2、著錄項相關內容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄並及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關著錄欄位，要與客戶協商，並及時向公司技術部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內檔案序號、卷內檔案題名、卷內檔案頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數、題名等。

3、如果目錄內容有錯（如主題內容，文號等），以紙質檔案資訊為準，並及時反應給組長，由組長與客戶協商解決。

4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字型，需向組長反應，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。

5、如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應給客戶協商解決。

6、關於順頁；整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標註是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標註頁碼，正面標註在右上方，背面標註在左上方，頁碼字型工整、大小適中。