師爺不是官位，也不在朝廷正式編制之內。

明清時代，朝廷正式任命的官員較少，以一個縣為例，不過設知縣一人，縣丞一人，主簿一人，典史一人而已；並且，有的縣因人口較少，就連縣丞和主簿都不設，只設知縣。

知縣作為一個縣的最高長官，處於國家行政系統的最基層，他的任務相當繁重。如果由他一個人去擔當，哪怕有三頭六臂也完不成，這樣，幕僚就順理成章地產生了。

所謂幕僚，就是民間所稱的師爺，他是由正式官員私人聘請的、協助他工作的人，相當於私人助理。

以知縣為例，由於朝廷有吏、戶、禮、兵、刑、工六部，一個縣的師爺往往也有六名，分別對應上面一條線。比如對應戶部的錢糧師爺，對應刑部的刑名師爺。當然，一般來說還有一個師爺負責全域性，主要掌管重要文書等，相當於領班。

不僅知縣、知府或巡撫之類的地方官要聘請師爺，朝廷派到外地作戰的武將，也會聘請師爺，由他們來協助自己。

由於師爺不在編制之中，他們的報酬當然不由政府提供，而是由聘請他們的主人支付。