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秘書工作的一般特徵,是指各類秘書工作都具有的,但又不同於其它工作的特徵。一般特徵不同於本質特徵。秘書工作的本質特徵決定秘書工作的一般特徵;秘書工作的一般特徵反映秘書工作的本質特徵。秘書工作的本質特徵只能有一個,秘書工作的一般特徵可以有多個。揭示秘書工作的一般特徵,既有利於進一步認識和把握秘書工作的本質特徵和規律,也有利於全面認識秘書工作的特徵,有針對性地做好秘書工作。
一、機要性與群眾性相統一
秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語“秘書”一詞,就包含有“秘密”的意思。英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞幹“secret”,俄語中的“ceKpemapB”(秘書)一詞中的詞幹“cekpem”,它們的意思都是“秘密”。這種驚人的相似,恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為,秘書工作是輔助領導工作的,而各級領導中樞都是機 密核心,秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關,秘書人員在領導身邊工作,必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書,掌握很多重要情況,機要性更強。革命戰爭年代,我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內部,擔任敵方黨政機關和軍隊系統的機要秘書,為我黨我軍提供了大量重要情報,為保護黨中央的安全,奪取革命鬥爭的勝利作出了重要貢獻。秘書部門是一個核心要害部門,秘書工作的機要性與政治性有著密切的聯絡。保密與竊密的鬥爭,實質上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進行政治鬥爭的重要表現;在經濟領域中側是經濟鬥爭的一種表現形式。正因為如此,古今中外的領導者在選拔、任用秘書人員時都很慎重,要求政治上絕對忠實可靠,有高度的保密觀念,嚴格的保密紀律,嚴守各種機密。我們黨和國家對秘書人員的選用條件也是十分嚴格的,專門制定頒發了機要秘書工作的規定,任用前要進行政治審查,任用後要經常進行保密教育,都是出於秘書工作的客觀需要。因為辦公廳是一個要害部門,是一個核心要害部門,秘書人員在領導身邊工作,機密知道的比較多。所以,辦公廳工作人員要有政治上的警惕性,要注意保密,遵守保密紀律。
但是,也必須看到,秘書部門又是各級領導機關彙集資訊的中心,是聯絡各方面的橋樑和紐帶,其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多檔案的擬製,許多決策的實施,都直接涉及群眾的切身利益,必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中,秘書人員必須密切注意資訊反饋,傾聽群眾呼聲,才能糾正可能出現的偏差,防止矛盾激化。秘書工作不僅是為領導服務的,也是為群眾服務的。這種服務既有間接性,也有直接性。秘書工作主要是透過直接為領導工作服務來體現為人民群眾服務的,因為領導是為人民群眾服務的。秘書人員處理群眾來信,接待群眾來訪,進行調查研究,協調機關工作就是直接面對群眾的工作。人們常說,秘書部門是機關的“視窗“和“門戶”,也是從這個意義上說的。因此,秘書人員必須樹立群眾觀念,密切聯絡群眾,關心群眾的疾苦,及時向領導反映群眾的心聲,成為領導聯絡群眾的橋樑,而不是橫在領導與群眾之間的一堵牆。
