一般情況下，公文包括以下要素：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、紅色分隔線、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關名稱及印章、成文日期、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期，頁碼。但這些要素並非每份公文全部具備。根據不同的文種及情況，公文格式中可以省略或者說不應有某些要素。具體如下：一、非涉密公文，沒有份號、密級和保密期限。

二、非緊急公文，沒有緊急程度。

三、非上行文，沒有簽發人。

四、公文如無附件，則沒有附件說明及附件。

五、有特定發文機關標誌的普發性公文，可以不加蓋印章。

六、公文如無其他需要說明的事項，則沒有附註。

七、公文如無需要抄送的單位，則無抄送機關。另外，信函式公文，排版格式略有不同，在檔案首頁的上下邊，分別有武文線（上粗下細）和文武線（上細下粗），而沒有中間的紅色分隔線，末頁的版記各要素之間也沒有黑色分隔線。但是，任何一份公文，其標題、正文、發文機關名稱、成文日期等要素是必不可少，不得省略的。