如何做好行政後勤管理工作
如何做好行政後勤管理工作 企業的正常運作必須以後勤部門的良好運轉為保障其工作的好與壞將直接影響到全公司的經營效益，因此，做好該項工作就必須要建立合理的組織機構，制訂出切實可行的管理制度，根據公司的現實情況，可以後以下幾個方面進行改進和加強。
◆ 行政人事部作為公司的一個幕僚部門，她肩負整個公司的管理重任，他不僅為了公司正運轉提供了服務平臺，而且為公司的所有活動提供各種支援和服務，它運作的好壞，直接關係到整個公司的規化程序，但是在現實的生活中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是他的工作多是服務性的，而且工作成績又沒有明顯的結果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老闆忽視，在有的公司甚至被老闆認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其它部門主管人員流失量要大得多。
一、 事行政部門的工作職責：
1．負責本部門的行政管理和日常事務，協助總經理搞好各部門之間的協調，落實公司規章制度，溝通內外聯絡，保證上情下達和下情上報，負責對會議檔案決定的事項進行催辦，查辦和落實，負責全公司組織系統及工作職責研討和修訂。
2．人力資源管理與開發
1） 組織架構的設計`崗位描述`人力規劃編制`考勤管理的工作。
2） 招聘使用：提供工作分析的有關資料，使部門人力資源計劃與組織的戰略協調一致，對申請人進行面試作最終錄用和委派決定，對提升`調遷`獎懲和辭退做出決定職務分析和工作分析的編寫，制定人力資源計劃，透過這些使企業內部“人事相宜“即採用科學的方法，按照工作崗位要求，將員工安排到合適的崗位，來實現人力資源合理配製。
3）工作報酬： 制定合理的薪酬福利制度，按勞付酬，論功行賞，透過報酬`保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次，促進員工提高士氣和生產效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。
4）培訓開發：現在的市場無疑應是產品質量的競爭，說到底是人才的競爭，是一個企業整體素質的競爭。一個產品質量的好壞，也是一個企業所有崗位技能的集中體現，所以應把全員培訓作為企業立業之本，追求全員卓越，以人為本的管理方式。提供培訓開發需求和待培訓者名單，制定並實施培訓開發計劃，主要指職業技能培訓和職業品質的培訓，為員工發展提供諮詢，規範在職培訓開發的指導，透過培訓開發來“提高員工能力”和“發揮員工能力”以此改進員工的行為方式，達到期望的標準。
5）人員考核： 工作考核，滿意度調查，研究工作績效考核系統和滿意評價系統，制定紀律獎懲制度，以工作職責來制定績效考核標準，透過這些活動公平的決定員工的地位和待遇，促進人力資源開發和合理利用，並且提高難度維持公司的經營的高效率。
3．公司各項規章制度的修訂，制定及檢查監督運用剛柔並濟的管理模式，制定一套符合公司自身的管理制度，運用權利和組織系統，強行進行指揮`控制`命令`硬性管理來達到目的。
4、總務管理 沒有後勤的保障，就保證不了生產穩定正常的進行。首先要制定相關制度。加強對宿舍`食堂`水電`辦公用品`零星修繕`部分固定資產` 衛生、環境、車輛的管理。
5、強調公司精神，建立公司的企業文化企業文化不但能反映出企業生產經營活動中的戰略目標，群體意識價值觀念和道德規範，還能凝集企業員工的歸屬感`積極性和創造性，引導企業員工為企業和社會的發展而努力，同時企業文化還具有兩種約束力，一種是硬的約束力制度，一種是軟的約束力`無形的，就是活躍企業的文化生活，良好的生活環境和業餘文化生活。
6、塑造企業形象
1) 企業精神形象,它對於員工有強大的凝聚力.感召力,引導力和約束力,能增加員工對企業的信任感,自豪感和榮譽感．
2) 企業環境形象因為創造良好的企業環境，是企業生產活動順利進行的前提和基礎，而充分認識企業環境的特徵又是創造良好企業環境的基礎．
3）企業員工形象 制定>，困為良好的員工素質和形象，是企業形象的重要構成要素，也是企業文化的具體落實．員工良好的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學文化水平、精神風貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象．
◆明確本部門在公司中的角色和地位
1、起了對公司起到助手和參謀的作用，作為公司的中層幹部：首先，要從意識上進地轉變，要明白自已不再是公司的管家，不但和其他部門是夥伴合作關係，更重要和老闆是戰略合作關係，那麼我們從事人員就要發揮應有的作用，在公司人事政策，人事關係等問題上，為了公司的整體利益，要為老闆提供建議，成為老闆的好助手和好幫手，只有這樣，才能發揮該部門和人員的作用．
2、做好公司的服務者和監督者：
1）是為了公司發展和員工生活等提供服務；
2）是作為一個職能部門，又對各部門和勞動與人事工作進行檢查，並對違反者進行相應的處罰．
3、自律者和示範者：該部門和人員作為管理制度的制定者，又是執行者，我們首先要嚴於律己，打鐵還要自身硬，如果自己不能嚴格要求自己，也就不能嚴格要求別人，對部門的威信就會產生很壞的影響．
4、人事行政部門的人員，雖然是一個管理部門，但也是一個團隊，公司設立他的目的，是為了完成公司的目標，這就要求我們要像運動員一樣和全體員工共同朝著公司目標衝刺，又要像教練員一樣隨時對員工給予指導和幫助，共同完成公司目標．
三．本部門有關人員的互素質要求，因該部門人員的主要工作是和公司人員打交道，所以對部門人員素質、知識、技能和資格等要求都較高，不僅要求我們服務意識強，而且要求能長於溝通和協調，對員工心理也要有一定程度的掌握，對相關的人事知識與技能也有一定要求．
四．要發揮該部門的作用，我們不僅要做好團隊管理工作，不要做好系統管理工作，為企業建立好人力資源管理系統，即以識人為基礎的人事管理系統，選人為先導的招聘選拔系統，育人為動力的培訓系統，用人為核必的配置使用系統，留人為目的的薪酬激勵系統．