秘書工作的機要性與群眾性是對立統一的辯證關係,二者相互依存,相互結合,不可分割。如果只看到秘書工作的機要性,而忽視秘書工作的群眾性,把自己完全封閉起來,拒群眾於幹裡之外,就會割斷領導與群眾的聯絡,脫離群眾,造成資訊不靈,情況不明,滋生官僚主義和衙門作風,損害領導機關的形象和威信;反之,如果只看到秘書工作的群眾性,而忽視秘書工作的機要性,就會在公務接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕,內外無別,洩露機密,給黨和國家及組織自身造成不應有的被動和損失,其後果不堪設想。因此,秘書工作者必須妥善處理好二者之間的關係,既要始終堅持密切聯絡群眾,又要時刻注意保守機密。但是,就秘書工作的個性特徵而言,機要性是它的主要方面,因而,當保守機密與聯絡群眾發生衝突時,應把保密放在首位。
二、綜合性與專業性相統一
秘書部門不是領導機關的專項業務部門,而是機關的綜合部門。因此,秘書工作所涉及的範圍和內容十分廣泛,具有突出的綜合性,包括起草綜合性的文電,提供綜合性的資訊,進行綜合性的調研,處理綜合性的事務,綜合各部門的情況,辦理不屬於業務部門職責範圍內的事務。綜合性不僅指秘書工作內容的廣泛性,更重要的是對各種情況或資訊進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及裡的分析、歸納、抽象和概括,使之由個別上升到一般,由現象深入到本質,總結出帶規律的東西,這種綜合才是秘書工作的真正內涵。這一特點是由秘書工作的輔助領導工作的全域性性所決定的。任何一級領導者都處於不同層次的管理系統全域性位置上,都必須總攬全域性,預測發展,統籌規劃,綜合協調。各級秘書部門和秘書人員,作為各級領導的參謀和助手,這種地位決定了秘書工作高度的綜合性。從機關的整體結構功能來看,任何機關都必須由專業部門和綜合部門的有機結合,才能形成合理的機關結構,而且機關層次越高,業務部門越多,越需要加強綜合協調工作,以便發揮機關的整體功能。而各級秘書機構正是這樣一種綜合協調部門。它要求秘書人員必須具有全域性觀念,立足領導工作全域性,站在領導者的角度觀察、分析和處理問題,提出參謀建議,做到不在其位,當謀其政;必須具有較寬的知識面,成為本機關、本系統的“通才”和“雜家”,以適應領導者駕馭全域性的需要;必須具有較強的綜合概括能力和綜合協調能力,才能做好秘書工作。
另一方面,秘書工作又有它的專業性。這種專業性,主要是秘書業務的特殊要求,例如,秘書工作要求秘書人員必須具有較高的政策水平、文字水平和理論水平,有較強的參謀能力、調研能力、資訊處理能力和辦文辦事能力,熟悉文書、檔案、保密、信訪、會務、通訊、禮儀等方面的知識,會操作現代化辦公設施等等,要達到上述要求絕非易事,非進行專業訓練不可。現代管理的科學化對秘書工作的專業化要求越來越高,過去那種“萬金油”式的秘書模式,已不能適應現代秘書工作的需要。秘書工作作為一種特殊的社會職業,不是什麼人都可以從事的工作,必須進行正規的專業培訓,進行嚴格的專業考試,才能取得秘書資格。中國改革開放20年來,之所以對秘書人才的培養越來越重視,許多高等院校開設了秘書專業,國家自學考試中心還開設了秘書本科專業,國家勞動和社會保障部將在全國實行秘書職業資格證書制度,都是為了保證秘書專業人才的培養質量。秘書工作的專業性,還體現在不同行業的秘書,必須熟悉所在行業的專門知識。例如,黨委秘書必須熟悉黨務工作知識,行政秘書必須熟悉行政管理知識,軍隊秘書必須熟悉軍事知識,企業秘書必須熟悉企業管理和商品經濟知識,涉外秘書必須熟悉涉外法律和外貿知識,等等。秘書對行業知識越精通,工作起來越得心應手。否則,“隔行如隔山”,秘書不熟悉行業知識,就無法做好綜合工作,更難以發揮參謀作用。
