1、健全業務流程管理體系
健全的業務流程管理體系包括流程設計、流程維護、流程審查和流程最佳化四個方面,這是一個PDCA迴圈的管理過程。
在流程設計階段,必須以企業的業務目標為導向,分清業務層次,明確管理要素,設計出公司的業務流程框架及各級業務流程庫,但設計的效果必須要保證工作任務、職責、工作目標和績效、工作時間、輔助資源及資訊的同步流動,任何要素都不能偏廢,否則將導致在流程執行中責任不到位、目標不清晰、時間拖沓、資源利用效率低、資訊不完整等失控現象。在進行流程設計時,統一流程的語言描述,對流程工具進行統一和培訓,方便各部門的流程交流與溝通。
在流程維護階段,為了保證流程執行的效率和效果,必須對各級別的執行人員進行培訓和指導;對各級別人員的授權要充分,有效;還要指定明確的流程監控人員,負責流程的維護、監督及流程區域性的微調。只有這樣,執行過程才會順暢。
在進行流程審查時,要成立流程審查的統一管理機構,並建立有效、公開、公平的審查體系和審查指標,制定嚴格的審查方法。透過流程審查及時有效地瞭解流程的現狀、流程效率、業務目標或指標的實現情況等,必要的時候還可以聘請專業從事管理的顧問公司進行審查工作。
流程的最佳化工作在流程執行維護中及業務流程審查後根據需要進行,一經發現流程存在偏差,結合企業的經營目標及企業內外部環境的變化進行調整最佳化,使得流程保持持續不斷地最佳化,適應公司的發展。
2、充分重視全員溝通
業務流程管理實際上是一種變革管理,而企業的決策者通常認為改革成功的關鍵在於是否將先進的管理方法和手段引入企業,但他們往往忽視了改革方案的有效執行也是改革成功的關鍵要素,而確保執行的一個重要手段就是溝通,這是企業的領導者與員工思想統一的唯一途徑,是發現問題、解決問題、達成共識的最佳手段。過去企業傳統的溝通方法相對單一,更多的是透過上傳下達、下級服從上級的渠道,不重視來自基層的聲音。科學的溝透過程應遵循自上而下和自下而上的雙向溝通原則,只有實現充分的雙向溝通,尊重並綜合來自各方面的意見和建議,領導層的決策才會更加切合企業實際,更加具有可行性。因此,企業可透過充分重視全員對業務流程管理的溝通,不斷強化和培養全體員工的流程意識,在思想上達到統一,員工才能在實際行動中真正地執行業務流程。
3、在實施業務流程管理過程中配套有效監控手段
真正實行業務流程管理要求對業務流程執行者採取各種及時有效的監控手段推動流程沿著既定的軌道秩序化實施。如果沒有行之有效的監控手段,就容易造成執行者責任心不強、應付差事,持續性監控鬆散、缺乏督導,必將導致業務流程流於形式,達不到預期效果乃至徹底失敗。
在實施監控過程中,一要建立實施的領導機構,明確成員分工,將責任層層分解到具體責任人,並與績效考核掛鉤,使每位責任人兼負壓力和動力,自身成為第一監控人;二要建立定期會議制度並確定與會人員,明確業務流程進度、每一階段的具體目標的量化值和圍繞目標所需要開展的具體工作,根據每一階段的目標值檢查工作完成情況,然後採取相應手段推進或改進工作;三要規定定期彙報材料的格式,使每一位具體責任人都能按格式中所需要的內容規範的向上級領導進展;四要藉助或研究機構從第三方的角度深入瞭解企業內部領導所不易察覺或基層不願反映的問題並客觀的加以分析,及時反饋給企業領導層,有助於提升效率。
4、充分重視全員培訓
實施業務流程管理需要思想觀念的重大轉變,成功與否首先是從領導到普通員工的觀念能否成功轉變,而實現思想觀念轉變最為行之有效的方法就是培訓。培訓必須有系統、分層次的進行。首先企業的領導層應向全體員工做改革動員,闡明業務流程改革勢在必行及改革將給企業帶來的光明前景;業務流程方案設計小組應分層次向員工傳播業務流程設計理念和思路,努力使員工從思想上接受先進的理念;第三方機構(或研究機構)可以傳授業務流程管理的發展和進化,以及可以為企業帶來的優勢和發展前景,從第三方的角度使員工從心理上信服並接受改革。業務流程管理不僅需要觀念轉變,還需要提升員工的業務技能,因此透過企業內部和學習國內外同行的先進培訓經驗,都能夠快速提升員工的實戰技能,增強面向市場的作戰能力。
