簡介

在進行範圍確定前，一定要有範圍說明書，因為範圍說明書詳細說明了為什麼要進行這個專案，明確了專案的目標和主要的可交付成果，是專案班子和任務委託者之間簽訂協議的基礎，也是未來專案實施的基礎，並且隨著專案的不斷實施進展，需要對範圍說明進行修改和細化，以反映專案本身和外部環境的變化。在實際的專案實施中，不管是對於專案還是子專案，專案管理人員都要編寫其各自的專案範圍說明書。

內容

詳細的專案範圍說明書應包含產品的範圍描述、驗收標準、可交付成果、專案的主要責任、制約因素、假設條件。

具體來看，專案的範圍說明書主要應該包括以下三個方面的內容:

專案的合理性說明

1.專案的合理性說明。即解釋為什麼要實施這個專案，也就是實施這個專案的目的是什麼。專案的合理性說明為將來提供了評估各種利弊關係的基礎。

專案目標

2.專案目標。前面已經講過，專案目標是所要達到的專案的期望產品或服務，確定了專案目標，也就確定了成功實現專案所必須滿足的某些數量標準。專案目標至少應該包括費用、時間進度和技術性能或質量標準。當專案成功地完成時，必須向他人表明，專案事先設定的目標均已達到。值得注意的一點是，如果專案目標不能夠被量化，則要承擔很大的風險

清單

3.專案可交付成果清單。如果列入專案可交付成果清單的事項一旦被完滿實現，並交付給使用者--專案的中間使用者或終端使用者，就標誌著專案階段或專案的完成。例如，某軟體開發專案的可交付成果有能執行的電腦程式、使用者手冊和幫助使用者掌握該電腦軟體的互動式教學程式。但是如何才能得到他人的承認呢?這就需要向他們表明專案事先設立的目標均已達到，至少要讓他們看到原定的費用、進度和質量均已達到。

要求

一般來說，專案範圍說明書要由專案班子來編寫，而且在編寫專案範圍說明書時，專案班子需要在實際工作中考慮限制或制約自己行動的各種因素。例如，準備採取的行動是否有可能違背本組織的既定方針。

在編寫專案範圍說明書時必須有專案的成果說明書，以作為範圍規劃的前提依據。所謂成果，是指任務的委託者在專案結束或者專案某個階段結束時要求專案班子交出的成果。比如，對於某軟體開發專案來說，要求設計規劃部門交出全部開發的可交付成果。顯然，對於這些要求交付的成果都必須有明確的要求和說明。

範圍說明書因專案型別的不同而不同。規模大、內容複雜的專案，其範圍說明書也可能會很長。政府專案通常會有一個被稱作工作說明書(SOW)的範圍說明。有的工作說明書可以長達幾百頁，特別是要對產品進行詳細說明的時候。總之，範圍說明書應根據實際情況做適當的調整以滿足不同的、具體的專案的需要。