秘書工作是綜合性與專業性的辯證統一。綜合性是它的主要方面,專業性則是它的次要方面。二者是相互滲透,相輔助相成的。秘書人員的專業知識越豐富,越全面,總攬全域性的綜合能力也就越強;秘書人員的綜合能力越強,對全域性瞭解得越透徹,也更有利於他對專業知識的掌握。二者是相互結合,相互促進的辯證統一關係。這一特徵要求秘書人員一定要處理好“博”與“專”的關係,既要有較為廣博的知識面,力求成為“專業通才”,又要精通秘書業務,力求成為“秘書專家”,只有這樣,才能適應秘書工作的需要。
三、事務性與思想性相統一
秘書部門是各級領導的辦事機構,協助領導者處理日常事務,保證領導和機關工作的高效運轉。秘書部門的事務性工作都是圍繞領導的政務性工作進行的,大致可分為四類:第一類是日常程式性事務,第二類是臨時偶發性事務,第三類是領導交辦性事務,第四類是部門不管性事務。這些事務工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點,但又滲透著極強的思想性。例如,檔案校對工作,如果稍有疏忽,錯校一個關鍵的字,檔案印發出去,就可能造成重大的政治影響;會場佈置工作,如果擺錯主席臺領導人座位,錄相放出去,或照片發出去,就可能會引起各方面的猜測;辦信接訪中,哪些信應送領導同志閱,哪些人應由領導同志出面接談,都具有思想性。人們常說“秘書工作無小事”,指的就是事情雖小,但是如果處理不好,造成的影響卻很重大。因為秘書工作中的事務與領導政務密切相聯。秘書工作的事務性是由秘書工作產生的基礎和根本目的所決定的。秘書工作是適應領導工作需要而產生的。領導工作有政務和事務兩大部分內容。由於領導工作日趨複雜化,而領導者的精力十分有限,迫切要求領導者把主要精力用於政務工作方面,集中精力思考和研究宏觀決策問題,而把事務性工作交給助手--秘書人員去處理,以減輕領導者的工作負擔,提高領導工作效率。“秘書是領導的助手”,正是從這個意義上說的。儘管隨著時代的發展,領導者越來越重視發揮秘書工作的參謀職能,但這絲毫不意味著秘書工作可以弱化處理事務的職能。無論秘書工作怎樣發展變化,處理事務始終是它的基本職能之一。這一特點要求秘書人員必須從提高機關運轉效率的高度,充分認識事務工作的重要性,正確處理事務與政務的辯證關係,從處理事務入手,達到參與政務之目的;必須培養勤奮、刻苦、細心、耐煩的作風,克服懶惰、怕苦、粗枝大葉的作風,不斷改進工作方法和手段,努力提高辦事效率。
另一方面,秘書工作又具有很強的思想性。這是因為,秘書機構不僅是一個辦事部門,還是一個重要的參謀部門,它在領導決策過程中具有重要的參謀作用。例如,在領導決策前進行調查研究,綜合情況,提供資訊、方案和其他決策依據;在決策形成過程中起草文電,將領導決策形成文字資訊,化為切實可行的政策和措施,以便貫徹落實;在決策實施過程中督促檢查,收集反饋資訊,作為修正決策的參考,以輔助領導正確決策。所有這些工作,都滲透著極強的思想性。我們說“秘書是領導的參謀”,正是從這個意義上說的。在改革開放的新形勢下,領導決策科學化、民主化程序不斷加快,秘書工作在領導決策過程中的地位和作用越來越重要,秘書工作的思想性更加突出。這一特點要求秘書人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論,努力提高思想理論水平;必須認真學習黨的基本路線和各項方針政策,努力提高政策水平;必須學習和研究秘書參謀理論和方法,培養宏觀思維能力,“議大事,想全域性,懂本行”,努力提高謀略水平,緊緊圍繞領導重大決策和單位中心工作,搞好秘書服務,堅決防止和克服“忙忙碌碌的事務主義”傾向。
