1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發出會議通知。包含會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。

3.印製會議日程，編排好會議程式，制定注意事項。

5.大型會議要印製會議憑證。如出席證、列席證、工作證、就餐證、請柬等。

6.會場佈置。會場佈置要充分體現會議氣氛。（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。

（2）設定主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設定發言席，擺放席籤、話筒，並保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，並使與會者明確。

（4）保證照明、通風、錄音、錄影、空調裝置齊全、有效。

（5）擺放適量花卉。

7.後勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。

8.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

9.進行會前檢查或向領導彙報準備工作情況。