開會大家都再熟悉不過了，一般情況下帶上筆和本往那一坐就可以了，有自己的議題就彙報，沒有自己的議題就聽。但辦會，許多人卻並不是那麼的熟悉，有的人對辦會持看低態度，認為辦會沒有什麼難的，會辦會算不上一種能力，其實不盡然，只有辦過會的人才深有體會，辦會遠沒有看起來那麼容易。

辦會一般分為兩種情況，一種是參加上級主辦的會議，作為下級辦會者，這種情況相對來說比較簡單，把上級的會議通知吃透，搞清楚會議目的、與會範圍、參會時間、參會地點以及會議著裝幾個重點就可以了，如果需要統一乘車的就提前聯絡好保障車輛，不需要統一乘車的只要把重點向參會人員說清楚就可以了。另一種是本級主辦的會議，這是最常見也最考驗辦會者能力的，也是我們今天要說的重點。

會議又分為很多種，比較常見的有黨委會、專題會、業務會、碰頭會、務虛會等等，對於辦會者來說，難度不同，但程式大同小異，辦好一場會議，主要是要把握好會前準備、會議期間和會議結束三個環節，每個環節都要重視並努力做好，才是一場圓滿的成功的會議。

會前準備是開好一場會議的關鍵，決定了會議能否順利進行。

會前準備又可以分為會議材料準備和會場準備兩個部分。

首先來說會議材料準備。

1.確定會議議題——做好兩個溝通是關鍵。

會議的召開不是漫無目的的，確定會議議題就顯得尤為重要。一般開會時都要下發會議議題表，讓參會者對會議流程有非常明確的概念。在確定會議議題時，一定要做好“兩個溝通”：第一個溝通是和參會最高領導的溝通，一般也是會議的召集者和決策者，透過溝通可以明瞭領導開會的意圖，有的放矢。第二個溝通是和本下級單位的溝通，把本下級需要上會的工作收集上來，形成會議議題表，經領導審閱後形成最終定稿。

2.及時下發會議通知——掌握人員與會情況。

許多辦會者在撰寫會議通知時容易犯一個毛病，表達不準確，模稜兩可出現歧義，會議通知在簡不在多，最重要的是要把時間、地點、與會範圍及開會的相關要求寫明白，讓人一目瞭然，而且一定要讓與會單位限時反饋參會人員名單，方便製作簽到表掌握人員與會情況，最後還要將辦會者的姓名及聯絡方式附上，便於及時溝通相關問題。

3.裝訂印發會議材料——所有會議材料一定要仔細校對3遍以上。

這是一件看似不起眼但卻十分重要的事，作為辦會者，一定要將所有的上會材料仔細校對，格式調整正確，確保準確無誤後才能裝訂印發，雖然一個標點符號、錯別字或格式的錯誤看起來很不起眼，但對注重細節的領導來說絕對會對辦會者的能力提出質疑，辛辛苦苦辦一場會很可能會出力不討好。

4.製作簽到表——掌握人員與會情況的最有效方式。

許多辦會者都有過這樣的經歷，領導到達會場後一般都會問“人員到齊了沒？”，這時領導最想得到的是辦會者非常肯定和明確的回答，提前沒有準備的辦會者這時經常做的一件事是現場清點人頭，既耽誤時間又影響領導心情，最好的方法就是製作一張簽到表，提前放在會場入口讓與會人員簽到，便於隨時掌握情況。

其次來看會場準備。

1.合理安排座次——弄清領導座次是關鍵。

許多辦會者對領導座次的問題始終搞不清楚，碰上一些並不是特別介意的領導倒還好說，有些對座次特別看中的領導，會後免不了要找辦會者說道說道。其實領導的座次無非兩種情況，一種是奇數，一種是偶數，我們看下面這兩張圖。奇數的情況會場最高級別領導坐在中間，領導的左手邊為級別第二高的領導，其他按照右左依次分佈；偶數的情況會場最高級別領導坐在會場中間偏右的位置，會場級別第二高的領導依舊坐在左手邊，其他按照右左依次分佈。這是大會場的情況，如果是小會場，領導一般坐在對門的一側，與會人員坐在背門的一側，座次不變。

2.合理佈局會場——確保會場井然有序。

有些會議需要參會人員上臺發言、領獎或者使用多媒體講解等特殊情況，辦會者在佈置會場時要將這些情況充分考慮進來，在安排座位時將需要離開座位的人員單獨安排，確保整個會議期間不會出現撞車等手忙腳亂的情況。

3.徹底打掃會場衛生——營造一個良好的會場環境。

這應該是許多辦會者的常識，尤其是不經常用的會場一般都比較髒，在佈置會場時對會場進行徹底的衛生清掃，給與會者一個乾淨整潔的開會環境，這對辦會者的辦會水平是有加分的。