1、健全業務流程管理體系
健全的業務流程管理體系包括流程設計、流程維護、流程審查和流程最佳化四個方面,這是一個PDCA迴圈的管理過程。
在流程設計階段,必須以企業的業務目標為導向,分清業務層次,明確管理要素,設計出公司的業務流程框架及各級業務流程庫,但設計的效果必須要保證工作任務、職責、工作目標和績效、工作時間、輔助資源及資訊的同步流動,任何要素都不能偏廢,否則將導致在流程執行中責任不到位、目標不清晰、時間拖沓、資源利用效率低、資訊不完整等失控現象。在進行流程設計時,統一流程的語言描述,對流程工具進行統一和培訓,方便各部門的流程交流與溝通。
在流程維護階段,為了保證流程執行的效率和效果,必須對各級別的執行人員進行培訓和指導;對各級別人員的授權要充分,有效;還要指定明確的流程監控人員,負責流程的維護、監督及流程區域性的微調。只有這樣,執行過程才會順暢。
在進行流程審查時,要成立流程審查的統一管理機構,並建立有效、公開、公平的審查體系和審查指標,制定嚴格的審查方法。透過流程審查及時有效地瞭解流程的現狀、流程效率、業務目標或指標的實現情況等,必要的時候還可以聘請專業從事管理的顧問公司進行審查工作。
流程的最佳化工作在流程執行維護中及業務流程審查後根據需要進行,一經發現流程存在偏差,結合企業的經營目標及企業內外部環境的變化進行調整最佳化,使得流程保持持續不斷地最佳化,適應公司的發展。
2、充分重視全員溝通
業務流程管理實際上是一種變革管理,而企業的決策者通常認為改革成功的關鍵在於是否將先進的管理方法和手段引入企業,但他們往往忽視了改革方案的有效執行也是改革成功的關鍵要素,而確保執行的一個重要手段就是溝通,這是企業的領導者與員工思想統一的唯一途徑,是發現問題、解決問題、達成共識的最佳手段。過去企業傳統的溝通方法相對單一,更多的是透過上傳下達、下級服從上級的渠道,不重視來自基層的聲音。科學的溝透過程應遵循自上而下和自下而上的雙向溝通原則,只有實現充分的雙向溝通,尊重並綜合來自各方面的意見和建議,領導層的決策才會更加切合企業實際,更加具有可行性。因此,企業可透過充分重視全員對業務流程管理的溝通,不斷強化和培養全體員工的流程意識,在思想上達到統一,員工才能在實際行動中真正地執行業務流程。
3、在實施業務流程管理過程中配套有效監控手段
真正實行業務流程管理要求對業務流程執行者採取各種及時有效的監控手段推動流程沿著既定的軌道秩序化實施。如果沒有行之有效的監控手段,就容易造成執行者責任心不強、應付差事,持續性監控鬆散、缺乏督導,必將導致業務流程流於形式,達不到預期效果乃至徹底失敗。
在實施監控過程中,一要建立實施的領導機構,明確成員分工,將責任層層分解到具體責任人,並與績效考核掛鉤,使每位責任人兼負壓力和動力,自身成為第一監控人;二要建立定期會議制度並確定與會人員,明確業務流程進度、每一階段的具體目標的量化值和圍繞目標所需要開展的具體工作,根據每一階段的目標值檢查工作完成情況,然後採取相應手段推進或改進工作;三要規定定期彙報材料的格式,使每一位具體責任人都能按格式中所需要的內容規範的向上級領導進展;四要藉助或研究機構從第三方的角度深入瞭解企業內部領導所不易察覺或基層不願反映的問題並客觀的加以分析,及時反饋給企業領導層,有助於提升效率。
4、充分重視全員培訓
實施業務流程管理需要思想觀念的重大轉變,成功與否首先是從領導到普通員工的觀念能否成功轉變,而實現思想觀念轉變最為行之有效的方法就是培訓。培訓必須有系統、分層次的進行。首先企業的領導層應向全體員工做改革動員,闡明業務流程改革勢在必行及改革將給企業帶來的光明前景;業務流程方案設計小組應分層次向員工傳播業務流程設計理念和思路,努力使員工從思想上接受先進的理念;第三方機構(或研究機構)可以傳授業務流程管理的發展和進化,以及可以為企業帶來的優勢和發展前景,從第三方的角度使員工從心理上信服並接受改革。業務流程管理不僅需要觀念轉變,還需要提升員工的業務技能,因此透過企業內部和學習國內外同行的先進培訓經驗,都能夠快速提升員工的實戰技能,增強面向市場的作戰能力。