五．目前人事行政部門及人員最終要幫助解決企業“該來的不來，不該來的又來了；該走的不走，不該走的又走了”的不正常現象，這又涉及到公司的管理體制，招聘制度，績效管理，薪金政策，企業文化等內容，具體到人事行政部門就是如何做好招人，育人，用人，留人四大環節的工作內容．總而言之，人事行政部工作的最終目標就是確保公司的正常運作及生產穩步，正常的進行，為企業創造經濟效益，這也是人事行政部門存在的價值，作為一個人事行政部門的主管，如果不能掌握以上大部分知識和技能，是不可能做好該部門的工作，更不用說為企業創造經濟效益了。
◆食堂部門管理
1、人員配置：應根據全公司的實際人數和參照同行業其它公司情況來配置食堂的炊事工作人員（一般在百人比例或1．5／100人）
2、組織形式：
1） 按照公司幹部員工習慣，在條件許可的情況下設立飯堂（1室、2室）
2） 管理幹部與員工就餐分開，或以部門相結合
3） 課長或經理級人員的就餐分開
4） 根據公司生產情況定班進餐（白班，晚班零點）
3、管理形式：可分三種形式進行選擇
1） 是以公司指定專人和部門管理；
2） 是承包給公司內部的部門或人員管理；
3） 是承包給公司以外的單位或人員進行管理。
4、制訂食堂管理制度：管理形式和人員配置確定以後，應該制訂好一套管理制度以保障工作的合理執行（具體細則如上班時間，遵守公司規章制度，分工合作，輪換班制，請假休息，輪休代班等等）
5、對飯堂人員進行素質教育和專業培訓
◆保安部門管理和異常事件的處理：
加強對人員進出`公務訪客`車輛物品了入`消防安全`防盜防災`職業安全防護等的管理，同時對員工進行安全教育，貫徹“安全第一”“預防為主”的指導思想，創造一個安寧祥和的工作，生活環境，保證公司員工的生命財產安全。規範異常事件處理程式，能及時發現和處理問題，保證工場正常的秩序，避免或減少職工人身受到傷害，避免或減少工場財產和職工財產受到損失。
本部門管理程式分以下幾點：首先，按計劃配置保安人員；其次，制定出各崗位的工作責任制度第三，就是對保安人員（特別是新招人員）進行素質測試和體能訓練，使其達於到合格保安人員的條件。（具體細則，如：門衛規定，進出入公司的制度等等）（另附）
一、 異常事件：與常規現象不同，對工場正常秩序造成影響的，給職工人身及財產和工廠財產安全帶來危害的事件，如：職工違紀、火災、盜竊、安全隱患、交通事故等。
二、 異常事件的分類： 1、普通型別：事件較小，間接對工廠和職工造成危害較輕的，如一般違紀等。 2、重要型別：事件較大，直接對工廠和職工造成危害較重的，如嚴重違紀等。 3、緊急型別：需馬上處理的對工廠和職工造成危害的事件，如火災、盜竊、交通事故等。
三、 異常事件的添附表格
1、保安巡查記錄表四、 異常事件的處理擔當：
1、各崗位保安及保安隊長、副隊長
一、 普通型別的異常事件處理：
1、保安發現問題後，及時控制局勢，向隊長或副隊長彙報並登入《保安巡查記錄表》上；
2、隊長或副隊長接到彙報後，應及時趕到現場確認處理
3、事實確認後，隊長或副隊長直接開處罰單向安全擔當及時向總務部門領導彙報處理。
4、總務部門確認符實後，向上彙報，逐級批准。
5、以上程式在兩天內須有處理結果，值班人員負責歸檔。
二、 緊急型別的異常事件的處理：
1、現場保安發現緊急問題後，能現場處理的應馬上處理，不能現場處理的應迅向隊長或副隊長彙報，必要時直接向總務部門負責安全方面的領導或經理彙報；
2、總務部門領導立即到達現場處理問題，並迅速向上一級彙報；
3、必要時，可以直接向公安機關求助。以上程式須馬上處理，處理後的結果由值班人員歸檔。
◆總務採購管理細則：
一.建立公開透明的採購業務流程，明確總務採購業務範圍，規範採購程式,從而達到降低採購風險，提高採購質量，為工場的順利運營提供優質可靠的後勤保障。制定各工作崗位責任制度（要結合全公司規章制度逐條分細規定形成各工作的準則）
1.定期組織各崗位人員學習業務知識，提高業務水平，使每個崗位工作能量達到飽和狀態
2.對物質採購及辦公用品的零星購買要做出祥細的規定
3.加強與其它部門的協調與合作，遵照工作涉及的範圍，職責，許可權，清晰問題的處理的法則
二、人員配置採購員
1：食品，待客用品,柴油，液化氣；採購員2：木材，維材，消耗器具,裝置,電工用品，辦公傢俱，宣傳標識；
採購員3：工服，宿舍用品，勞保用品，清潔用品，電信品，紀念品，臨時採購；費用管理員：1人;
三、採購員應具備的素質
1） 具有一定的採購知識，知識面廣，溝通能力強，
2） 掌握採購方面的知識和技巧。
3） 工作嚴謹，認真負責，疏而不漏。
4） 為人正直，奉公守法，嚴以律己，不貪圖小利。
5） 遵守採購規程,對供應商饋送的財物自動呈報上繳統一管 理。
6） 身體健康，精力充沛，能吃苦耐勞。7） 採購員職責
8） 訂購單的下達。
9） 與供應商有關交期，交量等方面的溝通協調。
10） 物品市場行情的調查，並統計分析
11） 查證物品的品質和數量。
12） 品品質和數量異常的處理。
13） 對供應商進行評估，並作成報表。
14） 對特殊,突發的問題,應立即向直屬上司報告。
15） 完成上司下達的各項任務；接受上司質詢，報告相關工 作情況
四、職責
◆費用管理員職責
1） 每天抽查市場行情,掌握市場資訊的基本情。
2） 每月抽查固定供應商的供貨價格及採購員的市場採購價格是否與市場行情相符,發現問題及時向採購擔當經理彙報。
3） 每天確認"到貨驗收小組"驗收貨物的具體情況，核對所送物品單價是否符合市場行情，所送物品是否符合求購的要求。
4） 協調各個採購員之間的工作量,以便正確,按時完成總務採購任務
5） 負責部門年度,月度費用預算/實際管理。
6） 負責採購的臺帳統計,分析評估各類費用的使用報告。
◆採購擔當經理職責
1） 物品供應商的尋找，資料收集及開發工作。
2） 與供應商的比價，議價談判工作。
3） 及時跟蹤物品價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低採購成本。
4） 部門員工的管理培訓工作。
5） 與供應商以及其他部門的溝通協調等。
6） 定期評估採購員和供應商的績效和質量。
◆採購員的紀律約束
