●1、統一保管：專門部門專項保管，如人力資源、檔案管理、資訊保安；

●2、原則：條理清晰、完整真實、精確實用、系統規範、動態更新；

●3、資料：資料安全級別（根據資料類別、使用者類別）：只讀、編輯、隱藏；定期備份（每週或每日或每月）；

按固定模板及時做好資料的收集→資料統計與分析向不同員工分享報告[管理團隊-人力月報/所管轄部門HR專案的進展/管理建議和預警/直接下屬的招聘入職試用培訓績效ER等各種HR事件；高管-人力成本分析；財務-人力資源預算執行；HR部門-人力及各專案標計劃完成]；

●4、資訊保密管理：錄入→稽核→更新；接受→登記→定期核對→及時歸檔（獨立編號；專門存放；離職後2年保管）；

可引入內外部審計或外包給專業的檔案管理機構；建立人事資訊保密管理制度（結合資訊保安管理、獎懲管理、崗位操作手冊）；檔案保密級別→可借閱/禁止借閱；借閱時需要申請→審批→登記→歸還，禁止影印或掃描，持續完善管理制度和技術實施保障。

做好這些：

1 員工基本資訊登記

通常包括但不限於：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯絡電話、入職時間、專案經歷、家庭情況等，某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據不同企業的崗位特徵與行業特徵還會不同內容的選擇。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本資訊表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補並一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

此類資訊電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；需注意，員工本人簽字確認提供的資訊屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

2 員工入職相關審批檔案

包括但不限於：入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等；入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文件（如需要）等；

3 員工各類證件

包括但不限於：身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；

這一類檔案很多傳統企業會用影印件，不建議僅保留影印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，儘量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4 員工各類在職資料

包括但不限於：入職體檢合格表、上家企業離職證明、勞動合同書及附件、試用（實習）工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等；

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調取方便；需注意，所有的此類檔案均要有員工本人簽字；

5 員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表

通常包括但不限於：入職培訓、制度類會議簽到表、新員工培訓計劃書、每一次培訓心得、培訓考試成績，無論內外訓都要有員工簽字確認的履歷表，崗位職責及要求（入職、調整）、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以用影印件與電子檔。需注意，所有的此類檔案均要有員工本人簽字；

6 員工在企業裡的崗位異動記錄

包括但不限於：轉正、調崗、晉升、降級等通知，公告、人事任務命書、解除勞動合同證明檔案等。電子檔與紙檔各執一份。

7 員工調薪、獎懲記錄

所有調薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認，無論線上OA流程備案亦或紙檔流程，如果是紙檔，須再儲存一份電子檔，此類檔案很關鍵。

8 勞動合同及保密協議等相關檔案

此條不需多做解釋，重要性更是不言而喻的。

要注意：

1 要保證有專人(專職或兼職)管理、有制度規範、有場地存放。

即做到有人熟悉檔案管理工作，檔案保管要保密安全，檔案管理工作有制度約束、規範及保障。

2 要確保所存檔資料，影印件和原件相符，資料是原始且有價值的。

以藍色或藍黑鋼筆或碳素筆填寫；名字、日期等內容填寫規範，存檔所用紙張規範工整。

3 存檔資料要分類按順序存放。

例如可分為基本情況類、合同協議類、證書證件類、培訓學習類、考核考察類、崗位變動類、獎懲類、薪酬類、其它及離職類等。順序可以按照時間順序或自定順序來存放。

4 檔案一人一檔，用檔案盒按員工編號存放，不建議用檔案袋和檔案夾存放，不建議按部門存放。

電子檔案要與紙質檔案同步更新，不用每次查詢資料都需要翻紙質檔案。注意：電子檔案並非是將紙質檔案掃描，而是將紙質檔案資訊儲存在一些軟體工具中，如E-HR系統、EXCEL表格等，如果有時間和精力再進行掃描的工作。

5 員工檔案無論對於企業還是員工都是非常重要的一手資料。

員工檔案管理不是一次性就能做好的工作，而是需要持續不斷完善的工作。