一、檔案室設施的基本含義
企業檔案室設施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬體的總稱。主要包括檔案用房、檔案櫃架、溫溼度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防黴及計算機、網路、儲存裝置等。
二、檔案室設施建設的基本原則
從本企業實際出發，最大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用。
維護檔案的完整，一是指保持檔案內容和形式的有機聯絡和完整；二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。維護檔案的安全，一是指不發生丟失、火災、水浸、黴變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故；二是指防止檔案內容洩密。
方便檔案的利用，一是指運用計算機等現代化管理手段，提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環境、複製檔案的條件和裝置等。
三、檔案用房建築
1.檔案用房建築設計要遵循安全保密、佈局合理、科學適用的原則，新建辦公樓時，檔案用房要納入計劃，向設計部門提出檔案用房的建築要求。
2.檔案用房要按照功能區分原則，力求達到功能合理，流程便捷。檔案用房要實行“三分開”（檔案庫房、檔案業務工作室和閱檔室分開），檔案庫房面積應能容納本機關10年內形成的全部檔案，並能容納由本機關自行保管（不向檔案館移交）的全部檔案。
3.檔案庫房以東或南朝向為宜，屋頂、牆壁要具有隔熱、防潮效能。在樓層安排上儘可能不用地下和最高層。檔案庫房應集中佈置，遠離易燃、易爆場所，不能緊鄰衛生間等潮溼、有汙染源的部位。
4.檔案庫房要符合檔案防護的基本要求，即防潮、防水、防火、防盜、防Sunny照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防汙染和防有害生物(黴、蟲、鼠)。
5.檔案庫房淨高不應低於2.40m。當有梁和通風管道時，其區域性淨高不應低於2.20m。為防止溢水流入庫房，室內比室外樓地面應高出20mm。當檔案庫房與其他用房同層佈置且樓地面有高差時，應採用坡道連通。
6.檔案庫房門窗既要便於通風，又要便於密閉，門應具備防火防盜功能，密封效能好，且宜採用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大於5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施，設紗窗；當採用高窗時，牆的下部應增設通風口，通風口設金屬網。檔案庫房每開間的窗洞面積與外牆面積比不應大於1：10，檔案庫房不得采用跨層或跨間的通長窗。檔案庫房外門、外窗均應安裝防盜網等安全防護措施。
7.檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨，不易生塵，應有防潮措施。檔案庫房地面平均承重應為200公斤/平方米以上，採用密集架時承重應不低於在500公斤/平方米為宜。
8.檔案庫房牆體要求光潔、平整、不易生塵、堅固耐久，具有隔熱、防潮、防塵、防火功能。
9.檔案庫內嚴禁設定明火設施，庫房的電源開關應設於庫房外，並應設有防止漏電的安全保護設定，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜採用穿金屬管暗敷方式。空調設施應單獨設定配電線路，並採用穿金屬管保護。庫房內不應設定消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區。上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內牆上。
四、檔案庫房的安全防護
1.健全制度：檔案庫房管理制度，包含庫房日常安全管理，定期安全檢查，每天溫溼度控制、保持整潔衛生、遵守保密規定等內容。檔案員每月應對所儲存的檔案進行一次檢查，每年對所儲存的檔案進行一次清點核對，並做好檢查、清點記錄，發現問題應及時彙報並採取相應的措施。
2.防高溫、防潮：檔案庫房溫度控制在14-24℃，每晝夜波動幅度不大於±2℃；相對溼度控制在45%-60%之間，每晝夜波動幅度不大於±5%。庫房內應配備溫溼度儀，應配備空調、除溼機、加溼器等調溫調溼裝置。當溫溼度超過標準時必須採取措施使之符合要求，檔案庫房安裝櫃式或壁掛式空調為宜。
3.防日光直射和紫外線照射：採用人工照明時，宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈。當採用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。窗戶要安裝防光窗簾，避免Sunny直射檔案。
