第一、考慮場地的費用

首先要考慮場地的租賃。活動場地租賃費用中，有時候不包括一些特殊的裝置，比如音響裝置往往需要單獨租賃。在考慮活動場地費用的時候，要注意哪些東西要單獨租賃，哪些東西包含在場地租賃裡面。另外，某些時候也要考慮場地佈置得費用，當然，這種情況比較特殊。

第二、考慮到交通費用

參加活動到所在地的交通費用(往返)、所產生的會務費用(進行會議期間所產生的交通費用)、其他臨時產生的交通費用。　　

第三、考慮參加就餐的費用

這一部分包括參加活動以及工作人員的就餐費用，包括餐費以及酒水服務費用。還要考慮到在會議開展過程中的各項資料的製作費用，包括印刷、影印或者製作等的費用。　　

第四、會議的各項雜費

比如臨時產生的運輸、紀念品、或者臨時用車等費用，這部分預算比較雜，因由也可能多種多樣。