備考表指放在每一盒所有歸檔檔案之後，用以對盒內歸檔檔案進行必要的註釋說明的檔案材料。

　　備考表是機關檔案室對歸檔檔案進行動態管理的有效措施。

　　各項填寫要求如下：

　　（1）盒內檔案情況說明：填寫盒內歸檔檔案需要說明的情況，包括檔案收集的齊全完整程度、檔案本身的狀況（字跡模糊、缺損等）。整理工作完成後歸檔檔案如果有修改、補充、移出、銷燬等情況，應該在備考表中加以說明。與原來的立卷歸檔中的備考表相比,這裡的盒內檔案情況說明還包括對盒內所缺件號、兩件合為一件（如轉發文與被轉發文、請示與批示等若組成一件）的情況進行說明備註。

　　（2）整理人：填寫負責整理該盒歸檔檔案的人員姓名，以明確責任。在機關檔案室進行集中整理的機關，此項一般由檔案人員填寫。

　　（3）檢查人：填寫負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人員填寫，也可與機關內部負責人聯署。

　　（4）日期：填寫歸檔檔案整理完畢的日期。可以是全部歸檔檔案整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔檔案整理完畢的日期。