1） 有下列情況之一的採購員將不再允許從事工廠的採購工作，情況嚴重的作罰款或解僱處理。
2） 經常不按規定的流程操作。
3） 喪失採購員應具備的素質。
4） 向供應商索要物品或收取好處。
5） 採購過程中相互勾結，弄虛作假，損公肥私者。
6） 經判斷或證實的其他不符合要求事項。
◆供應商的管理
一、供應商的選擇要素
A必須持有工商部門發行的營業執照（特殊行業需持特種執照），有固定營業場所，能提供合法票據，並儘量能透過銀行轉帳。
B、商譽良好，品種規格型號齊全的公司
C、價格合理，質量可靠，服務優良。
D提供食品的供應商還須持有衛生許可證，其生產或經營場所和食品運輸過程必須採取必要的衛生防範措施。 二、供應商的開發步驟和追蹤管理
A由總務採購部門將採購物品分為食品,維修材料,辦公文具,藥品,辦公傢俱,通訊用品,生活用品,勞保用品,食堂裝置,廚具,家電,清潔用品,工服,待客用品,紀念品,廣告宣傳品，
B由總務採購部門根據物品的分類,蒐集各類物品的供應商,每類物品在2-3家左右。
C對每天批次購買的物品,需成立供應商評估小組:由總務部門經理任組長,採購經理,費用管理員，採購員或總經理指派的其它部門經理組成評估小組。
◆調查評估：
1.由評估小組考核供應商的規模,信用,倉庫面積等。
2.如實填寫所調查專案的現狀，然後由評估小組進行綜合評估，將合格供應商按分類記錄
3.送樣或小批次試驗之後採購只可從合格供應商中採購，財務付款時也應稽核名單。
4.比價議價定價：對送樣或小批次合格之材料評定品質等級，並進行比價和議價，確定一個最優的價格效能比。供應商必須按以下原則準時向總務採購擔當經理用信函,傳真或送達的方式提供報價
5.維修材料，清潔用品，文具用品，生活用品，廚房消耗品,肉類，凍品，調味品,副食品等每年5月和12月的15-20號提供報價；
6.評估小組確認後的報價將按其報價週期，價格基本上保持不變(如20號確認的維材報價,其價格在20至次月19日的價格將保持不變)。
7.因市場原因引起的價格突變時，供方應第一時間通知我方，待取得采購擔當經理或總務經理同意後才可送貨。
◆納期及送貨數量管理:
1 供應商需在規定的時間送貨，如不能在規定的時間送貨，需以傳真形式通知採購員或採購擔當經理；
2 送貨單上應註明所對應的訂貨單號碼,物品名稱,數量，單價，規格型號和品牌,所有送貨單需加蓋公章和有負責人的簽名。
3 送貨時需按訂貨單填寫送貨明細，一旦送貨必須同時帶上送貨單；如一次性送不完訂貨單上的所有物品，可以分幾批送，但須按訂單的納期送完； 如不能按納期送貨，供應商需在送貨單後面註明延期原因並簽名確認
4 所有送貨單和發票抬頭需填寫本公司名稱。每個自然月的25至次月5日核對上月的送貨單據。
5供應商輔導:列入《合格供應商名冊》的供應商，公司應給予管理，技術，品管上的輔導。
◆追蹤考核:
◆ 每半年對供應商的交期，交量，品質，售後服務等專案進行考核評分，按評分等級分成優秀，良好，一般，較差幾個等級供應商之篩選:
◆ 對於較差之供應商，應予以淘汰，將其列入候補名單，重新評估。
◆ 對於一般之供應商，應予以減少採購量，並重點加以輔導。
◆ 對於優秀之供應商(供貨品質優良,交貨期及時,價格合理)，應加大采購量。
不合格供應商的判斷要素：
◆ 提供的商品報價和實際價格經確認在一個月內有15%的物品價格存在不合理性。
◆ 提供的商品過程中故意以次充好或缺斤少兩。
◆ 拉攏或採取其他方式賭賂採購和驗收等相關人員
◆ 一個月內出現一次送貨不守納期。
◆ 提供的商品中有2%達不到所要求的規格型號,或提供的食品重量一個月內有3次超訂量的3%。
◆ 對反映的質量問題沒有采取有效對應措施,同一質量問題在3個月內再重犯的。
◆ 對認真負責的採購員，驗收人員進行人身攻擊或散佈謠言損害其聲譽者。
◆ 提供食品的供應商不符合環境衛生要求。
◆ 經採購擔當確認有其它不符合工廠要求的行為。
◆採購作業指導
◆ 求購單開具和呈交：
◆ 要求請購人員必須依據庫存情況計算出請購數量。
◆ 求購單應註明品名，規格，數量，需求日期，注意事項，流水編號，部門程式碼，科目程式碼及申請人聯絡電話等。填寫納期時需充分考慮求購單審批過程所需之時間，原則上希望納期以總務部門接收求購單後五個工作日為準
◆ 求購單經主管稽核後依請購核定許可權呈送總務採購部門
◆ 緊急請購時，由請購部門於請購單的“備註欄”中說明情況，並加蓋“緊急採購”章。
◆ 請購單需總務經理承認，採購擔當經理確認。採購員處理求購單流程：
◆ 採購員對收到的求購單進行分類，登入，並按緊急和優先順序採購。原則上採購員接單後需在5個工作日內完成採購任務，但對非常見需特別訂製，或專業性強的物品需延長納期，以與供應商協商的結果定，採購員需及時將納期等資訊反饋給申請人。
◆ 採購員實施採購時原則上在《合格供應商名冊》中選擇供應商實施採購，特殊物品除外。
◆ 除現金採購外,物品求購需採用統一訂單格式（附件9）,由經辦人簽名,採購擔當經理或總務經理核准後,加蓋總務部門檔案發行章後才可發出訂單。訂單需註明品名，數量，規格型號,品牌,以及與供應商協商好的交貨日期和經批准的價格。
◆ 當採購牽涉到專業知識或採購員有其他困難時，採購員需積極聯絡請購部門人員給予配合，請購部門有義務提供詳細的物品資料，特別是當物品需涉及工事和專業知識時。
◆ 採購員需每月按會計科目和成本中心分類統計物品月度採購總金額，在次月10日前做成報表。
◆採購價格核定許可權
◆ 以下管理要領適用於非食品有預算的採購,對無預算的採購,按工場企畫頒發的決裁許可權上升一級來處理。除市場零星採購外，定購時需用統一訂貨單格式，由採購擔當經理或總務經理核准後才可下訂單：
◆ 長期，經常需用物品（如文具用品，清潔用品，生活用品，藥品，維修消耗材料等）的求購,採購員須在《合格供應商名冊》選擇供應商，供應價格不能超過沿用下來的價格。
◆ 單項物品金額1,500元（或單張求購單總金額1,500元）以下，由採購員在《合格供應商表》中選擇績優供應商,價格由採購員核定。現金採購時需有相關人員陪同確認監督。付款方式儘量採取銀行轉帳方式,並儘量要求供應商提供合法票據。
