1、根據活動性質和會議要求實現確認好需要邀約到場的媒體名單。

2、利用電話或者郵件邀請形式，與媒體相關負責人溝通，提前說清這次活動目的以及相關性質要求，最後確認到場時間，然後釋出邀請函。對於那種不能到場參加活動的媒體邀約，需要進一步溝通可不可以釋出通稿，如果可以發，那就需要準備相關的新聞資料給對方，在拿到出稿報道後，再給對方相應報酬。

3、確認到場媒體邀約名單。此次以什麼方式到來，幾個人以及負責這次採訪人的電話等，提前瞭解好資訊後，以便做好當天安排。

4、還需要注意的是在邀約時間上安排，一般提前3到5天最為合適，在活動開始前一天適當做好提醒就好。

邀約之後給資料安排

一般邀約成功後，都會給媒體提供一些資料，這個資料給出順序安排為：

1、動或會議流程資料。

2、 相關新聞稿件。

3、 演講發言稿資料。

4、相關發言人的背景資料，比如公司頭銜、取得哪些成就以及有什麼樣的經歷等。

5、 企業宣傳冊資料。

6、產品相關說明資料以及產品圖片。

7、紀念品等。