秘書工作是事務性與思想性的對立統一。首先,二者是相互滲透的。一方面,秘書工作在整體上具有極強的思想性,但就區域性而言,即使是思想性很強的工作,也或多或少地帶有事務性。另一方面,秘書部門日常平凡的事務工作,又無不具有內在的思想性。其次,二者是相互影響的。事務性是秘書工作的基礎性工作,思想性主要是在處理事務中體現出來的,離開事務性工作,秘書工作的思想性就失去存在的基礎和本體;思想性是秘書工作的靈魂和“核心”,是做好事務工作的關鍵所在,離開思想性,秘書工作就失去方向和目標,辦事效率不可能高。第三,二者是有主從關係的。在秘書工作中,思想性是主導方面,事務性是從屬方面,但我們決不能因此而忽視事務工作。一個優秀的秘書工作者,必須對事務工作有這樣的思想準備:不怕繁雜,不嫌瑣碎;又要充分認識事務工作中蘊含的思想性,在具體的事務工作中突出思想性。只有這樣,才能充分發揮參謀和助手作用。
四、被動性與主動性相統一
秘書工作的輔助性質和從屬地位決定了它存在著被動性的一面。這種被動性主要表現在兩個方面:第一,作為領導者的參謀和助手,秘書部門和秘書人員必須按領導意圖辦事,不能自行其是。儘管秘書可以向領導提出不同意見和參謀建議,但在行動上必須堅決服從領導,奉命行事,不得我行我素,在這個意義上說,秘書是處於被動地位的。第二。秘書部門是各級機關的樞紐和門戶,隨機性的工作較多,事先難以預計。雖然秘書部門也有自己的計劃和安排,但往往變動性大,隨機性強,臨時應付多,從這個意義上說也是被動的。
我們承認秘書工作中的確存在著被動性的一面,但並不是說被動性就是秘書工作的一個特點。事實上,許多工作都存在著被動性的一面,被動性並非秘書工作所獨有。被動性與主動性,是指秘書工作主體自由度的大小而言的,因而把被動性作為秘書工作的特點之一是不科學的。秘書人員在工作中儘管要受到領導意圖的制約,但他們仍然具有發揮主觀能動性的廣闊天地。例如,秘書人員應當善於領會領導意圖,緊緊圍繞中心工作尋找主動出擊的方向;應當具有超前意識,增強工作的預見性和計劃性;應當勤於動腦,多思善想,積極主動向領導提出工作建議;應當注意各種情況和資料的積累,隨時掌握準確、全面、有用的資訊,等等,所有這些,都離不開秘書人員的主動性。秘書工作實踐反覆證明:哪個單位的秘書人員積極主動,工作活躍,哪個單位秘書工作的職能作用就發揮得好,就能得到領導的褒獎和機關的信賴;反之,哪個單位的秘書人員消極被動,疲於應付,哪個單位的秘書工作的職能作用就不能得到有效發揮,就不能適應領導工作的需求。“有作為,才能有地位”,這句話道出了秘書工作的真諦。馬克思主義認為,人類區別於其它動物最根本的特徵,就是人具有主觀能動性。人類不但能動地認識世界,而且能動地改造世界。作為秘書工作主體的人,只有充分發揮主觀能動性,才能適應領導工作的輔助需要,產生重要的影響。例如,秘書人員在紛繁的資訊中篩選出重要資訊,常常成為領導決策的重要依據;秘書及時收集、分析反饋資訊,可以幫助領導糾正工作偏差;領導決策後,秘書要提出實施方案經領導批准後下達,整個機關才開始行動,從這一點上說,秘書的行動往往是機關一系列行動的開始,因而是主動的。