◆ 單項物品金額1,500元（或單張求購單總金額1,500元）至5,000元以下,取得兩家以上供應商報價後，由採購擔當經理核定。
◆ 單項物品金額5,000元（或單張求購單總金額5,000元）至10,000元,取得三家供應商報價後，由總務部門經理核定。對於5，000元以上的採購，評估小組成員可選擇是否實地考察。
◆ 單項物品金額10,000元（或單張求購單總金額10,000元）至50,000元,取得三家供應商報價後，由管理部高階經理核定。
◆ 單項物品金額50,000元以上，或單張求購單總金額50,000元以上，取得三家供應商報價後，由總經理確定供應商和價格。
◆ 柴油價格由總務經理核准。
◆ 對食堂食品的求購(包括菜譜,調味品,副食品)
◆ 採購員收到求購單後,在《合格供應商表》中聯絡供應商進行採購;
◆ 採購員應採取傳真或傳遞方式下訂單,訂單須採購員和費用管理擔當共同確認簽字，由採購擔當經理或總務經理核准後，並加蓋總務部門檔案發行章後才可發出;訂單應儲存一年。
◆ 物品價格不能高於本工廠承認的報價，供應商的報價經評估小組分析後，由總務經理承認。
◆ 為方便採購員和食堂人員瞭解市場行情,採購員需會同食堂指派的人員一同前往市場，並對食堂選單中數量30斤以下的零星物品實施現金採購(原則上單項零星物品的總金額須在500元以下，每天現金採購需控制在4,000元以下); 此種情況下物品價格由採購員控制和同去的指定食堂人員監督
◆ 市場現金採購後發現市場行情與固定供應商的批次供應有價格或質量差異時，採購員應立即報告採購擔當經理，並立即將結果傳真給供應商,共同協商最佳解決方案。如因客觀原因需更換供應商，採購員須說明理由待採購擔當經理或總務經理批准後才可更換。對緊急情況下的物品求購
◆ 緊急情況的定義:突然發生,並有可能給工廠生產或職工生活帶來重大不良影響的事件。
◆ 總務部門接到請購部門的緊急求購單後，採購員須遵循價格籤準許可權，採取貨比三家的原則，優先實施採購。採購售後服務的跟蹤
◆ 採購員應妥善保管所採購的電器，裝置，工器具等貴重物品的保修卡/發票影印件等保修憑證。採購員監督機制
◆ 採購員須按程式訂購，其他人員不得擅自採購（由總務經理委託的除外），否則工廠不予承認。
◆ 對採購員的管理：實行一年一次管理部範圍內職務輪流制建立到貨驗收小組（包括食堂用品驗收）
◆ 小組成員的構成： 小組成員由食堂科指定人員，倉庫管理員，採購員。
◆ 小組成員職責：確認採購食品的質量，數量，價格,送貨納期。確認數量時按重量為單位進行過磅，按個數為單位時要點清數量。確認後需登記入帳，至少三名成員在現場並在送貨單上簽字確認。
◆ 採購員在驗收完畢後需對貨品的價格，質量和數量作成總結報告並在次日將報告結果上報採購擔當經理確認留檔。
◆ 總務經理可隨時指派人員對物品進行抽查。
◆貨物入庫和簽收管理
◆ 總則： 除緊急物品，其餘物品需統一入庫後再由倉庫管理人員發放。
◆ 物品採購到位後須遵循以下原則:
◆ 物品馬上入庫，經相關人員驗收後由倉庫管理人員在採購資料庫中作好入貨臺帳，隨後通知申請部門相關人員對物品質量，數量進行確認。如果現場或事後確認發現有疑問的應及時反饋給採購員，共同商量解決辦法；如果確認沒有問題的，由相關部門人員簽收
◆ 緊急物品到貨後,由相關人員驗收,簽名確認後,留一份送貨清單給倉庫人員備案。
◆檔案資料管理：
（加強了資訊傳遞、溝通意圖、實行統一行動以及檔案的規範化。）前提條件是總務部門檔案資料擔當每天收到各個部門所傳下來的資料或發行本部的檔案;定義:所謂檔案就是資訊及其承載媒體(可以是紙張,計算機磁碟、光碟或其它電子媒體等)
1、信檔案的管理
a.《物品求購單》、《物品申領單》、《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》等需經理確認的單據，送交部門經理簽字。
b.《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》沒有預算或超過5000元的金額送交部門高階經理承認，大於10000元的金額需送交總經理承認
c.宿舍方面的資料送交宿舍管理科長處理。
2、受信檔案的整理。
a、《職工外宿申請單》、《宿舍變動單》、需科長確認並簽字；
b、宿舍方面的《工作協作單》《物品廢棄實施狀況》需科長確認
c、各部門發行的檔案或聯絡書給部門經理、科長每人影印一份，各個組的擔當影印一份讓部門的成員知曉。 3、經經理、科長確認後的資料及傳閱後的檔案處理
a.經科長、經理確認並認可的《物品求購單》、《物品申領單》、《職工外宿申請單》、《宿舍變動單》、分別返回各申請部門。《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》傳送給會計室。
b.所有不符合要求的《物品求購單》、《物品申領單》《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》等需部門經理確認的單，一律退回所屬部門；
c.各部門發行的檔案或聯絡書傳閱後，按類別進行分類，登入到《體系檔案一覽表》和《檔案受領管理臺帳》上並將檔案裝訂於資料夾內。
◆部門檔案的管理
一、部門所要發行的檔案或聯絡書
a. 部門所要發行的檔案或聯絡書送交經理確認,高階經理承認。
b. 經經理確認並高階經理承認的檔案或聯絡書影印並加蓋”總務部門發行部署”章。
c. 配給相應的部門。
二、發行後的檔案處理
a.檔案下發完後，對檔案進行整理。
b.對部門檔案或資料進行編號。
c.檔名和編號登入《體系檔案.記錄一覽表》和《檔案發行管理臺帳》。
三、檔案歸檔檔案放入相應的資料夾內儲存。
◆宿舍部門的管理
a. 公司幹部與員工宿舍大概作出分開（具體就情況而分樓層次或幾間宿舍均可）
b. 設定生活區管理處和管理人員崗位，明確劃分區域
c. 明確生活區域管理責任制度，例如：衛生，公司財物，公共場所裝置，設施的維護和保養等等
d. 定期舉行衛生大檢查，評選先進部門，制訂表彰辦法
總之，公司的後勤工作是一項既複雜又非常重要的工作，只有做好了每一個環節的具體事情，才能保證整個部門和全公司經營的有條不紊地運轉，做到了分工合理，責任明確，員工的積極性才能調動起來，團隊才會有更強的凝聚力，公司就會興旺發達，繁榮富強！
