結合我的經驗，準備用這個回答，讓每個人都能上手英文郵件。我寫從理論談起，再講些實戰。

在商務往來過程中，英文郵件寫作不追求辭藻華麗，文采飛揚，簡潔、有效、易懂才是王道。所以，你的郵件絕對不要寫得高大上，反而應該做到讓一個沒有受過多少教育的英語母語者都能夠很明白。

下面幾種錯誤在實戰中需要多注意，儘量避免。

1. 拼寫錯誤

2. 標點符號錯誤

3. 語法錯誤（儘量避免全是長句，反而要錯落有致）

接下來，按郵件的框架，一塊一塊講

主題Subject

說到郵件，有的人會花心思寫正文，而主題卻草草了事。我想說的是，寫好主題，你的英語郵件在表達上已經成功一半。

高效的郵件，其主題必然簡潔，重點突出。標題最好不超過50個字母，重點先說。

比如找工作的，就直接寫

Job Application.

約時間見面的，就寫

Requesting an Appointment

什麼事情，需要對方解釋，就寫

XXX Need Your Advice/Further Explanation

如果是寫推廣郵件，主題的寫法就另當別論。其他情況，都是要直接，精簡。如果是發通知，可以在主題加上重要細節。

稱呼

請注意，英文郵件通常不要加背景顏色或改字型顏色。

常見要改顏色的情況是，引用客戶的郵件，在客戶的問題後面跟著回覆。這時我會改變字型顏色，加以區分。如下圖，黑色的是客戶的問題。紫色的是我的回覆。

寫給個人

如果你知道對方名字是Bill Gates，可以這麼稱呼。

Dear Bill,

尤其是第一次聯絡，加名字前加Dear是最保險的寫法。如果是寫給美國地區或是已經熟悉的人，也能看情況用。有時聯絡久了，名字不寫，直接寫正文的情況也有。

Hi Bill,Hello Bill,

如果你不知道對方的名稱，但是知道性別，可以這麼寫

Dear Sir,Dear Madam,

如果知道職稱，也能這麼寫，

Dear Professor,Dear Vice President,Dear Customer Support,

如果什麼資訊都不清楚，可以這麼寫

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern,

寫給團體

下面幾種方式就夠用了

Dear XXX Team,

XXX團結

Dear XXX Group,

XXX小組

Dear Members of XXX,

XXX的成員

Dear XXX members,

XXX的成員

正文

這部分一般2-3段，每段不多於4句話。而且一段只講一個話題。

第一部分，一般是第一段，通常是介紹性的話。

如果是第一次聯絡

首要要介紹自己是，以下例句供你參考。

My name is XXX, with ABC Compnay.

我是ABC公司的XXX。

My name is XXX, and I am the XYZ at ABC Compnay.

我是XXX，在ABC公司擔任XYZ職位。

寫這封郵件的目的是什麼？

I am writing to inquire/ request/ inform/ confirm...

我寫這封郵件是要..／告知／確認...

不是第一次聯絡

這個時候，最多再點簡單問候

Hope you are doing well.

Hope this email finds you well.

不寫也沒關係，直奔主題

回覆對方的回信

這種情況，開頭回復的套路都差不多。

Thanks for getting back to me.

Thanks for your prompt reply.

Thanks for your feedback.

如果情況是你向別人要資訊，然後對方回覆了，你可以簡短地回一下。

Well noted.

Well noted with many thanks.

最後一部分，通常是表達感謝，或期待對方回覆或期待未來合作等。

Looking forward to your reply.

I hope to hear back from you soon.

Thanks in advance.

Let me know if you have any question.

I will keep you updated.

如有什麼新的訊息，我一定會讓你知道。

結尾（Closing）

這部分其實不需要很多花樣，記住常用幾個就可以了。我所有的郵件都用一個種。下面提供幾個，供大家使用。

Regards,Kind regards,Sincerely,Best,

你好，目前我從事外貿工作，結合我自己的工作經驗談談我的看法。

1.多閱讀些地道的英文文章，短語和詞彙。

2.思考好回覆傳送郵件的格式，

3.儘量使用一些簡單的詞彙，努力學習那種用簡單詞彙表達複雜問題的能力，然後不斷嘗試，模仿和學習，

4.可以下載個翻譯軟體，比如百度有道之類，不能按部就班的翻譯，運用自己的理解稍加修改。