綜上所述,秘書工作既有被動性的一面,更有主動性的一面,是被動性與主動性的辯證統一,秘書人員必須正確認識和處理被動性與主動性的關係。只看到秘書工作的被動性,看不到秘書工作的主動性,是一種片面的認識,這種錯誤認識必然導致秘書人員把自己完全置於被動應付的地位,滿足於領導叫幹什麼就幹什麼,工作中遇到什麼就辦什麼,沒有半點主動性,是肯定做不好秘書工作的。另一方面,如果不承認秘書工作有被動性,無限誇大秘書工作的主動性,秘書人員就有可能離開自己的輔佐位置,擺脫領導意圖的控制,產生越權行為,同樣會導致秘書工作的失敗。正確的方法是,秘書人員在工作中既要不折不扣地貫徹領導意圖,執行領導指示,又要充分發揮主觀能動性,創造性地貫徹領導意圖,力求從被動中爭取主動,不斷開創秘書工作的新局面。只有這樣,才能適應領導工作的輔助需求。在被動性與主動性這對矛盾體中,主動性是它的主導方面,是決定秘書工作成敗的關鍵因素。因此,秘書人員必須充分發揮主動性。
五、經常性與突擊性相統一
秘書工作既有經常的常規性工作,又有臨時的突擊性工作,形成了秘書工作經常性與突擊性的對立統一。
所謂常規性工作,既包括經常出現、反覆進行的工作,如辦文、辦事、辦會、辦信、接訪等;又包括週期性的工作,如年初的計劃,半年和年終總結,重大節日領導活動安排等。常規性工作往往事先有預見,有計劃,執行有依據,秘書部門內部分工較明確,秘書人員只要各司其職,各負其責,按章辦事,就能保證機關工作正常運轉。秘書做好常規性工作,有利於提高領導機關的整體工作效能,使整個機關像一部機器有效運轉。秘書部門應注意各項常規性工作的連續性,作好妥善安排,定期向領導彙報情況。還應注意在常規工作中總結經驗,積累資料,探索特點和規律。特別應保持對新事物的敏感,善於從常規工作中發現新情況,研究新問題,提出新辦法,切忌因循守舊,固步自封。
所謂突擊性工作,一方面是指事先未預計到的、突然發生的、需要秘書突擊處理的事項,如重大災情、社情、重大事故等偶發事件,必須刻不容緩地突擊處理;另一方面,也指秘書臨時完成某項突擊性任務,如臨時受命調查某一事件,為臨時決定召開的會議準備材料,向突然到來的上級視察人員提供有關資料,等等。所有這些,秘書必須按照領導要求突擊完成,不得延誤。處理重大突發事件,要求秘書人員膽識兼備,善於應變,既要迅速敏捷,又要沉著冷靜;完成突擊性任務,要求秘書人員具有過硬的素質,吃苦的精神,頑強的作風,快速的時效。總之,做好突擊性工作是對秘書人員素質與能力的全面檢驗。
在秘書工作中,經常性是它的主導方面,突擊性則處於次要的從屬地位。二者相互聯絡,相互影響。秘書工作者既要連續不斷地處理經常性工作,又要能夠應付突如其來的複雜情況,這是很不容易的。實際上,經常性工作與突擊性工作之間有著內在的聯絡。如果秘書人員對各項常規性工作的處理富有經驗,得心應手;對各類問題的背景材料爛熟於心,瞭如指掌;對辦事的各種渠道早已溝通,一呼百應,一旦遇到突發事件,就能從容應對。秘書做好常規性工作,並注意總結經驗,積累資料,加強預測,就為完成突擊性工作創造了條件;完成突擊性工作,能夠有效地鍛鍊和提高秘書人員的工作能力,更有助於做好經常性工作。這就是秘書工作中經常性與突擊性的辯證統一關係。
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3 # 中公遴選考試
首先,邏輯思維相當清晰;
其次,耐心和細心程度高於別人;
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做為過來人,試著作答,儘量與時俱進一些。
一、秘書在一定範圍內是領導的化身,一切工作安排以領導需求為唯一目標。
二、由於領導的重要性,秘書是24小時工作制,隨時待命。
三、秘書需要為領導解決不方便親自出面的工作,有時也涉及到私事。從秘書角度看來,領導的事無公私之分。客觀來說,領導是否讓你幹私事是秘書乾的是否稱職的唯一分水嶺。
四、不管哪個行業,領導不倒,秘書必然提拔重用;領導完蛋,秘書首先完蛋。
五、女秘書是特殊物種而非秘書。