1、收傳真：作為一個單位，既有上級主管部門，也有業務往來部門，總之需要經常和其它單位溝通聯絡。其中聯絡速度最快的方式就是別的單位經常給發傳真，我們需要接收傳真。

2、給訊號：當有人給我們發傳真的時候，首先對方會給我們打通和傳真機相連的電話，對方會負我們索要一個傳真訊號，我們按傳真機上的“開始”鍵就相當了給了對方訊號。

3、選模式：當給了對方傳真訊號後，傳真機的顯示屏上會顯示出傳送/接收。傳送選1，接收選2，這時我們就按一下數學2，表示是在接收對方的傳真，之後對方傳送的材料就會從我們的傳真機裡自動打印出來。

4、發傳真：我們經常透過發傳真的方式給其他部門報送檔案材料，發傳真具體的操作程式是：把需要傳送的檔案文字向上放到輸稿器上，然後打通對方的電話，向其要個傳真訊號，當話筒中傳來尖吱吱的聲音時，按一下“開始”鍵。

5、選數學：這時我們就按一下數學1，傳真機就會開啟發送傳真功能，放在輸稿器上的紙就會被自動掃描。

6、需注意：有時候對方給了傳真訊號，我們也做了規定動作，但是輸稿器上的檔案就是不掃描。這種情況一般來說是對方的傳真訊號太弱，我們可以等一會再試著要訊號重新傳一下。