秦代以前沒有專門的文種名稱，統稱為書，通常用文書載體的名稱來區別它們的重要程度。春秋戰國時期文書開始有了按使用目的加上的籠統稱謂：刑法典稱刑書；結盟文書稱為盟書或載書；君王釋出命令的文書稱為命書；上級官員告誡屬下的文書稱為語書，等等。秦代開始制定按不同檔案責任者的身份等級和行文目的使用文書的專名，使文書區分為許多不同的種類，稱為文種。秦、漢以後形成的許多文種，可以概括為三大類：一是皇帝使用的各文種，稱為詔令文書；二是臣僚上書皇帝使用的各文種，稱為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱為官府往來文書。從唐代開始，國家對文種的名稱有了明確的規定，以後宋、元、明、清各代也都有新的規定。清代規定的詔令文書文種名稱有詔、誥、敕，是沿用明代文種；經常使用處理政務、告誡臣僚的文書稱為諭旨，是新增的文種；制書在明代是文種名稱，清代則只作為釋出詔令的一種文體。清代奏疏沿襲明制，使用奏本和題本，康熙年間又新增一種稱為奏摺，而奏本則在乾隆年間停止使用。明代官府往來文書下行文有札付、帖、照會、故牒等文種，上行文有諮呈、呈狀、申狀、牒呈、牒上等文種，平行文有諮、關、牒等文種。清代基本上沿襲明制，並且把明代下行文經常使用的牌文定為法定文種，中葉以後又增添程式比較簡便的札文作為下行文種之一，把明代上行文使用的呈狀簡稱為呈，把申狀分為評文和驗文二種。