為了確保提醒、約談、函詢舉措的規範運作和有效運用，建立一整套行之有效的工作流程，防止權力被濫用。執行嚴格的審批程式。由市委幹部監督辦提出意見，報組織部長或報同級黨委（黨組）批准後實施。制定標準的文書格式。為了切實把約談和函詢工作納入法制化、制度化的管理軌道，制定《約談呈報審批表》、《約談通知書》、《函詢通知》等標準文書。提出相應的紀律要求。工作人員必須遵守保密、迴避等相關紀律規定，對失密、洩密者，按照有關規定嚴肅處理。

嚴格管理，務求工作取得實效。對領導幹部進行提醒、函詢和誡勉，注重分層級管理，按照幹部管理許可權進行，堅持從嚴要求，嚴格監管，以關心愛護領導幹部為主，注重平時動態監管，促進領導幹部健康成長。針對領導幹部有苗頭性、傾向性問題以及其他需要引起注意的情況，及時對涉及物件進行提醒談話或發放《提醒函》，防止小毛病演變成大問題；針對信訪、舉報及其他途徑反映的問題，除進行調查核實的外，發放《函詢通知書》，督促領導幹部即知即改。針對不構成違紀但造成不良影響的，或者雖構成違紀但根據有關規定免於黨紀政紀處分的，對涉及物件進行誡勉談話。