在事務公文中，篇幅較長、結構難以把握、很難寫出特色的，要數總結了。因此，衡量寫作水平的高低，往往從所撰總結的質量如何來看，就可一清二楚了。那麼，總結寫作與修改的要點又何在呢?筆者認為，可從扣政策、抓特點、找典型、清材料、理思路、刪冗文六個方面來把握。
一、扣政策
我們寫工作總結，往往要對前一段工作進行全面、審慎的回顧，即對前一段工作在貫徹執行黨和國家的方針政策、依法行政和實施領導的情況進行審視。所謂扣政策，具體地講，一是有無違法、違背中央指示精神、違背客觀規律、侵犯群眾利益的行政行為被作為經驗在總結;二是理論上的提法是否符合黨報黨刊中的輿論子向和跟新提法;三是引用的政策法規是否得當。如果政策使用不當，或有錯誤，那麼，總結出來的經驗也是不正確的;如果推廣，則是有害無益的，甚至會造成惡劣影響。
二、抓特色
所謂“特色”，是指事物所表現的獨特色彩和風格。就一份總結而言，一是指內容上的獨特風格。有的秘書寫總結，喜歡套用老模式，平鋪直敘，記“流水賬”，連重點也不突出，就更談不止有什麼特色了。單位或部門的工作總結，要突出“你無我有，你有我優，你優我神”的工作成績，寫作的重心應當是反映當地工作中有獨特性和創造性的東西。要寫出自己“這一個”的特色，要唱好“地方戲”和“拿手戲”。而對於那些照抄照轉一般化的工作情況，年年可套、家家可用的“常規性武器”，各級各地乃至全國都適用的“普通話”，就沒有必要寫人總結之中。那樣的材料即使報上去也不會有多大用處。在當今“快餐化”的時代，生活、工作節奏已不斷加快，閱文者總是希望在最短的時間內閱讀儘量多的文字，獲取儘可能多的資訊。因此，只有突出文章的特色，儘量縮短文章的篇幅，才能達到閱文者的要求。二是指在形式上要突出特色。工作總結的標題要突出全面工作總的特色，文章各個部分要緊扣主旨突出各個方面的特色，每一段的開頭也要概括本段要旨。目前流行一種將具體事實與資料用黑體標出作為小標題，讓閱文者在一兩分鐘內就能讀完一份經驗材料主幹的做法，值得借鑑。
三、找典型
典型的作用巨大，效果明顯，一個好的典型就是一面鮮明的旗幟，對於廣大群眾是一種非常現實、直觀的教育和引導，比一般的說教更具說服力和感召力。一份總結是否有用，同其所反映的內容與事蹟的典型程度有很大的關係。有的單位或部門的工作總結，東拼西湊找材料，方方面面有成績，就是通篇難找一個有一定分量的典型，這樣的總結對工作又有何益呢?領導的總結性講話離不開一條條活生生的典型經驗，辦公室主任最感興趣的是下級總結中的典型材料，而秘書則往往為得到一個典型事例.更是打爛了電話，甚至“踏破鐵鞋”。那麼，怎樣才能尋找到典型呢?除了平時在工作中要注意培養典型外，還可以從效果、做法、認識等三個方面去發現典型。首先是從效果上找典型。某項工作產生了最佳效果，取得了顯著成績，才能引起人們的關注和領導的重視。對於本地區本單位實踐中創造出來的、能夠解決人們最關心的問題而又優於別處的最佳處置方案及工作經驗，應當敏銳地抓住並及時地撰寫。模範集體和先進個人都有科學的經驗值得推廣。其次是從做法上找典型。某方面工作能取得實效，自然離不開科學的管理和先進的做法。但如果某項工作略見成效或效果暫時不明顯，也可總結比以前有所改過、比別人先進，特別是有創意的典型做法。再次是從認識上找典型。思想是行動的先導，認識的深化、觀點的亮化和主題的昇華，寫進總結中，仍然不乏深刻的典型意義。
四、清材料
材料是文章的基本要件，無論理論材料還是事實材料，都要做到真實、新穎、貼切、有力，所引政策法規、名人名言、領導講話、群眾評價等都必須準確無誤，不能斷章取義、拼湊曲解，更不能“想當然”。總結中常見的一些所謂的“群眾評價”，不像群眾的口吻，倒像秘書的杜撰;所引政策法規條文有些已經過時或不夠貼切。事實材料就更有講究。要真實，就不能虛構杜撰，。同時，材料一定要新，要選擇最新的事實和統計資料，今年的材料可謂新，去年的材料還算新，前年的材料也許就是“陳芝麻”了。要貼切，就要用一根紅線貫串所有的材料，即圍繞中心來精心選擇材料。在修改和稽核時，對於那些虛假的、過時的、“外圍”的材料，要毫不吝惜、堅決擯棄。
