有10萬+個免費圖示供你使用：

c、新增圖表；

Word跟PPT最大的區別就在於：前者主要用於承載文字資訊，而後者能將文字資訊轉換成圖形資訊。

舉個例子，以下兩頁PPT，哪頁讀起來更快？

機智的你應該一眼就找到了答案…這就是PPT相對於Word的優勢。

因此，我們在做PPT時，在條件允許的情況下，應該儘量將文字資訊轉換成為圖形資訊。

翻譯成人話就是：少用字，多用圖。

最後我們再來總結一下今天的內容。

將word變成PPT，你應該遵循以下步驟/注意事項：

1）製作PPT之前，先提取word大綱；

2）根據大綱搭建PPT框架與內頁，

3）排版內頁時，注意區分資訊層級；

4）多用圖片與圖形，將資訊視覺化。

你可以這麼做

① 列邏輯

開啟Word後，按照PPT演講時候的邏輯先把邏輯羅列好，是總分總，還是分總，還是總分。

② 搬文字

把Word上的文字按照順序搬到PPT上。PPT上每一頁的內容都只展示一個觀點。

比如老闆要求是清新的，或者是微粒體風格，確定後。根據風格和要表達的主題確定配色。比如是演講的主題是如何透過PPT賺錢，那麼可以考慮商務簡約風格＋金黃色配色。

④ 開始設計每一頁

⑤ 檢查

做好了，需要重新檢查。錯別字，字型搭配等等。

直接舉個例子，下面是一份word版的ppt

按照我自己的習慣：首先要確定整套PPT該用的風格，配色及字型，再一頁頁去細細修改。

風格：可以參考一些網站，如中國政府網、新華網、東方新聞、人民網等。 配色：一般是以紅、黃為主，因為是兩會，所以用了紅、黃、藍三個色。 字型：標題字一般選用書法字型，如華康儷金黑W8、葉根友刀鋒黑草、禹衛書法行書簡體、漢儀尚巍手書W，方正呂建德字型，段寧毛筆行書等等，這些字型能夠體現出大氣感。內頁字型一般用宋體類或黑體類，如微軟雅黑或思源黑體系列。

設計思路

1.找了張符合主題的背景圖，標題字用金泊紙做了填充。 2.左上角加了兩會標誌，右上角加了鴿子，使整個畫面平衡。 3.覺得畫面有些單調，就處理下細節，用了5顆星星做裝飾，用筆刷在數字下面襯底，這樣整個畫面能生動起來。

設計思路

1.整個頁面2塊資訊，一個是時間、地點介紹，一個是2句話。 2.標題字用了筆刷並加粗，這樣做可以使資訊突出。內容用了上下的排版方式，時間、地點用色塊+圖示來展示，2句話用線框。

1.這是一個會議議程，共8塊資訊。所以做了個時間軸，因一頁太擠做了兩頁。 2.標題的處理，整套PPT都統一成一個樣式。細節處加線條和數字來點綴，使畫面飽滿些。