如何做好行政後勤管理工作
如何做好行政後勤管理工作 企業的正常運作必須以後勤部門的良好運轉為保障其工作的好與壞將直接影響到全公司的經營效益，因此，做好該項工作就必須要建立合理的組織機構，制訂出切實可行的管理制度，根據公司的現實情況，可以後以下幾個方面進行改進和加強。
◆ 行政人事部作為公司的一個幕僚部門，她肩負整個公司的管理重任，他不僅為了公司正運轉提供了服務平臺，而且為公司的所有活動提供各種支援和服務，它運作的好壞，直接關係到整個公司的規化程序，但是在現實的生活中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是他的工作多是服務性的，而且工作成績又沒有明顯的結果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老闆忽視，在有的公司甚至被老闆認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其它部門主管人員流失量要大得多。
一、 事行政部門的工作職責：
1．負責本部門的行政管理和日常事務，協助總經理搞好各部門之間的協調，落實公司規章制度，溝通內外聯絡，保證上情下達和下情上報，負責對會議檔案決定的事項進行催辦，查辦和落實，負責全公司組織系統及工作職責研討和修訂。
2．人力資源管理與開發
1） 組織架構的設計`崗位描述`人力規劃編制`考勤管理的工作。
2） 招聘使用：提供工作分析的有關資料，使部門人力資源計劃與組織的戰略協調一致，對申請人進行面試作最終錄用和委派決定，對提升`調遷`獎懲和辭退做出決定職務分析和工作分析的編寫，制定人力資源計劃，透過這些使企業內部“人事相宜“即採用科學的方法，按照工作崗位要求，將員工安排到合適的崗位，來實現人力資源合理配製。
3）工作報酬： 制定合理的薪酬福利制度，按勞付酬，論功行賞，透過報酬`保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次，促進員工提高士氣和生產效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。
4）培訓開發：現在的市場無疑應是產品質量的競爭，說到底是人才的競爭，是一個企業整體素質的競爭。一個產品質量的好壞，也是一個企業所有崗位技能的集中體現，所以應把全員培訓作為企業立業之本，追求全員卓越，以人為本的管理方式。提供培訓開發需求和待培訓者名單，制定並實施培訓開發計劃，主要指職業技能培訓和職業品質的培訓，為員工發展提供諮詢，規範在職培訓開發的指導，透過培訓開發來“提高員工能力”和“發揮員工能力”以此改進員工的行為方式，達到期望的標準。
5）人員考核： 工作考核，滿意度調查，研究工作績效考核系統和滿意評價系統，制定紀律獎懲制度，以工作職責來制定績效考核標準，透過這些活動公平的決定員工的地位和待遇，促進人力資源開發和合理利用，並且提高難度維持公司的經營的高效率。
3．公司各項規章制度的修訂，制定及檢查監督運用剛柔並濟的管理模式，制定一套符合公司自身的管理制度，運用權利和組織系統，強行進行指揮`控制`命令`硬性管理來達到目的。
4、總務管理 沒有後勤的保障，就保證不了生產穩定正常的進行。首先要制定相關制度。加強對宿舍`食堂`水電`辦公用品`零星修繕`部分固定資產` 衛生、環境、車輛的管理。
5、強調公司精神，建立公司的企業文化企業文化不但能反映出企業生產經營活動中的戰略目標，群體意識價值觀念和道德規範，還能凝集企業員工的歸屬感`積極性和創造性，引導企業員工為企業和社會的發展而努力，同時企業文化還具有兩種約束力，一種是硬的約束力制度，一種是軟的約束力`無形的，就是活躍企業的文化生活，良好的生活環境和業餘文化生活。
6、塑造企業形象
1) 企業精神形象,它對於員工有強大的凝聚力.感召力,引導力和約束力,能增加員工對企業的信任感,自豪感和榮譽感．
2) 企業環境形象因為創造良好的企業環境，是企業生產活動順利進行的前提和基礎，而充分認識企業環境的特徵又是創造良好企業環境的基礎．
3）企業員工形象 制定>，困為良好的員工素質和形象，是企業形象的重要構成要素，也是企業文化的具體落實．員工良好的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學文化水平、精神風貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象．
◆明確本部門在公司中的角色和地位
1、起了對公司起到助手和參謀的作用，作為公司的中層幹部：首先，要從意識上進地轉變，要明白自已不再是公司的管家，不但和其他部門是夥伴合作關係，更重要和老闆是戰略合作關係，那麼我們從事人員就要發揮應有的作用，在公司人事政策，人事關係等問題上，為了公司的整體利益，要為老闆提供建議，成為老闆的好助手和好幫手，只有這樣，才能發揮該部門和人員的作用．
2、做好公司的服務者和監督者：
1）是為了公司發展和員工生活等提供服務；
2）是作為一個職能部門，又對各部門和勞動與人事工作進行檢查，並對違反者進行相應的處罰．
3、自律者和示範者：該部門和人員作為管理制度的制定者，又是執行者，我們首先要嚴於律己，打鐵還要自身硬，如果自己不能嚴格要求自己，也就不能嚴格要求別人，對部門的威信就會產生很壞的影響．
4、人事行政部門的人員，雖然是一個管理部門，但也是一個團隊，公司設立他的目的，是為了完成公司的目標，這就要求我們要像運動員一樣和全體員工共同朝著公司目標衝刺，又要像教練員一樣隨時對員工給予指導和幫助，共同完成公司目標．
三．本部門有關人員的互素質要求，因該部門人員的主要工作是和公司人員打交道，所以對部門人員素質、知識、技能和資格等要求都較高，不僅要求我們服務意識強，而且要求能長於溝通和協調，對員工心理也要有一定程度的掌握，對相關的人事知識與技能也有一定要求．
四．要發揮該部門的作用，我們不僅要做好團隊管理工作，不要做好系統管理工作，為企業建立好人力資源管理系統，即以識人為基礎的人事管理系統，選人為先導的招聘選拔系統，育人為動力的培訓系統，用人為核必的配置使用系統，留人為目的的薪酬激勵系統．
