文件一體化的意義在於保證檔案資訊收集完整、系統、準確；從檔案生產到歸檔全程控制；資料資訊重複利用，提高工作效率；

在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對於規模與檔案流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文件一體化”管理已成為資訊化所推行的一種管理模式。

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文件一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的資料資訊，避免檔案部門的重複勞動，使文書工作中檔案的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及檔案的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到檔案處理精煉化、完成案卷系統化、查詢利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。

文件一體化管理可以透過辦公自動化或檔案系統或OA與檔案系統相結合等不同的方式實現文件一體化管理。