步驟 1： 設定 Excel 資料檔案
繼續進行郵件合併嚮導之前，請確保您的 Excel 工作表和結構化為此目的。 請注意下列要求，為資料表：
第一行應包含欄位名稱的每一列是例如標題、 稱呼、 名字、 中間名、 最後一個名稱、 地址 1 和地址 2。
每個欄位的名稱應該是唯一的。
每一行應提供有關特定物料的資訊。 例如，在郵件列表中每一行可能包括特定的收件人的資訊。
在表應包含空白的行。
建立您的 Excel 資料檔案，然後使用要用於您的信函，下面的示例資料檔案中所示的該欄位進行排列。 Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA
Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA
Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA
Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA
Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK
Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK
King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK
Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA
Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK
建立 Excel 資料檔案後，儲存，並關閉該資料檔案。
有關如何建立郵件合併地址列表的詳細資訊，單擊下面的文章編號，以檢視 Microsoft 知識庫中的文章：
294688 (http://support.microsoft.com/kb/294688/ ) 如何設計和設定在 Word 2002 和更高版本的 Word 中的郵件合併地址列表
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步驟 2： 設定主文件
在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 信函與郵件 在 工具 選單上，，然後單擊 郵件合併嚮導 。
在 Microsoft Office Word 2007，單擊在 郵件 選項卡上 開始郵件合併 組中的 開始郵件合併 ，然後單擊 Step by Step 由郵件合併嚮導 。
在 選擇文件型別 ，單擊 信函 。
活動文件將成為主文件。 主文件包含在文字和對於合併文件的每個版本都相同的圖形。 是例如，返回的地址和稱呼套用信函中的可為每個版本相同。
單擊 下一步: 正在啟動文件 。
請使用下列方法之一：
開頭的文件視窗中當前顯示的文件。 為此，單擊 使用當前的文件 。
您可以然後文件視窗中鍵入字母或者等待嚮導會提示您為此，在後面的步驟。
從模板開始。 要這樣做，請按下列步驟操作：
單擊 從模板開始 。
單擊 選擇模板 。
在 郵件合併 選項卡上選擇要在 選擇模板 對話方塊中的模板，然後單擊 確定 。
從現有文件開始。 要這樣做，請按下列步驟操作：
單擊 從現有文件開始 。
從現有啟動 中，選擇所需，文件，然後單擊 開啟 。
如果看不在文件請單擊 更多的檔案 ，然後單擊 開啟 。 在 開啟 對話方塊找到所需，然後單擊 開啟 。
單擊 下一步： 選擇收件人 。
步驟 3： 指定 Excel 資料來源
在 選擇收件人 ，單擊 使用現有列表 。
單擊 瀏覽 。
在 選擇資料來源 對話方塊定位，然後單擊您要使用的 Excel 工作表。
預設，Word 開啟在"我的資料來源"資料夾。
單擊 開啟 。
如果在 Excel 工作表包含有關多個選項卡的資訊，請選擇包含所需，資訊選項卡，然後單擊 確定 。
資料來源中的所有條目將都顯示在該 郵件合併收件人 對話方塊中。 此處，您可以在完善要包含在合併中的收件人列表。
第 4 步: 選擇收件人
在 郵件合併收件人 對話方塊選中的收件人要包括。 為此，請使用下列方法之一：
使用複選框指定收件人。
此方法是非常有用，如果列表很短。 單擊以選中要包括的收件人旁邊的複選框，，然後單擊以清除要排除的收件人旁邊複選框。
請注意 如果您知道要包含在合併中的列表的大多數，請單擊 全選 ，然後單擊清除特定記錄。 同樣，如果您想要在列表中包含只有幾個記錄，單擊 全部清除 ，然後選擇所需的記錄。
排序列表中的專案。
此方法非常有用如果要按字母或數字順序檢視專案。 單擊要作為排序依據的元素的該列標題。 是例如如果要按姓氏按字母順序顯示列表，則單擊在 姓氏 列標題。
篩選列表中的專案。
步驟 1： 設定 Excel 資料檔案
繼續進行郵件合併嚮導之前，請確保您的 Excel 工作表和結構化為此目的。 請注意下列要求，為資料表：
