單證員是指在對外貿易結算業務中，買賣雙方憑藉在進出口業務中應用的單據、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結匯等工作的人員。單證員的主要工作有審證、制單、審單、交單與歸檔等—系列業務活動，貫穿於進出口合同履行的全過程

外貿單證就是指在國際結算中應用的單據、檔案與證書，憑藉這種檔案來處理國際貨物的支付、運輸、保險、商檢、結匯等。

常見的外貿單證有：

1、資金單據：匯票、本票和支票、信用證

2、商業單據：商業發票、海關發票

3、貨運單據：海運提單、租船提單、多式運輸單據、空運單等

4、保險單據

5、其他單證：商檢單證、原產地證書、其他單據（寄單證明、寄樣證明、裝運通知、船齡證明等）

商業發票(invoice),出口裝箱單(packing list),海運提單(bill of loading),如果客戶要求保海運險的話,還有保險單(policy of insurance),還有一些像原產地證類的單據(CO證,FORMA等)都非必須的