五、理思路
寫得好的總結，思路往往是很清晰的，猶如一位出色的導遊，預先設計好路線，將你有順序地引到一個個遊覽景點一樣，看完所有的景點而行程絲毫不亂。我們寫工作總結，一般是按照“基本情況——主要做法——成績及經驗——存在問題及教訓——下一步打算”的思路來結構文章;還是採用“橫式結構"，分別按照各個方面的工作來寫，邊寫做法、成績、經驗，邊寫存在的問題及教訓和打算。具體總結某一方面的工作時，是先寫做了什麼工作，談重要性，次寫做法與效果，後用典型集體和個人的事例來予以說明，按照“做了什麼——怎樣做的(情況與做法)——做得怎樣(成績和經驗)”來構思;還是隻寫“做了什麼”與“做得怎樣”，而略去“怎樣做的”這一部分呢?即使在一段話中，上下旬之間也存在一個思路途接的問題。
六、刪冗文
梁實秋先生說：“文學作品無不崇尚簡練，簡練乃一切古典藝術之美的極則。”這同樣也是我們寫總結所追求的最佳境界。簡練就是簡要而又精練，就是“少而精”。總結要簡練，就要講究立意精闢，結構精巧，材料精確，敘議精當，文筆精悍。看來要寫出高質量的總結，還真須下一番功夫不可。當然，“簡潔”是相對而言，不是越短越好，也不是一切總結皆作短文。言之有物，短文長看;言之無物，長文短看。有的同志熱衷於“做文章”，可謂“妙筆生花”，觀點精心提煉，內容苦心剪裁，文字刻意潤色。既有“四六旬”，也有百分比;既有面上概括，也有典型事例。念起來朗朗上口，聽起來熱熱鬧鬧，內容卻是空空蕩蕩。你去審視它的每句話，會驚奇地發現，有用的句子寥寥無幾，整個文章除了耽誤聽眾(讀者)的時間以外，毫無實際意義。要使文章精練，—個行之有效的方法就是要提高文章的含金量，刪去一切冗文，爭取在儘量少的文字中含有最大的資訊量。一份工作總結能夠在最短的篇幅內傳達最大的資訊量，往往給人以單位領導作風乾練、辦公室辦事果斷、資訊來源廣泛、秘書知識豐富的良好印象;既能對工作作出客觀的評價，又能使人在愉快之中受到啟迪。
在事務公文中，篇幅較長、結構難以把握、很難寫出特色的，要數總結了。因此，衡量寫作水平的高低，往往從所撰總結的質量如何來看，就可一清二楚了。那麼，總結寫作與修改的要點又何在呢?筆者認為，可從扣政策、抓特點、找典型、清材料、理思路、刪冗文六個方面來把握。
一、扣政策
我們寫工作總結，往往要對前一段工作進行全面、審慎的回顧，即對前一段工作在貫徹執行黨和國家的方針政策、依法行政和實施領導的情況進行審視。所謂扣政策，具體地講，一是有無違法、違背中央指示精神、違背客觀規律、侵犯群眾利益的行政行為被作為經驗在總結;二是理論上的提法是否符合黨報黨刊中的輿論子向和跟新提法;三是引用的政策法規是否得當。如果政策使用不當，或有錯誤，那麼，總結出來的經驗也是不正確的;如果推廣，則是有害無益的，甚至會造成惡劣影響。
二、抓特色
所謂“特色”，是指事物所表現的獨特色彩和風格。就一份總結而言，一是指內容上的獨特風格。有的秘書寫總結，喜歡套用老模式，平鋪直敘，記“流水賬”，連重點也不突出，就更談不止有什麼特色了。單位或部門的工作總結，要突出“你無我有，你有我優，你優我神”的工作成績，寫作的重心應當是反映當地工作中有獨特性和創造性的東西。要寫出自己“這一個”的特色，要唱好“地方戲”和“拿手戲”。而對於那些照抄照轉一般化的工作情況，年年可套、家家可用的“常規性武器”，各級各地乃至全國都適用的“普通話”，就沒有必要寫人總結之中。那樣的材料即使報上去也不會有多大用處。在當今“快餐化”的時代，生活、工作節奏已不斷加快，閱文者總是希望在最短的時間內閱讀儘量多的文字，獲取儘可能多的資訊。因此，只有突出文章的特色，儘量縮短文章的篇幅，才能達到閱文者的要求。二是指在形式上要突出特色。工作總結的標題要突出全面工作總的特色，文章各個部分要緊扣主旨突出各個方面的特色，每一段的開頭也要概括本段要旨。目前流行一種將具體事實與資料用黑體標出作為小標題，讓閱文者在一兩分鐘內就能讀完一份經驗材料主幹的做法，值得借鑑。
三、找典型
