印章是公司對外合法經營、對內有序管理的重要工具之一。作為公司印章管理員，每天經手各類檔案審批與蓋章工作，隨著從業經驗的積累和公司印章管理需求的需要，我開始審視實體印章與紙質檔案的管控過程的風控措施。
雖然，實體印章與紙質合同的管理規範在不斷完善，但是印章的使用過程仍然存在漏洞：
漏洞1： 實體印章專人管理、固定存放，看似安全實則暗藏隱患：如果印章一旦被不軌人員（甚至可能就是印章管理員自己）竊取偷用甚至偽造假章，則使公司置於風險防控的被動境地；
漏洞2：實體印章外觀易模仿，用印歷史難追溯，印鑑真偽難識別：為了增強印章的防偽功能，企業製作印章時通常都會增加很多“小心機”作為防偽標識，但事實上，這樣的真偽鑑別仍然無法僅憑肉眼精準判斷；
漏洞3：印章使用過程、使用人、使用檔案等資訊難審計：正如上述所說到的，因為實體印章的用印過程無法追溯，特別是印章外借等情況下，印章到底用於何時何地何人，公司並不一定清楚；
漏洞4：印章還有可能出現遺失、被盜被搶的情況：印章補辦流程需花費時間，會影響企業正常運營工作的開展，對於已遺失的印章還需花錢登報宣告以表明該印章失效，耗時耗力代價高……
隨著企業經營實踐的不斷總結與改善，公司內部印章審批流程與印章使用與管理規範逐漸成熟：
步驟1：內部提交印章使用審批流程，上級審批條款明細；
步驟2：檔案列印由印章管理員確認，填寫紙質臺賬明細；
步驟3：確認線上線下內容一致性後，由印章管理員蓋章。
但是，在印章管理員實際授權使用印章時，蓋章檔案內容一致性與蓋章檔案審計準確性仍然存在不確定性：
漏洞1：線上審批透過的檔案與列印後的檔案內容一致性稽核耗時耗力，很難保證不出錯、不遺漏；
漏洞2：紙質臺賬記錄容易塗改、遺漏，對日後印章與合同檔案審計工作並不能提供精準有效憑證；
漏洞3：檔案蓋章過程中，難以保證是否將印章偷用於其他非公司授意的檔案中，也容易產生隱患……
企業內容監督環境之下尚有風控弊端，更有多點生產、異地經營的集團型企業或分支機構需要使用印章的情況，面臨印章使用許可權不收變亂，一收變僵的窘境：
窘境1：公司總部為了把控經營監管主動權，將分支機構印章收歸集中管控，業務經營靈活性與自主性在印章使用環節受阻，面臨印章使用效率之痛；
窘境2：線上審批後的檔案寄送到總部蓋章需業務人員實時跟進以確保用章進度，印章使用耗時耗力，面臨時間、精力、經濟等多重成本之殤：
窘境3：對於檔案寄送時效的不可控性、蓋章檔案內容稽核的一致性以及運輸途中遺失、損毀等不確定性，關係到業務合作進展的風控之難……
長期的經驗教訓告誡我們，無論是企業內部管理還是外部經營都需要與時俱進：
解決措施1：每一份合同的審批、蓋章、歸檔都與企業的運營發展息息相關，規範內部的印章使用制度與規範，是第一步；
解決措施2：企業經營、業務拓展不斷與時俱進，辦公理念不斷資訊化、移動化，唯獨印章使用與管理觀念停滯不前顯然不合理。
將線上化的檔案審批流程與可靠的電子印章功能整合，實現合同檔案審批、蓋章、歸檔全程無紙化閉環是目前實現成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一；
解決措施3：對於部分觀念還比較滯後的企業而言，完全使用電子化的印章管控方式可能不現實，藉助物理印章與實體印章一體化管控平臺實現傳統用章模式向電子管章模式的過渡也是有效的解決途徑之一。