第一行應包含欄位名稱的每一列是例如標題、 稱呼、 名字、 中間名、 最後一個名稱、 地址 1 和地址 2。
每個欄位的名稱應該是唯一的。
每一行應提供有關特定物料的資訊。 例如，在郵件列表中每一行可能包括特定的收件人的資訊。
在表應包含空白的行。
建立您的 Excel 資料檔案，然後使用要用於您的信函，下面的示例資料檔案中所示的該欄位進行排列。 Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA
Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA
Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA
Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA
Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK
Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK
King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK
Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA
Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK
建立 Excel 資料檔案後，儲存，並關閉該資料檔案。
有關如何建立郵件合併地址列表的詳細資訊，單擊下面的文章編號，以檢視 Microsoft 知識庫中的文章：
294688 (http://support.microsoft.com/kb/294688/ ) 如何設計和設定在 Word 2002 和更高版本的 Word 中的郵件合併地址列表
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步驟 2： 設定主文件
在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 信函與郵件 在 工具 選單上，，然後單擊 郵件合併嚮導 。
在 Microsoft Office Word 2007，單擊在 郵件 選項卡上 開始郵件合併 組中的 開始郵件合併 ，然後單擊 Step by Step 由郵件合併嚮導 。
在 選擇文件型別 ，單擊 信函 。
活動文件將成為主文件。 主文件包含在文字和對於合併文件的每個版本都相同的圖形。 是例如，返回的地址和稱呼套用信函中的可為每個版本相同。
單擊 下一步: 正在啟動文件 。
請使用下列方法之一：
開頭的文件視窗中當前顯示的文件。 為此，單擊 使用當前的文件 。
您可以然後文件視窗中鍵入字母或者等待嚮導會提示您為此，在後面的步驟。
從模板開始。 要這樣做，請按下列步驟操作：
單擊 從模板開始 。
單擊 選擇模板 。
在 郵件合併 選項卡上選擇要在 選擇模板 對話方塊中的模板，然後單擊 確定 。
從現有文件開始。 要這樣做，請按下列步驟操作：
單擊 從現有文件開始 。
從現有啟動 中，選擇所需，文件，然後單擊 開啟 。
如果看不在文件請單擊 更多的檔案 ，然後單擊 開啟 。 在 開啟 對話方塊找到所需，然後單擊 開啟 。
單擊 下一步： 選擇收件人 。
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步驟 3： 指定 Excel 資料來源
在 選擇收件人 ，單擊 使用現有列表 。
單擊 瀏覽 。
在 選擇資料來源 對話方塊定位，然後單擊您要使用的 Excel 工作表。
預設，Word 開啟在"我的資料來源"資料夾。
單擊 開啟 。
如果在 Excel 工作表包含有關多個選項卡的資訊，請選擇包含所需，資訊選項卡，然後單擊 確定 。
資料來源中的所有條目將都顯示在該 郵件合併收件人 對話方塊中。 此處，您可以在完善要包含在合併中的收件人列表。
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第 4 步: 選擇收件人
在 郵件合併收件人 對話方塊選中的收件人要包括。 為此，請使用下列方法之一：
使用複選框指定收件人。
此方法是非常有用，如果列表很短。 單擊以選中要包括的收件人旁邊的複選框，，然後單擊以清除要排除的收件人旁邊複選框。
請注意 如果您知道要包含在合併中的列表的大多數，請單擊 全選 ，然後單擊清除特定記錄。 同樣，如果您想要在列表中包含只有幾個記錄，單擊 全部清除 ，然後選擇所需的記錄。
排序列表中的專案。
此方法非常有用如果要按字母或數字順序檢視專案。 單擊要作為排序依據的元素的該列標題。 是例如如果要按姓氏按字母順序顯示列表，則單擊在 姓氏 列標題。
篩選列表中的專案。