典型的作用巨大，效果明顯，一個好的典型就是一面鮮明的旗幟，對於廣大群眾是一種非常現實、直觀的教育和引導，比一般的說教更具說服力和感召力。一份總結是否有用，同其所反映的內容與事蹟的典型程度有很大的關係。有的單位或部門的工作總結，東拼西湊找材料，方方面面有成績，就是通篇難找一個有一定分量的典型，這樣的總結對工作又有何益呢?領導的總結性講話離不開一條條活生生的典型經驗，辦公室主任最感興趣的是下級總結中的典型材料，而秘書則往往為得到一個典型事例.更是打爛了電話，甚至“踏破鐵鞋”。那麼，怎樣才能尋找到典型呢?除了平時在工作中要注意培養典型外，還可以從效果、做法、認識等三個方面去發現典型。首先是從效果上找典型。某項工作產生了最佳效果，取得了顯著成績，才能引起人們的關注和領導的重視。對於本地區本單位實踐中創造出來的、能夠解決人們最關心的問題而又優於別處的最佳處置方案及工作經驗，應當敏銳地抓住並及時地撰寫。模範集體和先進個人都有科學的經驗值得推廣。其次是從做法上找典型。某方面工作能取得實效，自然離不開科學的管理和先進的做法。但如果某項工作略見成效或效果暫時不明顯，也可總結比以前有所改過、比別人先進，特別是有創意的典型做法。再次是從認識上找典型。思想是行動的先導，認識的深化、觀點的亮化和主題的昇華，寫進總結中，仍然不乏深刻的典型意義。
四、清材料
材料是文章的基本要件，無論理論材料還是事實材料，都要做到真實、新穎、貼切、有力，所引政策法規、名人名言、領導講話、群眾評價等都必須準確無誤，不能斷章取義、拼湊曲解，更不能“想當然”。總結中常見的一些所謂的“群眾評價”，不像群眾的口吻，倒像秘書的杜撰;所引政策法規條文有些已經過時或不夠貼切。事實材料就更有講究。要真實，就不能虛構杜撰，。同時，材料一定要新，要選擇最新的事實和統計資料，今年的材料可謂新，去年的材料還算新，前年的材料也許就是“陳芝麻”了。要貼切，就要用一根紅線貫串所有的材料，即圍繞中心來精心選擇材料。在修改和稽核時，對於那些虛假的、過時的、“外圍”的材料，要毫不吝惜、堅決擯棄。
五、理思路
寫得好的總結，思路往往是很清晰的，猶如一位出色的導遊，預先設計好路線，將你有順序地引到一個個遊覽景點一樣，看完所有的景點而行程絲毫不亂。我們寫工作總結，一般是按照“基本情況——主要做法——成績及經驗——存在問題及教訓——下一步打算”的思路來結構文章;還是採用“橫式結構"，分別按照各個方面的工作來寫，邊寫做法、成績、經驗，邊寫存在的問題及教訓和打算。具體總結某一方面的工作時，是先寫做了什麼工作，談重要性，次寫做法與效果，後用典型集體和個人的事例來予以說明，按照“做了什麼——怎樣做的(情況與做法)——做得怎樣(成績和經驗)”來構思;還是隻寫“做了什麼”與“做得怎樣”，而略去“怎樣做的”這一部分呢?即使在一段話中，上下旬之間也存在一個思路途接的問題。
六、刪冗文
梁實秋先生說：“文學作品無不崇尚簡練，簡練乃一切古典藝術之美的極則。”這同樣也是我們寫總結所追求的最佳境界。簡練就是簡要而又精練，就是“少而精”。總結要簡練，就要講究立意精闢，結構精巧，材料精確，敘議精當，文筆精悍。看來要寫出高質量的總結，還真須下一番功夫不可。當然，“簡潔”是相對而言，不是越短越好，也不是一切總結皆作短文。言之有物，短文長看;言之無物，長文短看。有的同志熱衷於“做文章”，可謂“妙筆生花”，觀點精心提煉，內容苦心剪裁，文字刻意潤色。既有“四六旬”，也有百分比;既有面上概括，也有典型事例。念起來朗朗上口，聽起來熱熱鬧鬧，內容卻是空空蕩蕩。你去審視它的每句話，會驚奇地發現，有用的句子寥寥無幾，整個文章除了耽誤聽眾(讀者)的時間以外，毫無實際意義。要使文章精練，—個行之有效的方法就是要提高文章的含金量，刪去一切冗文，爭取在儘量少的文字中含有最大的資訊量。一份工作總結能夠在最短的篇幅內傳達最大的資訊量，往往給人以單位領導作風乾練、辦公室辦事果斷、資訊來源廣泛、秘書知識豐富的良好印象;既能對工作作出客觀的評價，又能使人在愉快之中受到啟迪。