印章是公司對外合法經營、對內有序管理的重要工具之一。作為公司印章管理員，每天經手各類檔案審批與蓋章工作，隨著從業經驗的積累和公司印章管理需求的需要，我開始審視實體印章與紙質檔案的管控過程的風控措施。
雖然，實體印章與紙質合同的管理規範在不斷完善，但是印章的使用過程仍然存在漏洞：
漏洞1： 實體印章專人管理、固定存放，看似安全實則暗藏隱患：如果印章一旦被不軌人員（甚至可能就是印章管理員自己）竊取偷用甚至偽造假章，則使公司置於風險防控的被動境地；
漏洞2：實體印章外觀易模仿，用印歷史難追溯，印鑑真偽難識別：為了增強印章的防偽功能，企業製作印章時通常都會增加很多“小心機”作為防偽標識，但事實上，這樣的真偽鑑別仍然無法僅憑肉眼精準判斷；
漏洞3：印章使用過程、使用人、使用檔案等資訊難審計：正如上述所說到的，因為實體印章的用印過程無法追溯，特別是印章外借等情況下，印章到底用於何時何地何人，公司並不一定清楚；
漏洞4：印章還有可能出現遺失、被盜被搶的情況：印章補辦流程需花費時間，會影響企業正常運營工作的開展，對於已遺失的印章還需花錢登報宣告以表明該印章失效，耗時耗力代價高……
隨著企業經營實踐的不斷總結與改善，公司內部印章審批流程與印章使用與管理規範逐漸成熟：
步驟1：內部提交印章使用審批流程，上級審批條款明細；
步驟2：檔案列印由印章管理員確認，填寫紙質臺賬明細；
步驟3：確認線上線下內容一致性後，由印章管理員蓋章。
但是，在印章管理員實際授權使用印章時，蓋章檔案內容一致性與蓋章檔案審計準確性仍然存在不確定性：
漏洞1：線上審批透過的檔案與列印後的檔案內容一致性稽核耗時耗力，很難保證不出錯、不遺漏；
漏洞2：紙質臺賬記錄容易塗改、遺漏，對日後印章與合同檔案審計工作並不能提供精準有效憑證；
漏洞3：檔案蓋章過程中，難以保證是否將印章偷用於其他非公司授意的檔案中，也容易產生隱患……
企業內容監督環境之下尚有風控弊端，更有多點生產、異地經營的集團型企業或分支機構需要使用印章的情況，面臨印章使用許可權不收變亂，一收變僵的窘境：
窘境1：公司總部為了把控經營監管主動權，將分支機構印章收歸集中管控，業務經營靈活性與自主性在印章使用環節受阻，面臨印章使用效率之痛；
窘境2：線上審批後的檔案寄送到總部蓋章需業務人員實時跟進以確保用章進度，印章使用耗時耗力，面臨時間、精力、經濟等多重成本之殤：
窘境3：對於檔案寄送時效的不可控性、蓋章檔案內容稽核的一致性以及運輸途中遺失、損毀等不確定性，關係到業務合作進展的風控之難……
長期的經驗教訓告誡我們，無論是企業內部管理還是外部經營都需要與時俱進：
解決措施1：每一份合同的審批、蓋章、歸檔都與企業的運營發展息息相關，規範內部的印章使用制度與規範，是第一步；
解決措施2：企業經營、業務拓展不斷與時俱進，辦公理念不斷資訊化、移動化，唯獨印章使用與管理觀念停滯不前顯然不合理。
將線上化的檔案審批流程與可靠的電子印章功能整合，實現合同檔案審批、蓋章、歸檔全程無紙化閉環是目前實現成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一；
解決措施3：對於部分觀念還比較滯後的企業而言，完全使用電子化的印章管控方式可能不現實，藉助物理印章與實體印章一體化管控平臺實現傳統用章模式向電子管章模式的過渡也是有效的解決途徑之一。