五．目前人事行政部門及人員最終要幫助解決企業“該來的不來，不該來的又來了；該走的不走，不該走的又走了”的不正常現象，這又涉及到公司的管理體制，招聘制度，績效管理，薪金政策，企業文化等內容，具體到人事行政部門就是如何做好招人，育人，用人，留人四大環節的工作內容．總而言之，人事行政部工作的最終目標就是確保公司的正常運作及生產穩步，正常的進行，為企業創造經濟效益，這也是人事行政部門存在的價值，作為一個人事行政部門的主管，如果不能掌握以上大部分知識和技能，是不可能做好該部門的工作，更不用說為企業創造經濟效益了。
◆食堂部門管理
1、人員配置：應根據全公司的實際人數和參照同行業其它公司情況來配置食堂的炊事工作人員（一般在百人比例或1．5／100人）
2、組織形式：
1） 按照公司幹部員工習慣，在條件許可的情況下設立飯堂（1室、2室）
2） 管理幹部與員工就餐分開，或以部門相結合
3） 課長或經理級人員的就餐分開
4） 根據公司生產情況定班進餐（白班，晚班零點）
3、管理形式：可分三種形式進行選擇
1） 是以公司指定專人和部門管理；
2） 是承包給公司內部的部門或人員管理；
3） 是承包給公司以外的單位或人員進行管理。
4、制訂食堂管理制度：管理形式和人員配置確定以後，應該制訂好一套管理制度以保障工作的合理執行（具體細則如上班時間，遵守公司規章制度，分工合作，輪換班制，請假休息，輪休代班等等）
5、對飯堂人員進行素質教育和專業培訓
◆保安部門管理和異常事件的處理：
加強對人員進出`公務訪客`車輛物品了入`消防安全`防盜防災`職業安全防護等的管理，同時對員工進行安全教育，貫徹“安全第一”“預防為主”的指導思想，創造一個安寧祥和的工作，生活環境，保證公司員工的生命財產安全。規範異常事件處理程式，能及時發現和處理問題，保證工場正常的秩序，避免或減少職工人身受到傷害，避免或減少工場財產和職工財產受到損失。
本部門管理程式分以下幾點：首先，按計劃配置保安人員；其次，制定出各崗位的工作責任制度第三，就是對保安人員（特別是新招人員）進行素質測試和體能訓練，使其達於到合格保安人員的條件。（具體細則，如：門衛規定，進出入公司的制度等等）（另附）
一、 異常事件：與常規現象不同，對工場正常秩序造成影響的，給職工人身及財產和工廠財產安全帶來危害的事件，如：職工違紀、火災、盜竊、安全隱患、交通事故等。
二、 異常事件的分類： 1、普通型別：事件較小，間接對工廠和職工造成危害較輕的，如一般違紀等。 2、重要型別：事件較大，直接對工廠和職工造成危害較重的，如嚴重違紀等。 3、緊急型別：需馬上處理的對工廠和職工造成危害的事件，如火災、盜竊、交通事故等。
三、 異常事件的添附表格
1、保安巡查記錄表四、 異常事件的處理擔當：
1、各崗位保安及保安隊長、副隊長
一、 普通型別的異常事件處理：
1、保安發現問題後，及時控制局勢，向隊長或副隊長彙報並登入《保安巡查記錄表》上；
2、隊長或副隊長接到彙報後，應及時趕到現場確認處理
3、事實確認後，隊長或副隊長直接開處罰單向安全擔當及時向總務部門領導彙報處理。
4、總務部門確認符實後，向上彙報，逐級批准。
5、以上程式在兩天內須有處理結果，值班人員負責歸檔。
二、 緊急型別的異常事件的處理：
1、現場保安發現緊急問題後，能現場處理的應馬上處理，不能現場處理的應迅向隊長或副隊長彙報，必要時直接向總務部門負責安全方面的領導或經理彙報；
2、總務部門領導立即到達現場處理問題，並迅速向上一級彙報；
3、必要時，可以直接向公安機關求助。以上程式須馬上處理，處理後的結果由值班人員歸檔。
◆總務採購管理細則：
一.建立公開透明的採購業務流程，明確總務採購業務範圍，規範採購程式,從而達到降低採購風險，提高採購質量，為工場的順利運營提供優質可靠的後勤保障。制定各工作崗位責任制度（要結合全公司規章制度逐條分細規定形成各工作的準則）
1.定期組織各崗位人員學習業務知識，提高業務水平，使每個崗位工作能量達到飽和狀態
2.對物質採購及辦公用品的零星購買要做出祥細的規定
3.加強與其它部門的協調與合作，遵照工作涉及的範圍，職責，許可權，清晰問題的處理的法則
二、人員配置採購員
1：食品，待客用品,柴油，液化氣；採購員2：木材，維材，消耗器具,裝置,電工用品，辦公傢俱，宣傳標識；
採購員3：工服，宿舍用品，勞保用品，清潔用品，電信品，紀念品，臨時採購；費用管理員：1人;
三、採購員應具備的素質
1） 具有一定的採購知識，知識面廣，溝通能力強，
2） 掌握採購方面的知識和技巧。
3） 工作嚴謹，認真負責，疏而不漏。
4） 為人正直，奉公守法，嚴以律己，不貪圖小利。
5） 遵守採購規程,對供應商饋送的財物自動呈報上繳統一管 理。
6） 身體健康，精力充沛，能吃苦耐勞。7） 採購員職責
8） 訂購單的下達。
9） 與供應商有關交期，交量等方面的溝通協調。
10） 物品市場行情的調查，並統計分析
11） 查證物品的品質和數量。
12） 品品質和數量異常的處理。
13） 對供應商進行評估，並作成報表。
14） 對特殊,突發的問題,應立即向直屬上司報告。
15） 完成上司下達的各項任務；接受上司質詢，報告相關工 作情況
四、職責
◆費用管理員職責
1） 每天抽查市場行情,掌握市場資訊的基本情。
2） 每月抽查固定供應商的供貨價格及採購員的市場採購價格是否與市場行情相符,發現問題及時向採購擔當經理彙報。
3） 每天確認"到貨驗收小組"驗收貨物的具體情況，核對所送物品單價是否符合市場行情，所送物品是否符合求購的要求。
4） 協調各個採購員之間的工作量,以便正確,按時完成總務採購任務
5） 負責部門年度,月度費用預算/實際管理。
6） 負責採購的臺帳統計,分析評估各類費用的使用報告。
◆採購擔當經理職責
1） 物品供應商的尋找，資料收集及開發工作。
2） 與供應商的比價，議價談判工作。
3） 及時跟蹤物品價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低採購成本。
4） 部門員工的管理培訓工作。
5） 與供應商以及其他部門的溝通協調等。
6） 定期評估採購員和供應商的績效和質量。
