任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

1．檔案的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決問題等。

2．根據檔案內容，準備採用什麼文種？比如，彙報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或覆函，還是一個帶規定 性質的通知等。

3．明確檔案傳送範圍和閱讀物件。比如，向上級彙報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4．明確發文的具體要求。例如，是要求對方瞭解，還是要求對方答覆，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。

總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。