4.防有害生物：檔案庫房應儘量將溫溼度控制在標準範圍，檔案箱櫃內應放置防蟲、防黴藥品，並及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發生器，淨化庫房空氣。為防蟲和防鼠，管道透過牆面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他牆身孔洞也應採取防護措施。
5.防塵、防汙染：檔案庫房及箱櫃保持整潔、無灰塵，箱櫃、地面要用吸塵器、擰乾的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。
6.防火：檔案庫房應配備消防器材，採用氣體或乾粉型，並定期檢查更換。庫房內嚴禁存放易燃易爆物品，嚴禁吸菸。庫房內各類電器使用方法要規範，8小時以外、節假日或檔案員外出都要切斷電源。要安裝防火報警器。要做好每日下班前的安全檢查，確保萬無一失。
7.防盜：檔案庫房、箱、櫃門應及時上鎖，鑰匙由檔案管理人員保管，非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關燈、關門、關窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。
五、檔案室設施裝置配置及裝具質量
1.對於新建的檔案庫房應該安裝質量符合國家標準、數量充足的檔案密集架，並安裝使用空調、去溼機、加溼器或專用的溫溼度自控系統。
2.應配備檔案專用、高配置的計算機、掃描器、光碟燒錄、網路和儲存裝置，可配備檔案專用印表機及影印機、照相機、防磁櫃、消毒櫃等裝置。
3.檔案櫃、架應適合放置A4、B5紙型、會計檔案、基建圖紙等各種型別檔案，宜採用不燃燒材料或難燃燒材料製成。檔案密集架總體應不高於2.5m,排架不多於6層，檔案密集架應符合國家檔案局頒佈的“直列式檔案密集架”行業標準(DA/T 7—1992)。
4.檔案櫃、架排列的各部分尺寸應該達到以下要求：主通道淨寬不應小於1.00m，兩行間淨寬不應小於0.80m，頂端部與牆的間隔不應小於0.60m。庫房內櫃、架應成行垂直於有窗的牆面，外牆採光窗宜與檔案櫃架間的通道相對應，當無窗時應與管道通風孔開口方向相對應。
5.卷皮(盒)的印製使用應符合國家檔案局頒佈的“無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱”行業標準(DA/T24—2000)。為保證質量，檔案卷皮(盒)應採用本區檔案部門統一印製的檔案卷皮(盒)。
一、檔案室設施的基本含義
企業檔案室設施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬體的總稱。主要包括檔案用房、檔案櫃架、溫溼度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防黴及計算機、網路、儲存裝置等。
二、檔案室設施建設的基本原則
從本企業實際出發，最大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用。
維護檔案的完整，一是指保持檔案內容和形式的有機聯絡和完整；二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。維護檔案的安全，一是指不發生丟失、火災、水浸、黴變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故；二是指防止檔案內容洩密。
方便檔案的利用，一是指運用計算機等現代化管理手段，提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環境、複製檔案的條件和裝置等。
三、檔案用房建築
1.檔案用房建築設計要遵循安全保密、佈局合理、科學適用的原則，新建辦公樓時，檔案用房要納入計劃，向設計部門提出檔案用房的建築要求。
2.檔案用房要按照功能區分原則，力求達到功能合理，流程便捷。檔案用房要實行“三分開”（檔案庫房、檔案業務工作室和閱檔室分開），檔案庫房面積應能容納本機關10年內形成的全部檔案，並能容納由本機關自行保管（不向檔案館移交）的全部檔案。
3.檔案庫房以東或南朝向為宜，屋頂、牆壁要具有隔熱、防潮效能。在樓層安排上儘可能不用地下和最高層。檔案庫房應集中佈置，遠離易燃、易爆場所，不能緊鄰衛生間等潮溼、有汙染源的部位。
4.檔案庫房要符合檔案防護的基本要求，即防潮、防水、防火、防盜、防Sunny照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防汙染和防有害生物(黴、蟲、鼠)。
5.檔案庫房淨高不應低於2.40m。當有梁和通風管道時，其區域性淨高不應低於2.20m。為防止溢水流入庫房，室內比室外樓地面應高出20mm。當檔案庫房與其他用房同層佈置且樓地面有高差時，應採用坡道連通。