◆採購員的紀律約束
1） 有下列情況之一的採購員將不再允許從事工廠的採購工作，情況嚴重的作罰款或解僱處理。
2） 經常不按規定的流程操作。
3） 喪失採購員應具備的素質。
4） 向供應商索要物品或收取好處。
5） 採購過程中相互勾結，弄虛作假，損公肥私者。
6） 經判斷或證實的其他不符合要求事項。
◆供應商的管理
一、供應商的選擇要素
A必須持有工商部門發行的營業執照（特殊行業需持特種執照），有固定營業場所，能提供合法票據，並儘量能透過銀行轉帳。
B、商譽良好，品種規格型號齊全的公司
C、價格合理，質量可靠，服務優良。
D提供食品的供應商還須持有衛生許可證，其生產或經營場所和食品運輸過程必須採取必要的衛生防範措施。 二、供應商的開發步驟和追蹤管理
A由總務採購部門將採購物品分為食品,維修材料,辦公文具,藥品,辦公傢俱,通訊用品,生活用品,勞保用品,食堂裝置,廚具,家電,清潔用品,工服,待客用品,紀念品,廣告宣傳品，
B由總務採購部門根據物品的分類,蒐集各類物品的供應商,每類物品在2-3家左右。
C對每天批次購買的物品,需成立供應商評估小組:由總務部門經理任組長,採購經理,費用管理員，採購員或總經理指派的其它部門經理組成評估小組。
◆調查評估：
1.由評估小組考核供應商的規模,信用,倉庫面積等。
2.如實填寫所調查專案的現狀，然後由評估小組進行綜合評估，將合格供應商按分類記錄
3.送樣或小批次試驗之後採購只可從合格供應商中採購，財務付款時也應稽核名單。
4.比價議價定價：對送樣或小批次合格之材料評定品質等級，並進行比價和議價，確定一個最優的價格效能比。供應商必須按以下原則準時向總務採購擔當經理用信函,傳真或送達的方式提供報價
5.維修材料，清潔用品，文具用品，生活用品，廚房消耗品,肉類，凍品，調味品,副食品等每年5月和12月的15-20號提供報價；
6.評估小組確認後的報價將按其報價週期，價格基本上保持不變(如20號確認的維材報價,其價格在20至次月19日的價格將保持不變)。
7.因市場原因引起的價格突變時，供方應第一時間通知我方，待取得采購擔當經理或總務經理同意後才可送貨。
◆納期及送貨數量管理:
1 供應商需在規定的時間送貨，如不能在規定的時間送貨，需以傳真形式通知採購員或採購擔當經理；
2 送貨單上應註明所對應的訂貨單號碼,物品名稱,數量，單價，規格型號和品牌,所有送貨單需加蓋公章和有負責人的簽名。
3 送貨時需按訂貨單填寫送貨明細，一旦送貨必須同時帶上送貨單；如一次性送不完訂貨單上的所有物品，可以分幾批送，但須按訂單的納期送完； 如不能按納期送貨，供應商需在送貨單後面註明延期原因並簽名確認
4 所有送貨單和發票抬頭需填寫本公司名稱。每個自然月的25至次月5日核對上月的送貨單據。
5供應商輔導:列入《合格供應商名冊》的供應商，公司應給予管理，技術，品管上的輔導。
◆追蹤考核:
◆ 每半年對供應商的交期，交量，品質，售後服務等專案進行考核評分，按評分等級分成優秀，良好，一般，較差幾個等級供應商之篩選:
◆ 對於較差之供應商，應予以淘汰，將其列入候補名單，重新評估。
◆ 對於一般之供應商，應予以減少採購量，並重點加以輔導。
◆ 對於優秀之供應商(供貨品質優良,交貨期及時,價格合理)，應加大采購量。
不合格供應商的判斷要素：
◆ 提供的商品報價和實際價格經確認在一個月內有15%的物品價格存在不合理性。
◆ 提供的商品過程中故意以次充好或缺斤少兩。
◆ 拉攏或採取其他方式賭賂採購和驗收等相關人員
◆ 一個月內出現一次送貨不守納期。
◆ 提供的商品中有2%達不到所要求的規格型號,或提供的食品重量一個月內有3次超訂量的3%。
◆ 對反映的質量問題沒有采取有效對應措施,同一質量問題在3個月內再重犯的。
◆ 對認真負責的採購員，驗收人員進行人身攻擊或散佈謠言損害其聲譽者。
◆ 提供食品的供應商不符合環境衛生要求。
◆ 經採購擔當確認有其它不符合工廠要求的行為。
◆採購作業指導
◆ 求購單開具和呈交：
◆ 要求請購人員必須依據庫存情況計算出請購數量。
◆ 求購單應註明品名，規格，數量，需求日期，注意事項，流水編號，部門程式碼，科目程式碼及申請人聯絡電話等。填寫納期時需充分考慮求購單審批過程所需之時間，原則上希望納期以總務部門接收求購單後五個工作日為準
◆ 求購單經主管稽核後依請購核定許可權呈送總務採購部門
◆ 緊急請購時，由請購部門於請購單的“備註欄”中說明情況，並加蓋“緊急採購”章。
◆ 請購單需總務經理承認，採購擔當經理確認。採購員處理求購單流程：
◆ 採購員對收到的求購單進行分類，登入，並按緊急和優先順序採購。原則上採購員接單後需在5個工作日內完成採購任務，但對非常見需特別訂製，或專業性強的物品需延長納期，以與供應商協商的結果定，採購員需及時將納期等資訊反饋給申請人。
◆ 採購員實施採購時原則上在《合格供應商名冊》中選擇供應商實施採購，特殊物品除外。
◆ 除現金採購外,物品求購需採用統一訂單格式（附件9）,由經辦人簽名,採購擔當經理或總務經理核准後,加蓋總務部門檔案發行章後才可發出訂單。訂單需註明品名，數量，規格型號,品牌,以及與供應商協商好的交貨日期和經批准的價格。
◆ 當採購牽涉到專業知識或採購員有其他困難時，採購員需積極聯絡請購部門人員給予配合，請購部門有義務提供詳細的物品資料，特別是當物品需涉及工事和專業知識時。
◆ 採購員需每月按會計科目和成本中心分類統計物品月度採購總金額，在次月10日前做成報表。
◆採購價格核定許可權
◆ 以下管理要領適用於非食品有預算的採購,對無預算的採購,按工場企畫頒發的決裁許可權上升一級來處理。除市場零星採購外，定購時需用統一訂貨單格式，由採購擔當經理或總務經理核准後才可下訂單：
◆ 長期，經常需用物品（如文具用品，清潔用品，生活用品，藥品，維修消耗材料等）的求購,採購員須在《合格供應商名冊》選擇供應商，供應價格不能超過沿用下來的價格。
◆ 單項物品金額1,500元（或單張求購單總金額1,500元）以下，由採購員在《合格供應商表》中選擇績優供應商,價格由採購員核定。現金採購時需有相關人員陪同確認監督。付款方式儘量採取銀行轉帳方式,並儘量要求供應商提供合法票據。