4.注重會場細節——細節決定成敗。

這裡做個簡單列舉，需要注意的可能還要多得多，多想一點肯定沒有壞處。

夏天開會會場容易溫度過高，冬天開會會場則容易溫度過低，辦會者一定要提前將空調溫度除錯好，確保會場溫度適宜，讓開會者能把全部精力都用在會議上；

有些會議並不是每個與會者都要發言，辦會者在安排麥克等擴音裝置時要根據發言情況有所側重，儘量避免會議期間來回拖拿麥克；

有些會議需要播放影片，但影片的聲音並不一定始終一樣，辦會者要提前觀看幾遍，將需要升降聲音的位置記好，並安排工作人員在播放影片時注意調節，防止出現聲音過大或者過小的情況。

有的領導開會時喜歡吸菸，有的領導不喝茶水，辦會者要清楚每個領導的習慣，該放煙灰缸的地方要放上菸灰缸，該倒白開水的領導不要給倒茶水。

……

5.提前搞好彩排——防止領導鬧笑話。

這種情況多見於頒獎晚會、事蹟報告會、歌詠朗誦比賽等，作為會議組織者一定要提前組織相關人員進行2次以上彩排，對每個人進行精準定位，確保會議正式開始時一切都按照自己的劇本來走。不一定要求領導參加彩排，但一定要將領導需要做的工作向領導本人彙報清楚，防止會議現場領導不知所措。

如果說會議準備環節是辦會者考慮最多也最累的階段，那麼會議進行環節作為辦會者可以適當的放鬆了，但放鬆可不是無所事事，辦會者是一場會議的幕後主角，會議的每個環節都不能少了自己的身影。

1.做好會場保障——你是會場行動最自由的人。

有些會議時間很短，會議正式開始後辦會者就可以退場或者安靜聽會了。但有些會議相對較長，辦會者作為整個會場活動最方便最自由的人，要時刻觀察會場情況，尤其是各位與會領導的情況，領導隨時都有可能安排你幹一些列印材料或者跑腿的工作，同時也一定要保持機靈，比如有的領導水喝完了要及時新增、有的領導不會用麥克要及時上前幫忙開啟等等。

2.做好會議記錄——這既是學習提高的過程，也為後續出會議紀要作準備。

領導一般不會無緣無故開會，領導的水平肯定要比辦會者高，有些會議作為辦會者本身是不夠級別參會的，但因為辦會者這個特殊身份有幸參加，一定要把握這個學習和提高自己的機會，認真做好會議記錄。而且有經驗的辦會者在承辦重要會議時都會在領導座位旁放置錄音筆等錄音裝置，但也會出現領導臨時更改或新增議題或者錄音裝置不好用的情況，做好會議記錄有助於後續整理會議紀要。

作為領導和參會者，這時候已經可以離場了，但作為參會者，必須要有始有終，把會議結束環節做好了才算是完整的辦完一場會。

1.注意回收會議材料——從源頭上阻斷洩密的可能。

有些會議本身是涉密的，這些涉密的會議材料一旦流出去就可能會造成不可預料的影響，比如一些人事變動、經費使用或者年度發展方向的材料等等，作為辦會者，一定要時刻繃緊保密這根弦，與會人員洩密我們沒有辦法，但如果是因為會議材料洩密那我們的罪過就大了，搞不好就成了眾矢之的甚至要丟飯碗。

2.注意恢復會場秩序——給人留下有始有終的好印象。

散會後，會場經常都是一片狼藉，如果辦會者不收拾這個爛攤子，可能直到下次會議還是這個樣子，惹人抱怨不說，也會給人留下不好的印象。正確的做法是及時聯絡保潔或工作人員，對會場進行恢復，衛生清掃徹底，會場到你手的時候是什麼樣子離開你手的時候還應該是什麼樣子。

總而言之，千萬不要覺得辦會是一件簡單又不起眼的事，真正想把一場會辦好並不是那麼容易的。辦會是對一個人寫作能力、學習能力、溝通能力、協調能力、觀察能力和思維能力的全方位考量，是對人極大的鍛鍊和提高。

辦會要做到細心，嚴格，謹慎。

會前準備階段，首先要了解會議的規模，人員範圍，會議內容，會議時間，食宿等；其次就是確定會場，起草和釋出會議通知，準備會議材料；最後是佈置會場，包括會議燈光、音響、通風、空調等，根據不同的會議型別佈置會場；會議接待、安保、突發應急等方案、預案等。

會議開始階段，組織參會人員簽到，按時參加會議；會場禮儀服務，會場保障人員就位；會議記錄；隨時根據主席臺領導會議內容把握會議節奏；會議拍照攝影等。

會議結束階段，會議材料回收，會議宣傳稿起草釋出，會議紀要起草印發等。

所有的環節都力求做到緊湊，細心。