電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、固態硬碟、磁碟和光碟等化學磁性物理材料為載體電子文件的文字、圖片材料。依賴計算機系統存取並可在通訊網路上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文字文件的電子版本等等。電子文件發的特點：1、容易修改2、容易刪除電子文件，其刪除是非常方便的，只需要有改檔案的操作許可權（這個許可權往往可以透過合法的和不合法的手段獲得），然後點選滑鼠或者透過鍵盤刪除檔案都是非常容易的，一般情況下，事後也沒有任何地證據可以說明檔案丟失的時間和原因。3、容易複製電子文件可以透過複製，然後進行貼上，省去了打字的麻煩，人們可以非常方便地進行資訊共享。但是，當檔案是個人隱私或者商業秘密的時候往往不希望別人看見，這個時候如果被別人複製，造成電子文件個人隱私暴露或者商業洩密。4、容易損壞檔案損壞的原因主要有硬體損壞，人為破壞（有意或者無意），病毒破壞，人力無法抗拒的因素（火災，地震等）。人為破壞佔了80%，其餘的20%檔案損壞是因為其它的各種因素。