◆ 單項物品金額1,500元（或單張求購單總金額1,500元）至5,000元以下,取得兩家以上供應商報價後，由採購擔當經理核定。
◆ 單項物品金額5,000元（或單張求購單總金額5,000元）至10,000元,取得三家供應商報價後，由總務部門經理核定。對於5，000元以上的採購，評估小組成員可選擇是否實地考察。
◆ 單項物品金額10,000元（或單張求購單總金額10,000元）至50,000元,取得三家供應商報價後，由管理部高階經理核定。
◆ 單項物品金額50,000元以上，或單張求購單總金額50,000元以上，取得三家供應商報價後，由總經理確定供應商和價格。
◆ 柴油價格由總務經理核准。
◆ 對食堂食品的求購(包括菜譜,調味品,副食品)
◆ 採購員收到求購單後,在《合格供應商表》中聯絡供應商進行採購;
◆ 採購員應採取傳真或傳遞方式下訂單,訂單須採購員和費用管理擔當共同確認簽字，由採購擔當經理或總務經理核准後，並加蓋總務部門檔案發行章後才可發出;訂單應儲存一年。
◆ 物品價格不能高於本工廠承認的報價，供應商的報價經評估小組分析後，由總務經理承認。
◆ 為方便採購員和食堂人員瞭解市場行情,採購員需會同食堂指派的人員一同前往市場，並對食堂選單中數量30斤以下的零星物品實施現金採購(原則上單項零星物品的總金額須在500元以下，每天現金採購需控制在4,000元以下); 此種情況下物品價格由採購員控制和同去的指定食堂人員監督
◆ 市場現金採購後發現市場行情與固定供應商的批次供應有價格或質量差異時，採購員應立即報告採購擔當經理，並立即將結果傳真給供應商,共同協商最佳解決方案。如因客觀原因需更換供應商，採購員須說明理由待採購擔當經理或總務經理批准後才可更換。對緊急情況下的物品求購
◆ 緊急情況的定義:突然發生,並有可能給工廠生產或職工生活帶來重大不良影響的事件。
◆ 總務部門接到請購部門的緊急求購單後，採購員須遵循價格籤準許可權，採取貨比三家的原則，優先實施採購。採購售後服務的跟蹤
◆ 採購員應妥善保管所採購的電器，裝置，工器具等貴重物品的保修卡/發票影印件等保修憑證。採購員監督機制
◆ 採購員須按程式訂購，其他人員不得擅自採購（由總務經理委託的除外），否則工廠不予承認。
◆ 對採購員的管理：實行一年一次管理部範圍內職務輪流制建立到貨驗收小組（包括食堂用品驗收）
◆ 小組成員的構成： 小組成員由食堂科指定人員，倉庫管理員，採購員。
◆ 小組成員職責：確認採購食品的質量，數量，價格,送貨納期。確認數量時按重量為單位進行過磅，按個數為單位時要點清數量。確認後需登記入帳，至少三名成員在現場並在送貨單上簽字確認。
◆ 採購員在驗收完畢後需對貨品的價格，質量和數量作成總結報告並在次日將報告結果上報採購擔當經理確認留檔。
◆ 總務經理可隨時指派人員對物品進行抽查。
◆貨物入庫和簽收管理
◆ 總則： 除緊急物品，其餘物品需統一入庫後再由倉庫管理人員發放。
◆ 物品採購到位後須遵循以下原則:
◆ 物品馬上入庫，經相關人員驗收後由倉庫管理人員在採購資料庫中作好入貨臺帳，隨後通知申請部門相關人員對物品質量，數量進行確認。如果現場或事後確認發現有疑問的應及時反饋給採購員，共同商量解決辦法；如果確認沒有問題的，由相關部門人員簽收
◆ 緊急物品到貨後,由相關人員驗收,簽名確認後,留一份送貨清單給倉庫人員備案。
◆檔案資料管理：
（加強了資訊傳遞、溝通意圖、實行統一行動以及檔案的規範化。）前提條件是總務部門檔案資料擔當每天收到各個部門所傳下來的資料或發行本部的檔案;定義:所謂檔案就是資訊及其承載媒體(可以是紙張,計算機磁碟、光碟或其它電子媒體等)
1、信檔案的管理
a.《物品求購單》、《物品申領單》、《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》等需經理確認的單據，送交部門經理簽字。
b.《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》沒有預算或超過5000元的金額送交部門高階經理承認，大於10000元的金額需送交總經理承認
c.宿舍方面的資料送交宿舍管理科長處理。
2、受信檔案的整理。
a、《職工外宿申請單》、《宿舍變動單》、需科長確認並簽字；
b、宿舍方面的《工作協作單》《物品廢棄實施狀況》需科長確認
c、各部門發行的檔案或聯絡書給部門經理、科長每人影印一份，各個組的擔當影印一份讓部門的成員知曉。 3、經經理、科長確認後的資料及傳閱後的檔案處理
a.經科長、經理確認並認可的《物品求購單》、《物品申領單》、《職工外宿申請單》、《宿舍變動單》、分別返回各申請部門。《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》傳送給會計室。
b.所有不符合要求的《物品求購單》、《物品申領單》《銀行轉帳申請及報銷單》《小額現金借款及報銷單》等需部門經理確認的單，一律退回所屬部門；
c.各部門發行的檔案或聯絡書傳閱後，按類別進行分類，登入到《體系檔案一覽表》和《檔案受領管理臺帳》上並將檔案裝訂於資料夾內。
◆部門檔案的管理
一、部門所要發行的檔案或聯絡書
a. 部門所要發行的檔案或聯絡書送交經理確認,高階經理承認。
b. 經經理確認並高階經理承認的檔案或聯絡書影印並加蓋”總務部門發行部署”章。
c. 配給相應的部門。
二、發行後的檔案處理
a.檔案下發完後，對檔案進行整理。
b.對部門檔案或資料進行編號。
c.檔名和編號登入《體系檔案.記錄一覽表》和《檔案發行管理臺帳》。
三、檔案歸檔檔案放入相應的資料夾內儲存。
◆宿舍部門的管理
a. 公司幹部與員工宿舍大概作出分開（具體就情況而分樓層次或幾間宿舍均可）
b. 設定生活區管理處和管理人員崗位，明確劃分區域
c. 明確生活區域管理責任制度，例如：衛生，公司財物，公共場所裝置，設施的維護和保養等等
d. 定期舉行衛生大檢查，評選先進部門，制訂表彰辦法
總之，公司的後勤工作是一項既複雜又非常重要的工作，只有做好了每一個環節的具體事情，才能保證整個部門和全公司經營的有條不紊地運轉，做到了分工合理，責任明確，員工的積極性才能調動起來，團隊才會有更強的凝聚力，公司就會興旺發達，繁榮富強！