6.檔案庫房門窗既要便於通風，又要便於密閉，門應具備防火防盜功能，密封效能好，且宜採用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大於5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施，設紗窗；當採用高窗時，牆的下部應增設通風口，通風口設金屬網。檔案庫房每開間的窗洞面積與外牆面積比不應大於1：10，檔案庫房不得采用跨層或跨間的通長窗。檔案庫房外門、外窗均應安裝防盜網等安全防護措施。
7.檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨，不易生塵，應有防潮措施。檔案庫房地面平均承重應為200公斤/平方米以上，採用密集架時承重應不低於在500公斤/平方米為宜。
8.檔案庫房牆體要求光潔、平整、不易生塵、堅固耐久，具有隔熱、防潮、防塵、防火功能。
9.檔案庫內嚴禁設定明火設施，庫房的電源開關應設於庫房外，並應設有防止漏電的安全保護設定，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜採用穿金屬管暗敷方式。空調設施應單獨設定配電線路，並採用穿金屬管保護。庫房內不應設定消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區。上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內牆上。
四、檔案庫房的安全防護
1.健全制度：檔案庫房管理制度，包含庫房日常安全管理，定期安全檢查，每天溫溼度控制、保持整潔衛生、遵守保密規定等內容。檔案員每月應對所儲存的檔案進行一次檢查，每年對所儲存的檔案進行一次清點核對，並做好檢查、清點記錄，發現問題應及時彙報並採取相應的措施。
2.防高溫、防潮：檔案庫房溫度控制在14-24℃，每晝夜波動幅度不大於±2℃；相對溼度控制在45%-60%之間，每晝夜波動幅度不大於±5%。庫房內應配備溫溼度儀，應配備空調、除溼機、加溼器等調溫調溼裝置。當溫溼度超過標準時必須採取措施使之符合要求，檔案庫房安裝櫃式或壁掛式空調為宜。
3.防日光直射和紫外線照射：採用人工照明時，宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈。當採用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。窗戶要安裝防光窗簾，避免Sunny直射檔案。
4.防有害生物：檔案庫房應儘量將溫溼度控制在標準範圍，檔案箱櫃內應放置防蟲、防黴藥品，並及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發生器，淨化庫房空氣。為防蟲和防鼠，管道透過牆面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他牆身孔洞也應採取防護措施。
5.防塵、防汙染：檔案庫房及箱櫃保持整潔、無灰塵，箱櫃、地面要用吸塵器、擰乾的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。
6.防火：檔案庫房應配備消防器材，採用氣體或乾粉型，並定期檢查更換。庫房內嚴禁存放易燃易爆物品，嚴禁吸菸。庫房內各類電器使用方法要規範，8小時以外、節假日或檔案員外出都要切斷電源。要安裝防火報警器。要做好每日下班前的安全檢查，確保萬無一失。
7.防盜：檔案庫房、箱、櫃門應及時上鎖，鑰匙由檔案管理人員保管，非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關燈、關門、關窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。
五、檔案室設施裝置配置及裝具質量
1.對於新建的檔案庫房應該安裝質量符合國家標準、數量充足的檔案密集架，並安裝使用空調、去溼機、加溼器或專用的溫溼度自控系統。
2.應配備檔案專用、高配置的計算機、掃描器、光碟燒錄、網路和儲存裝置，可配備檔案專用印表機及影印機、照相機、防磁櫃、消毒櫃等裝置。
3.檔案櫃、架應適合放置A4、B5紙型、會計檔案、基建圖紙等各種型別檔案，宜採用不燃燒材料或難燃燒材料製成。檔案密集架總體應不高於2.5m,排架不多於6層，檔案密集架應符合國家檔案局頒佈的“直列式檔案密集架”行業標準(DA/T 7—1992)。
4.檔案櫃、架排列的各部分尺寸應該達到以下要求：主通道淨寬不應小於1.00m，兩行間淨寬不應小於0.80m，頂端部與牆的間隔不應小於0.60m。庫房內櫃、架應成行垂直於有窗的牆面，外牆採光窗宜與檔案櫃架間的通道相對應，當無窗時應與管道通風孔開口方向相對應。
5.卷皮(盒)的印製使用應符合國家檔案局頒佈的“無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱”行業標準(DA/T24—2000)。為保證質量，檔案卷皮(盒)應採用本區檔案部門統一印製的檔案卷皮(盒)。